狛江市個人情報保護審議会（政策室）

狛江市個人情報保護審議会会議録（平成25年11月27日開催）

１　日時	平成25年11月27日（水）午後１時から午後４時15分まで
２　場所	第一委員会室
３　出席者	会長土肥　謙二委員若柳　善朗委員中川　眞一郎委員小川　徳次郎委員金澤　敬一委員鳥塚　鈴子政策室長小川　啓二政策室企画法制担当佐渡　川島　勝浦説明者環境政策課長　向後都市整備課長　小俣都市整備課企画計画係　渡邊社会教育課長兼市史編さん室長　浅見　社会教育課文化財担当主査兼市史編さん室市史編さん担当主査　宇佐美社会教育課社会教育係　五十嶺政策室企画法制担当　佐渡
4　諮問事項	・　狛江市市史編さん事業に伴う個人情報の記録項目の追加について・　多摩川の利活用等に関する市民アンケートの実施に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について・　狛江市景観色彩・交通実態等における調査業務委託に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について・　狛江市の体育施設の指定管理者による施設利用登録の受付及び登録情報の管理に係る個人情報の外部提供について
5　報告事項	・　狛江市個人情報保護条例（平成13年条例第１号）の一部改正について・　政策室からの報告事項について
6　会議の結果
（開会　午後１時）【政策室長】　時間になりましたので，狛江市個人情報保護審議会を開催いたしたいと思います。それでは，市長より諮問させていただきます。【市長】　日頃より，狛江市の個人情報の保護に関しご尽力をいただき，お礼申し上げます。本日は大変お忙しい中，ご出席いただきまして誠にありがとうございます。　本日は，諮問事項が４件となっております。　詳細につきましては，事務局からご説明させていただきます。よろしくご審議のうえ，答申をいただきますようお願い申し上げます。　諮問書をお渡しいたします。狛江市個人情報保護条例（平成13年条例第１号）第11条第２項第４号，第12条第２項，第13条第１項及び第33条第２項に定めるところにより，貴審議会の意見を求めます。【政策室長】　それでは市長は公務がございますので，ここで退席させていただきます。（市長退席）【政策室長】　それでは，会長，議事の進行をお願いします。【会長】　審議の前に，委員からご意見があるそうです。【委員】　個人情報保護審議会の委員構成の中に，職員１名という定めがあり，これまでは副市長が務めていました。しかし，現在副市長は不在であり，また，職員１名という規定しかございません。従って，副市長が委員となる必要はございませんので，他の部長が務めることも可能だと思うのですが，委員を１名欠員としている考え方の確認をしたいです。【政策室長】　副市長人事の案件は，昨年議会に上程し否決されましたが，その後も毎回人選を探っておりまして，今議会でも動いております。その中で，部長を委員に充てることは，市としても避けたいところでありますし，近いうちに副市長も選任されますので，よろしくご理解をいただきたいと思います。【会長】　皆様いかがでしょうか。よろしいでしょうか。それでは，最初の案件の多摩川の利活用等に関する市民アンケートの実施に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，担当課から諮問の内容について説明をお願いします。（担当課　入室）【会長】　それでは，自己紹介をして，内容の説明をお願いいたします。【環境政策課長】　環境政策課長の向後と申します。よろしくお願いいたします。【会長】　では，説明をお願いします。【環境政策課長】　それでは，多摩川の利活用等に関する市民アンケートの実施に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供についてご説明します。　皆様もご存じのとおり，多摩川では河川敷におけるバーベキュー問題が発生しておりました。休日になりますと，1,000人から2,000人の方が訪れ，バーベキューを行い，周辺環境が悪化しておりました。そして，平成21年に市民からの提案を受け，庁内で対応の検討を進めてまいりました。その結果，平成24年度から，多摩川河川敷の環境を保全する条例が施行され，バーベキュー等が禁止されました。条例施行後は，多摩川の周辺環境も改善されました。多摩川は狛江市において貴重な環境資源であるので，市としてはこれを活用していきたいと考えております。その際に，多摩川関連問題の対応を検討しておりました狛江市多摩川関連検討庁内委員会で，今後の多摩川の利活用に関する計画の策定に向けて現在動いています。計画策定にあたり，条例自体が市民の提案から生まれたものですので，この計画も市民の意見も踏まえながら策定していきたいと考えています。当初は，市民説明会やパブリックコメントを予定していましたが，市民のご意見を伺いたいということで，今回アンケートを実施することに至りました。　アンケートの実施概要ですが，住民基本台帳に記載されている満15歳以上の市民の中から2,500名を無作為に抽出し，その者の郵便番号，住所及び氏名を宛名としてタックシールに印刷したものを委託業者へ提供します。タックシールの封筒への貼付，調査票の封入作業及び返信されたアンケートの集計は，委託業者で行います。委託業者とは，契約締結時に個人情報の取扱いに関する特記仕様書を取り交わし，個人情報の取扱いについて徹底いたします。以上で，説明を終わります。【会長】　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　アンケートは無記名で回答するのですか。【環境政策課長】　無記名でご回答いただきます。【委員】　業者は，アンケートの内容がどこの誰のものかは，分からないということですね。【環境政策課長】　そのとおりです。【委員】　アンケートの雛形は，まだ決まっていないのですか。【環境政策課長】　アンケートについては，現在補正予算案を提出しているところでして，この議決を経ないと予算の執行ができません。執行が可能になった段階で，検討委員会で内容が固まります。従って，今回はアンケートの雛形等資料として配布しておりません。【委員】　では，口頭で結構ですから，アンケートの概要をご説明下さい。【環境政策課長】　アンケートは，３つの章に分けていまして，１つ目はご回答いただく方の属性についてです。性別，年代，居住地域等を伺います。２つ目は，多摩川の利用状況，条例の効果，利活用案についてです。３つ目は，その他ということで，市政についても伺おうと庁内で調整しているところです。【委員】　市でタックシールに印刷したものを渡すということで，データで提供することはないのですよね。【環境政策課長】　そのとおりです。【委員】　誰から返送があったかということをチェックはしないのですか。【環境政策課長】　通数のチェックのみ行います。【委員】　市内全域から抽出するのですか。【環境政策課長】　多摩川からの距離による，利用状況の変化も検証したいので，全域から抽出いたします。【委員】　アンケートでの地域の聞き方はどうなりますか。【環境政策課長】　町名まで伺います。【会長】　アンケートの回答用紙は，一度業者が集約して，その後市に原本が返送されるのですか。【環境政策課長】　そのとおりです。集計に関しても，クロス集計等の分析は職員が行いますので，業者は単純な集計処理しか行いません。【委員】　集計結果はデータでいただくのですか。【環境政策課長】　まだ，決まっておりませんが，データになると思います。【委員】　アンケートの回答用紙の保存年限は何年ですか。【政策室企画法制担当】　５年保存になると思われます。その後廃棄されます。【会長】　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。【委員】　郵便番号は，住所から割り出せるので，わざわざ項目に記載していないということですよね。【政策室企画法制担当】　そのとおりです。【会長】　他にございませんか。　それではこの案件については，個人情報の保護の取扱いについて庁内での体制管理に万全を期すという条件つきで，承認することとします。（一同了承）【会長】　次の案件に進みます。それでは，狛江市景観色彩・交通実態等における調査業務委託に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について，説明をお願いします。（担当課　入室）【会長】　それでは，自己紹介をして，内容の説明をお願いいたします。【都市整備課長】　都市整備課長の小俣です。よろしくお願いいたします。【都市整備課企画計画係】　都市整備課企画計画係の渡邊です。よろしくお願いいたします。【会長】　では，説明をお願いします。【都市整備課長】　それでは，狛江市景観色彩・交通実態等における調査業務委託に係る個人情報の目的外利用及び外部提供についてご説明します。　狛江市景観色彩・交通実態等における調査業務は，景観色彩ガイドラインの策定及び交通計画の策定を行うにあたり，市民を巻き込んだワークショップを開催し，交通実態を踏まえた地域資源を活用するビジネスモデルを構築することを目的として実施いたします。この業務の中で交通実態調査として，狛江市内における人の移動実態の調査（パーソントリップ調査）を住民基本台帳に掲載されている満15歳以上の市民の中から年代ごとに抽出し，その者の郵便番号，住所及び氏名を宛名タックシールに印刷します。データはCD‐ROMにて提供し，タックシールの貼付，封入，封緘及び返信されたアンケートの集計は，委託業者で行います。個人情報の保護については,狛江市個人情報保護条例の遵守を徹底させ，委託契約の中で厳密な取り扱いを求めるとともに,個人情報の取扱いに関する特記仕様書を取り交わすものとします。以上で，説明を終わります。【会長】　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　パーソントリップ調査とアンケートの関係について教えてください。【都市整備課長】　3,000人に対して，居住地から目的地までどのような経路を実際に利用しているかをアンケートで回答していただき，その集計結果を分析いたします。アンケートで個人の動きを把握するというものです。【委員】　アンケートで住所が判明してしまうのですか。【都市整備課企画計画係】　町名まで伺います。【委員】　行先はどうでしょうか。【都市整備課企画計画係】　個人宅であれば，町名まで伺い，公共施設，病院等であれば固有名詞を伺います。【委員】　市内での動きだけですか。【都市整備課企画計画係】　市内から市外への動きも伺います。市外としては，近隣の世田谷，調布，川崎までは市区名まで伺い，それ以外は都道府県名を伺う予定です。【委員】　５年に一度実施している国勢調査は有用ではないのですか。【都市整備課企画計画係】　国勢調査では，市内での動きが分かりません。【委員】　どこからどこへ移動したという内容で，個人情報を特定しようと思えばできてしまう可能性もあるということですか。【都市整備課企画計画係】　可能性はゼロではありません。【委員】　移動手段とそのルートも伺うのですか。【都市整備課企画計画係】　聞き方としては，「何時から何時までの間は，どこへ移動してましたか。その際の交通手段は何ですか」という形になります。どこの通りを通ったかまでは伺いません。【委員】　バス停名は聞きますか。【都市整備課企画計画係】　バス停名までは聞きません。【委員】　この調査は，ある特定の１日を対象とするのですか。【都市整備課企画計画係】　特定の平日と休日のそれぞれ１日ずつの移動実態を調査します。【委員】　委託内容ですが，どのようなデータを渡すのですか。【都市整備課企画計画係】　住民基本台帳から抽出した名前と住所をデータで提供し，それを業者がタックシールに印刷し発送します。【委員】　業者からは，集計の結果とアンケートが市に返送されてくるのですか。【都市整備課企画計画係】　そのとおりです。【委員】　景観色彩ガイドラインの策定及び交通計画の策定とありますが，この調査は交通計画の策定に係るのですか。【都市整備課企画計画係】　そのとおりです。【委員】　景観色彩ガイドラインとはどういう関係があるのですか。【都市整備課長】　大きな観点としてまちづくりというものがあり，その中で景観が必要ということです。そして，景観については交通実態を把握することで拠点を絞りたいと考えています。【委員】　策定はいつ頃を予定していますか。【都市整備課企画計画係】　景観色彩ガイドラインは，来年の夏頃を予定しています。交通計画は未定です。【会長】　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。【委員】　生年月日が必要な理由が良く分かりません。【委員】　年代別に無作為抽出して利用するので，住民基本台帳の目的外利用に当たるということです。【委員】　前の案件もそうだったのですが，アンケートの雛形は付けていただけないのでしょうか。準備等とのバランスもあるかと思いますが，個人情報に係る部分の有無が判別できないので，審議がし難いです。【政策室企画法制担当】　事業の準備と予算との兼ね合いで，予算が付かないと事業の準備ができません。審議会には，予算を計上するタイミングで付議をしています。予算が通った後に，審議会で許可が下りない場合もまた問題になってしまいます。【委員】　それでも，主管課としてはある程度のイメージは出来上がっていると思いますので，概要でも資料として頂きたいです。【政策室企画法制担当】　その点については，徹底させるようにいたします。【会長】　他にございませんか。　それではこの案件については，個人情報の保護の取扱いについて万全を期すという条件つきで，承認することとします。（一同了承）【会長】　次の案件に進みます。それでは，狛江市の体育施設の指定管理者による施設利用登録情報の管理に係る個人情報の外部提供及び通信回線での提供について，説明をお願いします。（担当課　入室）【会長】　それでは，自己紹介をして，内容の説明をお願いいたします。【社会教育課長】　社会教育課長の浅見です。よろしくお願いします。【社会教育課社会教育係】　社会教育課社会教育係の五十嶺です。よろしくお願いします。【会長】　では，説明をお願いします。【社会教育課長】　それでは，狛江市の体育施設の指定管理者による施設利用登録情報の管理に係る個人情報の外部提供及び通信回線での提供についてご説明します。　まず，狛江市個人情報保護条例第11条第２項及び第13条第１項に係る部分についてご説明します。現在，体育施設利用者の予約状況や団体情報を市と指定管理者で共通管理するため，社会教育課で管理していますシステムと指定管理者が管理しているシステムを連動させ，情報を共有しております。テニスコート以外の体育施設を利用する場合は，社会教育課へ施設利用団体登録申請書を提出していただき，市職員が氏名，住所，生年月日，性別，勤務先，電話番号，メールアドレスをシステムに入力しています。なお，社会教育課が入力を行うのは，社会教育法第10条に規定する社会教育関係団体のみとなっています。社会教育関係団体以外の利用団体とテニスコートの利用団体は，申請受理後，指定管理事業者の職員が入力を行っています。入力を行うと，情報が随時共有できるようになっています。該当件数は，10月末現在で320件となっています。続きまして，狛江市個人情報保護条例第33条第２項に係る部分についてご説明いたします。先ほどご説明したとおり，指定管理者に社会教育団体以外の利用団体とテニスコートの利用団体の情報収集とシステムへの入力をさせており，こちらが個人情報を扱う事務の外部委託に当たっています。該当件数は，10月末現在で1,410件となっています。実施期間は，平成31年３月31日までとなっています。説明は以上となります。【会長】　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　体育館の利用者の情報を指定管理者で扱わせる外部委託をしているということですね。【社会教育課長】　社会教育関係団体のみを社会教育課でシステムへ入力し，それ以外の団体とテニスコートの利用団体については，市民総合体育館で入力を行っているところです。入力した情報が相互に閲覧できるようになっています。【委員】　何のために連動させるのですか。【社会教育課長】　社会教育関係団体の利用は市が認可する必要がありますが，実際に体育施設の利用もできるので，指定管理者側で閲覧をする必要があります。【委員】　当事者は，市の社会教育課と指定管理者の２者でよろしいですか。【社会教育課長】　そのとおりです。【委員】　社会教育課では社会教育関係団体の登録情報を持っていて，その情報をオンラインで指定管理者へ提供するということですが，提供する内容は施設利用登録情報に限るのですか。【社会教育課長】　そのとおりです。申請書に記載されている氏名，住所，生年月日，性別，勤務先，電話番号，メールアドレスの７件につきまして施設利用登録情報と呼んでおります。【委員】　指定管理者側からも，この７件について提供があるのですか。【社会教育課長】　そのとおりです。【委員】　施設予約システムのオンラインのみを利用して提供しているのですか。【社会教育課長】　そのとおりです。【委員】　施設予約システムは公民館等でも利用できるものですか。【社会教育課長】　共通のシステムを使用しているのは，公民館，社会教育課，市民総合体育館の３つです。【委員】　個人での登録も可能なのですか。【社会教育課長】　団体と個人も両方登録できますが，個人の方が予約システムを利用して，他の団体や個人の情報を見ることはできません。【委員】　公民館と市民総合体育館もオンラインで繋がっているのですか。【社会教育課長】　繋がっています。【委員】　内部であればオンライン結合に当たらないのではないですか。【政策室企画法制担当】　指定管理者は市の実施機関ではなく，あくまで外部の組織になりますので，オンライン結合に当たります。【委員】　民間に業務を全て任せるということですよね。【社会教育課長】　そのとおりです。【委員】　外部委託ということですが，体育館の職員の方の具体的な業務を教えてください。【社会教育課長】　社会教育関係団体以外の利用団体について，情報収集をしてシステムに入力をしています。【委員】　社会教育関係団体以外の利用団体とは何ですか。【社会教育課長】　社会教育関係団体は法律で定められた予算や規約といった要件があるのですが，ただ単純に仲間内で施設を利用する場合等は，その要件は満たしませんので，社会教育関係団体以外の利用団体となります。【委員】　団体の構成員全員の情報が記録されるのですか。【社会教育課長】　代表者のみとなります。【委員】　件数は，代表者の登録件数ということですね。【社会教育課長】　そのとおりです。【委員】　狛江市体育協会・東京アスレティッククラブ共同事業体が指定管理者なのですよね。【社会教育課長】　そのとおりです。【委員】　共同事業体とはどういうことですか。体育館の職員は東京アスレティッククラブの方ではないのですか。【社会教育課長】　体育館の職員には，狛江市体育協会の方と東京アスレティッククラブの方の両方がいます。【委員】　この指定管理のためだけの団体ということですね。パソコンも市以外の外部と繋がらず，体育館の内部だけの運用ということですね。【社会教育課長】　そのとおりです。社会教育課と公民館と体育館の３者のみです。【委員】　個人情報を処理する事務とは何ですか。【社会教育課長】　申請書の受付やシステムへの入力のことです。【委員】　申請書に，登録情報が社会教育課と公民館と体育館で閲覧されることが記載されていますか。【社会教育課長】　施設の予約自体は，利用者の方が各施設に設置している端末へ直接入力することで行いますので，紙ベースでいただくことはありません。【委員】　その場合でも，入力した内容が各施設へ提供されることをお知らせしていますか。【社会教育課長】　団体登録申請書には，代表者の登録情報が狛江市施設予約業務管理センターの施設に登録させる旨の記載はあります。したがって，登録申請の段階で了承をいただいている形になります。【委員】　施設予約は，代表者しかできないのですか。【社会教育課長】　団体の構成員の方もできます。テニスコートの場合は，団体登録という概念がありませんので，個人で登録していただいています。この場合も，利用登録の際に登録情報が狛江市施設予約業務管理センターの施設に登録させる旨を書面でお知らせしています。【会長】　前提のお話になるのですが，付議をしているということは，何か運用をこれから変更するということですか。【政策室企画法制担当】　システム自体は既に稼働していまして，以前に委託契約の調査を実施しまして，個人情報を扱う事務を外部委託しているが審議会に付議していない案件ということで，今回付議しています。【会長】　現状を追認するということですね。【政策室企画法制担当】　そのとおりです。【委員】　資料の仮協定書とは何ですか。【社会教育課長】　今年度で指定管理の期間が切れ，引き続き指定を継続するために結ぶものです。第４回定例会にも上程している案件になります。【委員】　仮協定書の中に指定者，管理者，指定管理者という言葉が出てきますが，説明をお願いします。【政策室企画法制担当】　市の方針で，契約書等で甲乙という表記が上下関係を連想させるということで，使用を避けています。この場合，指定者が狛江市教育委員会，管理者が狛江市体育協会・東京アスレティッククラブ共同事業体を指していて，指定管理者は一般的な言葉となっています。【委員】　狛江市体育協会・東京アスレティッククラブ共同事業体を指定管理者に指定している内容が別にあるということですか。【政策室企画法制担当主査】　指定の内容については，議会へ上程しています。こちらの資料は，議案の資料として添付しているものです。【委員】　個人情報の取扱いに関する特記仕様書についてですが，個人の方の利用情報がこれで一般的に管理されているということで，監督責任は社会教育課にあるということですか。【社会教育課長】　そのとおりです。【委員】　対象となる個人情報ですが，勤務先というのは必要なのですか。【社会教育課長】　社会教育関係団体の登録要件に市内に在宅又は在勤というものがあり，在勤の確認で必要になります。【委員】　勤務先の名称と住所の両方を届け出るのですか。【社会教育課長】　名称のみです。【会長】　公民館での登録情報も社会教育課で閲覧できるのですか。【社会教育課長】　社会教育関係団体は体育施設だけでなく，公民館の利用団体にもなりますので，一括して管理しています。【会長】　公民館の利用登録も社会教育課で入力しているのですか。【社会教育課長】　社会教育関係団体のみの管理になります。公民館団体が別にあります。【会長】　公民館で登録している団体の情報も，社会教育課のシステムで閲覧できるということですか。【社会教育課長】　そのとおりです。【会長】　それは，どこの施設で閲覧ができるのですか。【社会教育課長】　施設としては，体育施設，中央公民館と西河原公民館になります。【委員】　中央公民館と西河原公民館の職員は，正規の職員なのですか。【社会教育課長】　そのとおりです。【会長】　同じシステムに社会教育関係団体，公民館団体，その他の団体の情報が入っていて，それぞれ管轄する部署が異なるということですね。【社会教育課長】　そのとおりです。【委員】　公民館の施設を社会教育関係団体が利用する場合は，どのようなときですか。【社会教育課長】　スポーツ団体は会議の目的で利用することがあります。ダンスもあります。【委員】　あいとぴあセンターの施設を利用できる福祉関係の団体は，また別なのですか。【社会教育課長】　はっきりとは申し上げられないのですが，あいとぴあセンターの利用は福祉関係の団体に限定していると思われますので，一般の方に開放はしていないと思います。【委員】　福祉関係の団体が体育施設や公民館の利用をすることはできるのですか。【社会教育課長】　団体登録していただければ可能です。【委員】　個人情報の取扱いに関する特記仕様書についてですが，これは指定管理者の指定に係る場合に一般的に提出するものですか。【政策室企画法制担当】　国で雛形を作成しておりまして，委託契約に一般的に使用するものを流用しております。【委員】　実際の個人情報のデータのやり取りが複数個所で発生する場合の取扱いについて，特記や記載は必要ないのですか。【政策室企画法制担当】　市と指定管理者で同一のデータベースに情報を蓄積していることになり，データのやり取りを行っているとは考えていませんので特に記載は行っていません。【委員】　指定管理者は，元々市の組織が行っていた業務を扱うわけですから，一般的な委託業者よりも厳しい内容の個人情報の取扱いに関する特記仕様書を作成するべきだと思います。【政策室企画法制担当】　検討いたします。【会長】　確認ですが，システムには代表者のみの情報を入力するのですか。【社会教育課長】　代表者のみです。構成員の方は，紙ベースのみでの管理になります。【委員】　社会教育関係団体とその他の団体の比率はどれくらいですか。【社会教育課長】　320件が社会教育関係団体で，1,410件がその他の利用団体等になります。【会長】　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。【委員】　この案件はオンライン結合に当たるのでしょうか。【政策室企画法制担当】　市のデータベースを外部組織である指定管理者のシステムと結合させているので，そのように考えています。【委員】　他にオンライン結合を行っている例はあるのですか。【政策室企画法制担当】　他にはないと思います。そもそもオンライン結合が何なのかがはっきりしていないことが問題です。【会長】　エコルマホールの指定管理者はいかがですか。【政策室企画法制担当】　オンライン結合していません。【委員】　社会福祉協議会はどうですか。【政策室企画法制担当】　繋がっていません。【会長】　災害の関係ではどうですか。【政策室企画法制担当】　外部提供はしています。【委員】　利用者にとっては，色々な所で申請ができることは利便性が高く，個人情報の管理がしっかりできていれば良いと思います。【委員】　利便性が求められるのは分かりますが，一般的な市のシステムと比べて厳重な管理をしているものではないので，オンライン結合は気になります。【会長】　他にございませんか。　それではこの案件については，個人情報の保護の取扱いについて万全を期すという条件つきで，承認することとします。（一同了承）【会長】　次の案件に進みます。それでは，狛江市市史編さん事業に伴う個人情報の記録項目の追加について，説明をお願いします。（担当課　入室）【会長】　それでは，自己紹介をして，内容の説明をお願いいたします。【市史編さん室長】　市史編さん室長の浅見です。よろしくお願いします。【市史編さん室市史編さん担当主査】　市史編さん室市史編さん担当主査の宇佐美です。よろしくお願いします。【会長】　では，説明をお願いします。【市史編さん室市史編さん担当主査】　それでは，狛江市市史編さん事業に伴う個人情報の記録項目の追加について説明いたします。　平成32年度に『新狛江市史』の刊行を目指し，平成24年度から市史編さん事業を推進していますが，そのなかで，市内の残された古文書等の歴史史料を把握し，市史編さんの基礎資料にするとともに，史料の保全を図ることを目的として，史料目録の作成と史料の画像データの集積を行っています。個人情報の記録項目としましては，史料名，差出人，受取人，備考，画像データが該当する可能性があります。参考資料をご覧ください。具体的にどのような作業を行うかと言いますと，市内の古くからの個人宅に古文書等の資料が残されていて，個人では持ちきれないという場合には，市へ寄贈していただきます。寄贈していただくものと，編さん作業上必要があってお借りするものがあります。寄贈物と借用物も一括して，資料目録を作成します。旧所蔵者という大きな単位で目録を作成します。目録を作成する際に，中に何が記録されているかで資料の表題を付けていきます。それを作った人が差出人であったり，受取人が判明すればそれらも目録に追加します。さらに，作成年代と資料の内容を要約して備考欄に情報を作成します。前回の市史編さん事業では，江戸時代まででしたが，今回は狛江が都市化してきた経緯も編さんしたいということで，小田急線の高架，駅前北口開発までを含めるという方針になっています。これによって，収集する対象を平成まで広げて市史編さん室で管理しているところです。江戸時代までのものですと，個人情報をそれほど気にすることもなかったのですが，昭和や平成のものですとかなり個人情報が入ってきます。収集の段階で個人情報の有無を選別することはかなり難しく，お預かりしたものは一括で目録を作成してから中身を確認することになります。この際，一軒のお宅からお預かりしたもので一つの目録となります。個人情報が含まれる可能性があるものとしましては，江戸時代の人別帳や借用証文，明治時代では地券の類があり，大正時代の通信簿，個人的なやりとりを記録した書簡類，日記等も入ってきてしまいます。江戸時代の古文書に関しましては，活字ではないので，画像データを見ても普通の方が個人情報を得ることは難しいです。しかし，明治以降のものは，目録を見ただけで個人情報が入っていることが分かってしまいます。したがって，今回は記録項目の追加ということで諮問させていただいています。基本的には，寄贈される方と貸与してくださる方から，目録に氏名等が記載されることの承諾は得ております。目録作成後は，お互いに確認をし合います。その際に，資料の返還後の廃棄等に備えて，全ての資料の写真撮影を行っています。この写真撮影の際にも，所有者の方の承諾を得ています。さらに，その後は市史の記述に使えるように資料を読上げていき，現代の文書に書き起こしていきます。それを資料集として刊行する際に，画像データを資料集に載せるときも，所有者の方の承諾を得ることを想定しています。段階ごとに所有者の方の承諾を得るという形をとります。刊行物を第三者の方が転用する際も，承諾を得ます。平成24年度からの古文書の件数としましては，37,664点です。この全てが個人情報を含んでいるとは限りません。（目録データ回覧）以上で説明を終わります。【会長】　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　資料の中には，例えば狛江村だったときの公文書もありますか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　若干含まれています。【委員】　狛江村の公文書は収集していないのですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　個人の方が所蔵しているものを目録化していますので，公文書はほとんど入ってきません。【委員】　あくまで，個人の所蔵品を収集しているということですね。【市史編さん室市史編さん担当主査】　そのとおりです。【委員】　死者の個人情報についての考え方と情報公開請求への対応について教えてください。【市史編さん室市史編さん担当主査】　基本的には，市史編さん事業に係る歴史資料，文化財という形で収集させていただいています。将来的には，文化財のデータベースに登録して，市民向けに閲覧ができるように整備する予定です。今のところは，公開の段階で旧所蔵者の方の承諾を得ることを考えています。明治期の借用証明や地券の類で，個人情報としては死者の個人情報に当たりますが，辿れば特定できてしまうようなものもございます。この場合は，名前等を伏せて公開することになると思います。古文書としては公開できませんが，それらを集約して統計資料として活用するということも可能です。【委員】　どの部分が記録項目の追加になるのですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　個人情報が含まれる台帳をパソコンで管理し，画像データもデジタルで保管しますので，この部分がそれに当たります。将来的に検索公開用のデータベースにも載せます。【委員】　死者の個人情報を集めること自体が，個人情報の収集に当たりますね。【委員】　資料の中にはどのような個人情報があるのですか。それらは記録項目にならないのですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　編さんの過程で必要になるものは，先に説明しました５項目のみになります。【委員】　記録項目として載せる場合ですが，例えば資料名の中の氏名が，記録項目になるのですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　資料名はその内容が分かるように市史編さん室で付けているものですので，場合によっては個人名が入ることもありますので，個人情報の記録項目ということになります。【委員】　昔の訴状に該当するもので，被告人などの氏名が記録されることはないのですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　今のところはないです。【委員】　被告人等が確認できてしまう資料は公開するのですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　その部分は公開しないことになります。【委員】　その部分も記録項目とした方が良いのではないですか。【委員】　この案件は，故人も含めて個人情報が含まれる可能性があるという前提ですので，全ての可能性について議論をするべきではないと思います。【委員】　今回は，個人情報に当たる部分を除いて収集してしまうと，資料としての価値がなくなってしまうので，全体を収集，保管するということですね。【市史編さん室市史編さん担当主査】　そのとおりです。【委員】　具体的な作業を行うのは誰ですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　市史編さん室の職員になります。【委員】　差出人とは何ですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　文書の差出人になります。【委員】　では，文書の提供者の名前は出てこないのですね。【市史編さん室市史編さん担当主査】　目録のタイトルに入ってきます。【委員】　差出人と受取人という死者の個人情報は，保護の対象にならないので問題にはならないのではないですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　辿れてしまうと特定できてしまいます。【委員】　それはプライバシーの問題なので別の問題だと思います。【政策室企画法制担当】　国の法律では，死者の個人情報を除いているのですが，狛江市個人情報保護条例ではそれを除くという規定はありませんので，保護の対象に含まれているという前提になります。【委員】　死者の個人情報をどこまで広げるかは課題ですが，狛江市としての立場は保護の対象に含めるというものになります。しかし，この場合は，個人情報の概念で処理するものではないと思います。【委員】　現在の人まで辿れてしまうものは，やはり注意をするべきだと思います。【委員】　歴史的な資料をどう取り扱うかという問題になると思います。狛江市では，歴史的な資料の特別な取扱いがあるのですか。【政策室企画法制担当】　公文書管理法の施行によって，今後は公文書と歴史的な資料は分けて管理していくことになります。現在行政が一般的に保管している文書に関しては，情報公開条例の対象になりますが，歴史的な文書や資料についての公開請求やその手続は別に条例や規則を定める必要があります。将来的には歴史的な文書を保管するスペースを作る予定ですので，これに併せて平成28年度までに例規の整備も行っていきます。【委員】　個人情報の取扱いもその際に整理するのですね。【政策室企画法制担当】　現行の個人情報保護条例の改正について皆様にご審議いただきますので，死者の個人情報についてはこの際に整理をしたいと考えています。【会長】　冊子にするだけであれば，大きな問題はないと思うのですが，検索できるような電子計算組織に入れるとなると記録項目の追加を随時行わないといけません。しかし，訴人や被告人といった記録項目について限定ができるものではないと思います。具体的にどのようなものが出てくるか分かりません。【委員】　その都度，諮問をしていただくことになるでしょう。【会長】　いつまでに作成するのですか。【市史編さん室市史編さん担当主査】　平成32年度までです。【会長】　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。【委員】　今回に関しては，了承いたしますが，記録項目の追加について随時諮問をしていただくのは，実態にそぐわないと思います。答申の対象にする必要はないと思います。【委員】　今回は個人情報の収集ということですね。【委員】　提供者の氏名も追加した方が良いと思います。【委員】　目録の題名に入ります。【会長】　記録項目については，もう少し整理をしてください。【政策室企画法制担当】　そのようにいたします。【会長】　他にございませんか。　それではこの案件については，個人情報の保護の取扱いについて万全を期すという条件つきで，承認することとします。（一同了承）【会長】　最後に政策室の報告事項について事務局より報告してください。【政策室企画法制担当】　まず，１点目は前回に報告させていただいた委託契約等による個人情報処理事務の外部委託に関する実態調査について，追加報告いたします。（資料説明）【会長】　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【会長】　委託契約等の調査は追加があったということですか。【政策室企画法制担当】　追加はございません。再度整理して，一覧にしたものが資料になります。【委員】　個人情報の外部委託に該当していて，諮問もしていないもので再調査の記載がないものは，そのうち再調査するということですか。【政策室企画法制担当】　確認をしないといけない部分があり，再調査します。主管課で個人情報の外部委託に当たるということを理解していないケースが多々あります。【委員】　これらを諮問する際には，このリストに記載されている案件ということを知らせてください。【政策室企画法制担当】　そのように徹底します。【会長】　他にご質問等ございませんか。　それでは，次の報告をお願いします。【政策室企画法制担当】　２点目は，前回報告させていただいた国民年金事務に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について，委託事業者に対する管理として，いくつか書類を提出させましたのでご報告いたします。（資料説明）【会長】　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　今後は，もっと書類が提出されるということですか。【政策室企画法制担当】　そのとおりです。現段階で提出された書類を資料としています。【委員】　少々失礼ですが，書類を提出しても主管課でしっかりご理解いただけるかどうか心配です。情報システム担当は関与しないのですか。【政策室企画法制担当】　本来はそういった管理をする部署だと思うのですが，実態としてはできていません。【委員】　チェックのマニュアルを各課に配布するのはいかがですか。【政策室企画法制担当】　難しいと思います。今回は，ひとまず業者に書類を提出させて，業者へ意識を持たせる目的で実施しています。【会長】　他にご質問等ございませんか。　それでは，次の報告をお願いします。【政策室企画法制担当】　３点目は，番号法の施行に伴う，狛江市個人情報保護条例の一部改正についてです。（資料説明）【会長】　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　諮問の日程は次回の審議会ということですか。【政策室企画法制担当】　その予定です。【委員】　システムなどの全体像の分かる資料をいただけるとありがたいです。【政策室企画法制担当】　用意するようにします。【会長】　何かご質問はございませんか。特にございませんか。それでは，これで質疑を終わります。　最後に次回の日程調整を行いたいと思います。【政策室企画法制担当】　２月の上旬あたりでいかがでしょうか。【委員】　２月５日の水曜日はいかがでしょうか。（一同了承）【会長】　次回は２月５日水曜日の午後１時からお願いいたします。それでは，本日の議事は終了いたしましたので，閉会とします。どうもありがとうございました。（閉会　午後４時15分）

個人情報保護審議会委員名簿

肩書	選任の区分	氏名
会長	市民	土肥　謙二
委員	学識	若柳　善朗
委員	学識	金澤　敬一
委員	市民	中川　眞一郎
委員	市民	小川　徳次郎
委員	市民	鳥塚　鈴子

その他

二次利用可否	不可

お問い合わせ先

所管課	企画財政部政策室
電話番号	政策法制担当：03-3430-1153 　企画調整担当：03-3430-1163 　市民協働推進担当：03-3430-1164
お問い合わせフォーム	https://www.city.komae.tokyo.jp/index.cfm/4,96419,html