狛江市個人情報保護審議会会議録（平成22年11月24日開催）

会長　土肥　謙二
委員　間下　勇、中川　眞一郎、丸橋　透、小川　徳次郎、松原　敏雄

事務局　企画財政部長　水野　穰、政策室長　松坂　誠、政策室企画法制担当主査　高橋　治、政策室企画法制担当　渡邊、佐渡

説明者　子育て支援課長　小川みゆき

　　　　子育て支援課課長補佐　小川　正美　

（開会　午後２時）
【政策室長】
   時間になりましたので，狛江市個人情報保護審議会を開催いたしたいと思います。それではまず市長よりご挨拶申し上げます。
【市長】
　皆さん，こんにちは。日頃より，狛江市の個人情報の保護に関しご尽力をいただき，お礼申し上げます。本日は大変お忙しい中，ご出席いただきまして誠にありがとうございます。本日は，諮問事項が２件となっております。諮問事項１件目は，学校及び保育所から市町村又は児童相談所への定期的な情報提供等に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について，２件目は，事務の外部委託に関する新運用基準案及び仕様書雛形についてでございます。詳細につきましては，事務局からご説明させていただきます。よろしくご審議のうえ，答申をいただきますようお願い申し上げます。
　個人情報の目的外利用等について諮問。狛江市個人情報保護条例（平成13年条例第１号）第11条第２項第４号及び第33条第２項に定めるところにより，下記の事項について貴審議会の意見を求めます。学校及び保育所から市町村又は児童相談所への定期的な情報提供等に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について及び事務の外部委託に関する新運用基準（案）及び仕様書雛形についてでございます。以上でございます。よろしくご審議のうえ，答申いただきますようお願いいたします。
【政策室長】
　それでは市長は公務がございますので，ここで退席させていただきます。
（市長退席）
【政策室長】
　本日，審議に入る前に，９月30日をもって小松委員がご辞退なさいまして，新しく若柳委員に委員を委嘱いたしましたことをご報告いたします。
　なお，本日若柳委員は，ご都合が悪く欠席されております。
　では会長，議事の進行をお願いいたします。
【会長】
　それではただ今から審議を始めたいと思います。
  まず学校及び保育所から市町村又は児童相談所への定期的な情報提供等に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について，審議を行います。担当課の子育て支援課から諮問の内容について説明をお願いします。
（担当課　入室）　

【子育て支援課長】

　平成22年３月24日付け雇児発第0324第１号厚生労働省雇用均等・児童家庭局長通知及び同日付21文科発第775号文部科学大臣政務官通知による「学校及び保育所から市町村又は児童相談所への定期的な情報提供に関する指針」（以下「指針」という。）が出されたところです。これらの通知を踏まえ，狛江市においても要保護児童について，毎月の出欠状況を関係機関が情報共有することで，連携を図り，重篤な事故の防止に努めることとします。具体的には別紙のとおりの実施案で，平成23年１月より情報提供を実施したいと考えています。世田谷児童相談所主担当ケース，市（子育て支援課，子ども家庭支援センター）主担当ケースを集約して子育て支援課より各学校（私立学校も含む），幼稚園及び保育主管課へ情報提供の依頼をし，学校及び保育園から子育て支援課へ情報提供され，子育て支援課で集約して児童相談所へ提供するという流れで行います。個人情報の取り扱いについては，指針の９にあるとおり，個人情報保護法及び狛江市個人情報保護条例等を踏まえ，幼児児童生徒等，その保護者その他の関係者又は第三者の権利利益を不当に害することのないよう，十分配慮し，子育て支援課において情報共有すべき内容を選定の上，必要な限度で行うことを徹底することとします。原本は子育て支援課にて紙で施錠できるキャビネットにて保管管理いたします。次のページは，学校への依頼文書です。流れですが，日にちを定めて定期的にこの図のとおりに提供を行っていただくこととします。その次のページに子育て支援課から学校等への提供依頼を行う際の様式案を載せており，学校等からの提供書がその隣のページとなります。指針のところですが，今回のこのような取り組みは，江戸川区で児童虐待により小学校１年生の児童が亡くなった事件があり，その原因として学校と市町村，児童相談所等の関係機関の連携が十分に機能しなかったことが挙げられています。この問題点を解決するための取組みとして，今回このように定期的に関係機関で情報共有をしていくものです。説明は以上です。

【会長】
　説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　虐待というのは，緊急時の対応が一番の問題となると思いますが，緊急時にはこのような定期的な情報共有では間に合わないということもあるかと思います。その点はいかがですか。
【子育て支援課長】
　おっしゃるとおり，学校側での視点と福祉的な視点というのは違います。このため，学校にもお願いをしていますが，虐待防止のためには児童を第三者の目に触れさせる機会を確保することが重要なので，今回学校側から欠席状況を情報提供していただくことで，福祉的な視点というものにつなげられればいいと考えています。
【委員】
　要保護児童とありますが，これはどのような児童ですか。
【子育て支援課長補佐】
　要保護児童とは，親に監護をさせるのが不適当な児童ということです。
【委員】
　親に監護をさせるのが不適当かどうかは誰が判断するのでしょうか。
【子育て支援課長補佐】
　それは，要保護児童対策地域協議会というのがありまして，子育て支援課や児童相談所が情報を持ち寄って台帳化し，管理しています。
【委員】
　虐待の実態があったとしても，台帳化する等の対象から漏れることがあるのではないですか。
【子育て支援課長】
　それを防ぐために，今回学校側で何か気になるところがある児童については，その旨を通知してもらうことになっています。
【委員】
　親からしてみれば，なぜ要保護児童に自分の子どもがなっているのか，理解できないという方が多いと思いますが，いかがですか。
【子育て支援課長】
　虐待の問題については，親の意思は関係ないものです。親の意思や認識と実態は必ずしも一致しませんし，親としてはしつけの一環という場合も少なくありませんが，それが虐待の実態です。
【委員】
　提供依頼のシートですが，新規と継続の種別がありますね。これはどういうものですか。
【子育て支援課長補佐】
　児童の様子というのは変化があります。その変化を見るのが継続です。例えば11月に情報や通報を受けた児童については，12月に新規の情報提供依頼の児童ということで載せることになります。
【委員】
　主担当ケースというのは，児童相談所主担当ケースと子育て支援課主担当ケースというのがありますが，どうやって区別しているのでしょうか。
【子育て支援課長補佐】
　危険度の高さによります。市には措置権がありませんので，危険度の高いケースで措置をする必要があるものについては，児童相談所へ送致して入所や一時保護をすることになり，このようなものを児童相談所主担当ケースとしています。送致に値しない比較的軽度のケースが子育て支援課主担当ケースとなります。
【委員】
　今回の取組みを行うにあたり，関係機関は打ち合わせをしているのですか。
【子育て支援課長】
　現在行っている途中です。
【委員】
　資料の保存年限や管理者の取扱いはどうなっていますか。
【子育て支援課長】
　基本的にはケースとして支援する必要がある間は保管することになります。18歳を過ぎますと児童ではなくなりますので，18歳を過ぎれば全て廃棄ということになりますが，細かい部分はまだ検討中です。管理者についても，すみません，現在検討中です。
【委員】
　厚労省と文科省からの通知は平成22年の３月になっていますが，市の着手はいつから行っているのでしょうか。
【子育て支援課長】
　今回の取組みに向けた打ち合わせは，９月から始めております。
【会長】
　今回関係機関の情報共有のため，協力体制を整備するということですが，今まではどうなっていたのでしょうか。
【子育て支援課長補佐】
　先ほどもご説明したとおり，要保護児童対策地域協議会として狛江市では狛江市子ども家庭支援ネットワーク会議を設置しておりまして，警察等の関係機関にこれに加盟していただく体制をとっています。子育て支援課がこの会議の調整役を行っております。
【会長】
　その会議はどれくらいの頻度で開催しているのですか。
【子育て支援課長補佐】
　各個別のケースによって開催頻度は異なりますが，月１回，児童相談所と子育て支援課で開催しています。
【会長】
　今まではそういう体制で支援を行っていたとして，今回新しくこのような取組みを行うことで，どのような効果があるのでしょう。
【子育て支援課長】
　先ほどの各個別のケース会議というのは，定例ケース会議のことですが，学校側は入っておりません。学校側は研修等しか参加していません。ただ，今回学校の出欠状況が虐待の発見に結びつくということで，定期的に学校側からの情報提供をいただく点が今までと違う点です。
【会長】
　江戸川区の事件が起きたとき，関係機関で情報共有していないのは個人情報保護の壁があるせいだとの本末転倒の議論がありましたが，本来は効果の部分を検証すべきと思いますので，今回の取組みで効果があるというのであれば，進めていただく必要があると思います。
【委員】
　先ほど保存年限の話が出たと思いますが，この点はしっかり決めていただくべきだと思います。
【子育て支援課長】
　現在個人ごとにフォルダ管理をしていますので，その個人フォルダに一緒に管理する形になると思いますが，詳細はまだ決めておりません。申し訳ありません。
【委員】
　転出，転入の場合は，その資料の情報提供はどのように行うかという問題があると思いますが，法律的な根拠や他道府県レベルでの共有に関する取扱いについての規定，市町村レベルでの依頼により行うのかといった取扱いの違いがあると思うので，確認しておいて欲しいと思います。
【会長】
　近隣市の状況はどうなっていますか。
【子育て支援課長補佐】
　近隣市の状況を調べてはおりませんが，世田谷区で既に行っていると聞いています。
【委員】
　平成23年１月から実施するということですが，これは近隣市と足並みを揃えるということですか。
【子育て支援課長】
　そういうことではありません。世田谷区では12月から出欠情報の情報共有を始めると聞いています。
【委員】
　これは幼稚園からも情報提供をもらうのでしょうか。
【子育て支援課長】
　そうです。
【委員】
　児童相談所主担当ケースについて，この取組みで初めて学校側に要保護者としての名前が情報提供一覧に載ることで知らされるということはあるのでしょうか。
【子育て支援課長補佐】
　今までもまず学校に連絡を入れているので，そういった事態は想定していません。
【会長】
　他に何かご質問はありますか。特にありませんか。ご説明ありがとうございました。
（担当課　退室）
【会長】
　それでは，ただ今の案件につきましてご審議をお願いいたします。ご意見ございましたらお願いいたします。
【委員】
　紙での管理とおっしゃっていましたが，この紙でのデータは，市としては学校，保育園，子育て支援課に存在することになります。それぞれの部署でこの紙の管理の仕方をきちんと定めておいていただきたいですね。
【委員】
　台帳管理については，施錠できるキャビネットにて管理をしていますが，鍵については，保育園の場合は園長が，学校の場合は校長が持っているという管理体制です。今後はデータで管理していく可能性もありますが，現状では紙にて管理を行っています。
【委員】
　紙だと複写がいくらでもできるので，その点注意が必要ですね。
【委員】
　そうですね。熱心な学校の教師が持ち帰ったりしてしまうケース等が考えられますね。
【会長】
　先ほどの施錠できるキャビネットでの保管管理と鍵の管理等，主管課での管理を徹底してもらうことが条件ですね。
【委員】
　情報は有効活用していただかなければ意味がありませんが，その代わり管理はきちんとやっていただければいいのではないでしょうか。
【会長】
　それでは主管課での管理を徹底していただくことを条件に，原案どおり承認といたします。
　では次の案件ですが，事務の外部委託に関する新運用基準（案）及び仕様書雛形について，事務局からご説明をお願いします。
【政策室企画法制担当】
　個人情報保護審議会への諮問事項の整理についてと書かれた別紙１をご覧ください。経緯としまして，前回８月４日に実施した審議会で，事務の外部委託に関する諮問事項の中で定例的な事案については，まとめて報告するという取扱いにしてはどうか？とのご意見がありました。具体的には，前回の事例は担当課は健康支援課，利用する個人情報は担当課保管のデータで，行うことは上記担当課保管のデータから無作為抽出によりアンケートを送付するというものです。委託先は同様のことを行った実績のある業者となっています。これについて，類型化をそもそもする必要があるかどうかですが，あるとのご意見であれば運用案へ，ないというご意見であれば今後も今までと同様に諮問させていただくことになります。事務の外部委託に関する類型化としましては，案件内容として通知やアンケートの実施，単純なデータ入力を考えております。外部委託する内容としては，封入から送付までの事務，実施アンケートの分析，単純なデータ入力を考えております。委託先へ提供する個人情報としては，主管課保有の情報，例えば氏名，住所，年齢，電話番号等です。この類型に該当する外部委託については，直近の審議会にて報告することとし，外部委託先については，別紙外部委託の際の個人情報の取扱いについての特記事項雛形案を遵守するよう指導していきます。問題点に書かせていただきましたのは，外部委託先について，雛形の遵守以外で何か縛りをかける必要がある場合にはその旨付け加える予定です。続いて運用基準との関係ですが，平成21年11月17日にご了承いただいた運用基準に追記する方向で考えております。太字の部分ですが，事務の外部委託については，条例第33条第２項の規定に基づき，事前に承認を得るのが原則だが，次に掲げる案件については，直近の個人情報保護審議会へ政策室がまとめて報告するということで，案件としては，通知やアンケートの送付を行う場合で，業者に封入から送付まで及びその分析等を委託する案件。ただし，業者へ外部提供する情報が主管課で保有している情報に限られるとしております。運用基準はご了承いただきましたら，庁内に周知する予定です。続いて２つ目の外部委託の際の特記事項雛形についてですが，別紙２をご覧ください。これは総務省で個人情報の取扱いに関する特記仕様書案を提示しておりまして，これを狛江市の実情に合わせて一部改めたものです。特色としては，第12条で個人情報の返還又は廃棄について規定しておりまして，あとは今までの契約の際にも謳っておりました内容ですが，個人情報の受渡し方法，緊急時の対応，事故報告，契約解除や損害賠償について定めております。ご了承いただきましたら総務課契約係と連携しまして，外部委託の際にはこのような仕様書雛形を付けることとしたいと考えております。以上です。
【委員】
　これは，事務局として類型化の必要があるということで提案されているのでしょうか。
【政策室企画法制担当】
　特にそういうわけではありません。
【委員】
　３カ月から４カ月に一度しか諮問するタイミングがないことで，事務が円滑に進まないということもあろうかと思いまして，前回私が発言した内容を考えていただいたのだと思います。事務局に聞きますが，この類型にあたるケースというのはどれくらいあるのでしょうか。
【政策室企画法制担当】
　主管課が保有している情報を利用する案件は，そんなにありません。それよりも他課が持っている情報を利用する場合や住民基本台帳から無作為抽出によりデータを利用する場合の方が実績としてはかなり多いです。
【委員】
　住民基本台帳を利用する事案でも，市の事業に利用するということですから，アンケート等であれば，セキュリティ対策が充実していれば，報告だけでよろしいのではないでしょうか。
【会長】
　これは審議会のあり方の問題だと思います。報告だけでいいということになりますと，審議会の存在意義が疑わしくなるという部分もあるかと思います。
【政策室企画法制担当主査】
　確かに審議会へ付議する必要があるという意識付けが結局は個人情報の保護にきちんと配慮していかなければならないという意識の醸成につながっている部分がありますので，その意識付けのために付議する必要は残すべきではないかという考えもあります。
【委員】
　類型化まではいらないのではないでしょうか。審議会としては，どんな定型的な類型の事案であれ，それを個人情報保護の観点から審議するのが役割だと思います。
【委員】
　審議会への付議が面倒だから，付議自体をやめてしまっているケースというのはないのでしょうか。
【政策室企画法制担当主査】
　それはありません。アンケートの実施等であれば，予算の裏付けがありますし，その際にヒアリングも行っています。実施の際にはきちんと決定をする必要もあります。
【会長】
　では様子を見ていくということでいかがでしょうか。
【委員】
　諮問事項の整理というと，話が大きくなってしまう部分があると思います。条例改正の必要まで出てくるかもしれません。
【委員】
　例えばアンケートの実施をする際には３つの関門があると考えてください。１つ目は予算編成時ですね。２つ目は，アンケートの実施が本当に市民参加の手法として妥当なのかどうかです。３つ目は，議会へ実施にあたり報告を行いますので，その際にまた質疑応答の必要があります。予算編成後，５月までの間に，５月以降の審議会に諮問していては間に合わない事案というのがもしかしたら出てくる可能性は考えられますが，それ以外の時期では基本的に諮問が難しいという場合は考えにくいですね。
【会長】
　では，その時期に何か諮問を待っていては不都合な案件が出てきましたら，その際には会長に事務局から説明のご連絡をいただいて，私が責任をもって了承をし，その案件を直近の審議会へ報告するというのはどうでしょうか。
（一同賛成）
　それでは外部委託の類型化については，しばらくは運用で様子を見ていくということにしたいと思います。
　続きまして，仕様書はいかがですか。
【委員】
　実務の都合上仕方のないことだと思いますが，私たちは委託先については説明の際に決まっていないことがほとんどで，どの会社になって，どのような個人情報の取扱いへの配慮をしているところなのかわかりません。これは仕方のないことですが，仕様書第９条にあるとおりのことをきちんと行っているかどうかは，委託先の現場に行ってチェックすることは行っているのですか。
【政策室企画法制担当】
　ほとんど行っていないのが実態だと思います。
【委員】
　それは行うべきなのではないですか。年間で外部委託に関する事案というのは何件くらいあるのですか。
【政策室企画法制担当】
　１回の諮問で２，３件ありますので，年４回審議会を行っていることを考えますと，12件から15件というところでしょうか。
【委員】
　外部委託先というのは，だいたい決まっているものではないのですか。
【政策室企画法制担当】
　事案によって違います。入札で決める時もありますし，随意契約で行う時もあります。
【委員】
　自分は民間の印刷会社にいましたが，その際に業務を受託するケースもありました。その際は，委託されたお客様の方に，実際の管理体制等を書面で提出していました。そういうことでも行えればいいのではないでしょうか。
【政策室企画法制担当】
　それは第４条で規定している内容と考えてよろしいでしょうか。主管課で行っている内容については不明確ですが，例えば定額給付金支給事業については，政策室が窓口になって，委託業者とやり取りを行い，その際にデータ管理体制についてや委託業務終了後にデータを返却し，破棄した旨を書面で証するものをいただきました。そのようなものは，各主管課でも同様に対応していると思います。今回の諮問は，個別に委託契約書や仕様書の中で規定していた個人情報の取扱いについて，このような統一的な雛形を契約時に一緒に提示するという運用を行いたいので，その旨の了承をいただきたいということです。
【委員】
　雛形により統一的に行うというのは賛成ですね。この雛形の規定で行っていて何か支障がある場合には，先ほど意見でも出ましたけれども，委託業者の現場を調査しに行くということも行うということでいいのではないでしょうか。
【委員】
　雛形の内容には賛成ですね。損害賠償の部分については，契約解除に起因する損害についても規定しておいた方がいいように思います。先ほど事務局がご説明になったように，今までもデータ返却や破棄については，書面でもらっていたのですか。
【政策室企画法制担当】
　そうです。損害賠償の規定については，検討します。
【会長】
　今までも契約書等に謳っていたが，１，２行程度で規定していた部分について，今回体系的にこのような雛形として定めたものということですね。第14条の監査及び検査の条項についても，１つのステップとして認めるということでよろしいのではないかと思います。私は現地の実地監査及び検査については，必要があれば業務委託の実施主管課が行うことなのではないかと思います。
　いずれにせよ，この仕様書雛形については原案どおり了承ということでよろしいですか。
（一同了承）
  以上で本日の議事はすべて終了です。どうもありがとうございました。
（閉会　午後３時30分）