狛江市個人情報保護審議会会議録（平成25年８月29日開催）

会長 土肥　謙二
委員 若柳　善朗
委員 中川　眞一郎
委員 小川　徳次郎
委員 金澤　敬一
委員 鳥塚　鈴子
企画財政部長 石森　準一
政策室長 小川　啓二
政策室企画法制担当 佐渡　川島　杉川
説明者 

安心安全課長　鈴木
安心安全課安心安全係長　菊野
安心安全課　高瀬
介護支援課長　髙橋　
介護支援課介護保険係長　岡本
福祉サービス支援室長　小川
福祉サービス支援室総合調整担当主査　平山
保険年金係医療年金係　安田
政策室企画法制担当　佐渡

 （開会　午後１時）
【政策室長】
　時間になりましたので，狛江市個人情報保護審議会を開催いたしたいと思います。本日は，６月１日より新しい任期の委員で開催する初めての委員会となります。皆様には狛江市個人情報保護審議会委員をお引き受けくださり，誠にありがとうございます。
　それでは，市長よりご挨拶させていただきます。
【市長】
　本日は大変お忙しい中，ご出席いただきまして誠にありがとうございます。今回から個人情報保護審議会委員の新しい任期が始まり，２名の方は初めてということになりますが，これからも狛江市の個人情報保護に関して，ご尽力賜りますようお願い申し上げます。
【政策室長】
　続きまして，委嘱状の交付に移ります。委嘱状は現在皆様のお席にお配りしておりますので，これをもちまして委嘱状の交付とさせていただきます。
　先ほども申し上げましたとおり，今回は新しい任期の初回ということで，間下委員と都築委員がご勇退され，新たな委員の方も加わっておりますので，委員の皆さまからご挨拶をいただきたいと思います。
【委員】
　小川と申します。これで３期目となり，これからも頑張りたいと思いますので，よろしくお願いいたします。
【委員】
　中川と申します。４期目になりますが，よろしくお願いいたします。
【委員】
　土肥と申します。５期目になりますが，今期もどうぞよろしくお願いいたします。
【委員】
　若柳と申します。３期目で，まだまだ新米ですが，どうぞよろしくお願いいたします。
【委員】
　金澤と申します。今回が１期目となります。行政書士をしております。個人情報保護について，勉強させていただく形になると思いますが，どうぞよろしくお願いいたします。
【委員】
　鳥塚と申します。昨年の３月に区役所を退職いたしまして，今回応募させていただきました。まだまだ，未熟者ですが，皆さまからのご指導ご鞭撻のほど，よろしくお願いいたします。
【政策室長】
　続きまして，事務局の自己紹介をさせていただきます。
【企画財政部長】
　企画財政部長の石森でございます。どうぞよろしくお願いいたします。
【政策室長】
　政策室長の小川でございます。よろしくお願いいたします。
【企画法制担当主査】
　企画法制担当主査の冨田でございます。よろしくお願いいたします。
【企画法制担当】
　企画法制担当の佐渡と申します。よろしくお願いいたします。
【企画法制担当】
　企画法制担当の川島と申します。よろしくお願いいたします。
【政策室長】
　本日は，政策室にインターンとして来ております学生も参加させていただきます。
【インターン学生】
　日本大学から参りました，杉川舞と申します。よろしくお願いいたします。
【政策室長】
　次に会長の選出をお願いしたいと思いますが，どなたか推薦いただける方はいらっしゃいますか。
【委員】
　土肥さんが適任と思われますので，ご推薦いたします。
【政策室長】
　皆様いかがでしょうか。
（一同賛成）
【政策室長】
　それでは，土肥委員に会長をお願いします。
　土肥会長から，一言いただきたいと思います。
【会長】
　皆様からのご推薦で会長になりました，土肥と申します。市民の方の個人情報保護の一助を務めさせていただく所存でございますので，委員の皆様のご協力をよろしくお願いいたします。
【政策室長】
　続きまして市長から諮問させていただきます。
【市長】
　本日は，諮問事項が３件となっております。
　詳細につきましては，事務局からご説明させていただきます。よろしくご審議のうえ，答申をいただきますようお願い申し上げます。
　諮問書をお渡しいたします。狛江市個人情報保護条例（平成13年条例第１号）第11条第２項第４号及び第33条第２項に定めるところにより，貴審議会の意見を求めます。
　以上でございます。よろしくご審議をお願いいたします。
【政策室長】
　それでは市長は公務がございますので，ここで退席させていただきます。
（市長退席）
【政策室長】
　それでは，会長，議事の進行をお願いします。
【委員長】
　それでは，最初の案件の震災時のり災証明書発行に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について，担当課から諮問の内容について説明をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
　それでは，自己紹介をして，内容の説明をお願いいたします。
【安心安全課長】
　安心安全課長の鈴木と申します。よろしくお願いいたします。
【安心安全課安心安全係】
　安心安全課安心安全係長の菊野と申します。よろしくお願いいたします。
【安心安全課安心安全係】
　安心安全課安心安全係の高瀬と申します。よろしくお願いいたします。
【会長】
　では，説明をお願いします。
【安心安全課長】
　それでは，震災時のり災証明書発行に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について，説明いたします。
震災時のり災証明の発行については，倒壊した建物に関しては市区町村，火災等による消失に関しては，東京消防庁が行うことと東京都地域防災計画で定められています。また，狛江市地域防災計画の中でも被災者の利便，円滑なり災証明の発行のため，市と消防署は，相互に情報の共有化を図り，共同で発行することを定めています。震災後，市と消防署がそれぞれで被害状況の調査を行いますが，被害認定につきましては，住民情報や建物情報が不可欠であり，家屋等が多数かつ広範囲にわたり消失した場合，市が保有する情報を提供することにより，円滑な被害調査及びり災証明の発行が可能となります。
提供する情報は，消防署が発行するり災証明に必要となる情報となります。震災発生後に行う連絡会の中で，消防署の求めに応じてデータ出力又は口頭で提供します。り災証明書の発行における連携については，狛江消防署と協定を締結し，個人情報の扱いに関して定めることとしています。
続けて添付資料のご説明をいたします。震災発生前に市と消防署で連携体制の協議を行い，震災発生後に連絡会を数回開催し，調査方法，情報提供の方法及び発行体制について協議を行います。調査は，市と消防署とで別々に行い，調査後にお互いの情報を付け合わせる形になります。そして，震災後概ね１月を目途に，り災証明の発行ができる体制を整えます。
協定案につきましては，東京消防庁から示されたひな形となっています。その中で，個人情報の扱いについても定めております。また，東京消防庁も内部でセキュリティポリシーを定め，それに基づいて個人情報の管理を行うこととなっています。以上で説明を終わります。
【会長】
　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　東京消防庁は，東京都の機関なので，東京都の個人情報保護条例の適用を受けるということですが，狛江市の個人情報保護条例の内容と乖離があるのでしょうか。
【政策室企画法制担当】
　東京都の条例を全て確認はしていないですが，この場合は，個人情報の収集に関する規定の有無が問題となるかと思います。この収集に関する規定は，どの自治体にも共通する部分で，東京都の条例でも収集の禁止は当然規定されていると考えられます。
【委員】
　東京都と狛江市の個人情報保護条例は対等であるならば，狛江市の条例も遵守する協定があっても良いのではないでしょうか。
【政策室企画法制担当】
　基本的には，各行政機関がそれぞれ保有する個人情報については，それぞれの個人情報保護条例が適用され，この場合の狛江市個人情報保護条例の適用範囲は限られると考えられます。
【委員】
　協定案の第４条で，消防署が個人情報保護条例を遵守する規定がありますが，狛江市が東京都の個人情報保護条例を遵守する規定は必要ないのですか。
【安心安全課安心安全係】
　この協定案は，東京消防庁から提示されたものですので，今後ブラッシュアップはさせていただきます。
【委員】
　普通に考えれば，互いに個人情報を提供し合うならば，条例を遵守し合うというのが当然だと思いました。こちらが不利になるというものではないですので，先方からその旨の要望があったら，協定に盛り込んでください。
【委員】
　協定案では，消防署が狛江市から個人情報の提供を受ける旨が規定されていますが，今後は，市が消防署から個人情報を収集する旨の項目が発生するということですか。収集についての審議や報告があるということでしょうか。
【安心安全課安心安全係】
　消防署が持つ火災についての情報も，その後の支援策等で必要になりますので，被災者台帳の中に盛り込まれます。
【委員】
　今のお話ですと，り災証明の発行以外にも個人情報を利用するということですか。
【安心安全課安心安全係】
　り災証明の発行のために，被災者台帳を作成するということです。当然その後の被災者支援のためにも，被災者台帳を活用します。
【委員】
　提供を受けた個人情報で作成した被災者台帳をどう活用するかは，それぞれの自治体によって様々ですので，その使途については協定案には載せていないということですよね。当然，マニュアル等の整備もまだということですよね。
【安心安全課安心安全係】
　はい，そのとおりです。
【委員】
　狛江市が消防署から提供を受けた個人情報の取扱いについての規定がないことは，やはり不自然に感じます。
【安心安全課安心安全係】
　協定案の第３条第２項で，「被災者台帳（被災者の被災情報や生活再建支援施策の実施状況を管理する台帳をいう。以下同じ。）の作成を行うために必要があると認められる場合は，市の求めに応じて，火災被害調査結果の情報を提供する。」という一文でクリアになるかと思われます。
【委員】
　第５条で目的外利用の禁止が規定されていますので，大丈夫ということですよね。
【委員】
　それ以前に，り災証明の発行という明確な目的が明示されていますので，これを前提に解釈すると，被災者台帳を作成するまでは許容されますが，その後の利用は制限されるのではないかということです。
【委員】
　被災者台帳を利用する際は，再度審議会に付議していただくことになるでしょう。
【安心安全課安心安全係】
　現段階での協定案ですので，東京消防庁と協議を重ねて，適切な協定文にしていきたいと考えています。
【委員】
　震災時の混乱下ですので，ある程度のことは仕方がないと思いますが，口頭で提供というのは問題があると思います。責任の所在が不明確になりますので，できれば口頭での提供は避けた方が良いと思います。
【委員】
　被災者台帳の作成と同時進行で，提供を受けた個人情報を基に救援活動をすることもあると思いますが，これに関する規定は何かあるのですか。台帳作成前の救援活動で利用することは，２次利用に当たってしまうと思われます。
【安心安全課安心安全係】
　今回の協定は，あくまで建物被害に関するもので，人的被害についての情報は盛り込んでおりません。災害弱者については，別の台帳を作成することになりますので，救援活動での使い道はないと考えております。
【委員】
　り災証明の共同発行ということですが，共同とはどういうことですか。
【安心安全課安心安全係】
　場所と時間を共有して，発行はそれぞれが行います。
【委員】
　火災の証明書は消防署，建物の証明書は市が発行するということですよね。
【安心安全課安心安全係】
　そのとおりです。
【委員】
　まず，市が被災者台帳を作るのですよね。
【安心安全課安心安全係】
　そのとおりです。被災者台帳につきましては，災害対策基本法で作成ができると規定されています。
【委員】
　その中で，消防署が必要な火災に関する情報を台帳から提供するということですか。
【安心安全課安心安全係】
　火災情報を市は持っていませんので，消防署が持っている火災に関する情報を被災者台帳に載せるということです。
【委員】
　被災者台帳に載っていて，消防署が持っていない情報を提供するということですよね。
【安心安全課安心安全係】
　そのとおりです。
【委員】
　焼けた建物に係る情報のみを，消防署の要請で提供するのですよね。逆に火災の状況や度合等は市では把握できないので，消防署から提供を受けるということですよね。
【委員】
　そうすると，第３条第１項で全て網羅されるので，第３条第３項は必要ないのではないでしょうか。
【安心安全課長】
　おっしゃるとおり，第一義的には第３条第１項で，消防署への個人情報の提供について規定されていますが，消防署へ提供する前段階で被災者台帳に載る情報もあるかと思われます。
【会長】
　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。
（担当課　退室）
【会長】
　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。
【委員】
　狛江市の個人情報を消防署が使用することに関しては，この協定案で問題ないと思いますが，逆に，消防署の個人情報を狛江市が使用する場合についての規定がないことが気になります。
【会長】
　実際に協定を締結するまでに，内部でしっかりと中身の調整をしてください。趣旨そのものは，問題ないと思われます。
　それではこの案件については，個人情報の保護の取扱いについて庁内での体制管理に万全を期すという条件つきで，承認することとします。
（一同了承）
【会長】
　次の案件に進みます。それでは，新福祉総合システム導入に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，説明をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
それでは，自己紹介をお願いします。
【福祉サービス支援室長】
　福祉サービス支援室長の小川でございます。どうぞよろしくお願いいたします。
【福祉サービス支援室総合調整担当主査】
　福祉サービス支援室の平山でございます。どうぞよろしくお願いいたします。
【会長】
　では，説明をお願いします。
【福祉サービス支援室長】
　それでは，新福祉総合システム導入に伴う個人情報の外部提供についてご説明いたします。
　目的としましては，現行の福祉総合システムを新たなシステムに変更するにあたり，現行の福祉総合システム内にある住民基本台帳情報をはじめとした各項目の情報を新ベンダー内にあるサーバへ移行することです。このデータ移行作業を事業者へ外部委託いたします。当然のことながら，事業者におきましては，個人情報の取扱いに関する特記仕様書を取り交わし，個人情報の取扱いを徹底いたします。対象となる個人情報の記録項目は，住民基本台帳情報，税情報，国民健康保険資格情報，後期高齢者医療資格情報，障がい関係データ，医療関係データ及び手当関係データとなっています。監督部署は，福祉サービス支援室と子育て支援課となっています。外部提供を行う事業者はプライバシーマークを取得しているほか，情報セキュリティマネジメントシステム適合性評価（ISMS）を取得しています。これにつきましては，別紙の参考資料を参照していただければと思います。14ページの監査・認定の下段の部分になります。これによりますと，昭和52年から情報セキュリティマネジメントに取り組んでおり，平成23年３月にISMSの更新もしており，適切な管理体制が整備されています。以上でご説明を終わります。
【会長】
　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　現行のシステムのサーバは，担当課に置かれていて，全体のメインフレームのためのサーバではなく，そのシステムのみのサーバということですよね。
【福祉サービス支援室長】
　そのとおりです。
【委員】
　サーバにアクセスできるのも，担当職員のみですよね。
【福祉サービス支援室長】
　そのとおりです。
【委員】
　現行はシステム内に定期的に住民情報や税情報を取り込んでいて，今度は，事業者内にあるサーバにこれらの情報を取り込むということですか。
【福祉サービス支援室長】
　サーバは，防災センターに設置する予定です。
【委員】
　では，新システムの初期データ構築のための引越し作業を行うということですね。
【福祉サービス支援室長】
　そのとおりです。
【委員】
　件数は8,000件とありますが，8,000人と考えてよろしいですか。
【福祉サービス支援室長】
　国民健康保険の場合は，世帯管理をするため，件数と人数に相違がありますが，それ以外につきましては，一致しますので，総じて8,000人と考えて差し支えありません。
【会長】
　ベンダーとは何ですか。
【福祉サービス支援室長】
　事業者のことです。業界用語になります。
【会長】
　あまり業界用語等を使用せず，誰にでも分かる単語に言い換えて説明をお願いいたします。
【委員】
　引越しの間だけ事業者の所にデータがあって，セットアップが終われば，狛江市に戻ってくるということですよね。
【福祉サービス支援室長】
　そのとおりです。
【委員】
　作業の際に，こちらから誰かがチェックに行くということはしないのですか。
【福祉サービス支援室長】
　まだ契約に至っておらず，準備段階ですので，現状ではその予定は立てておりません。しかし，立会い等が必要と判断されれば，検討はしていきたいと考えております。
【委員】
　資料によりますと，サーバの設置場所が越谷市千間台となっているのは何故ですか。
【福祉サービス支援室長】
　こちらは作業用のサーバになります。
【委員】
　作業時のセキュリティが問題になる訳ですね。最近，人的な部分が疎かになっていますので，その部分をしっかり確認しておいてください。
【委員】
　確認ですが，新システムへ移行する際に，記録される個人情報の項目に変更はないのですか。
【福祉サービス支援室長】
　現在のシステムに入っている情報には限りがありますが，新システムになった場合，新たな項目を追加することは考えられます。今後の問題になります。
【委員】
　データは回収するのですか。
【福祉サービス支援室長】
　回収いたします。
【委員】
　媒体は何ですか。
【福祉サービス支援室長】
　DVD-ROMになります。
【委員】
　コピーされる危険性もありますので，しっかりと管理させてください。
【委員】
　運搬や作業の人員の体制にも，事業者任せではなく，積極的に介入をしてください。
【会長】
　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。
（担当課　退室）
【会長】
　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。
【委員】
　これまでも，個人情報を外部提供する案件がありましたが，外部提供する必要性，コスト及びリスクというのは踏まえているのですか。
【政策室企画法制担当】
　システム関係では外部委託せざるを得ないのが現状です。やはり，データの処理や移行は，高度な専門性が必要とされますので，庁内で行うのは難しいと考えられます。しかし，その一方で，委員の皆様がおっしゃるようにリスク管理をしっかり行うのも当然だと思います。
【委員】
　データを預ける期間が長ければ，定期的にこちらから出向いてチェックすることが必要だと思います。いくらプライバシーマークを取得していても，作業を行うのは人間ですから，そこでリスクは発生するものです。
【政策室企画法制担当】
　契約の中でそのようなチェックを行うことを盛り込み，チェック体制の構築を主管課に義務付けていくことも１つの方法だと思います。
【委員】
　逆に，庁内に業者を呼んで作業をさせることは，無理なのでしょうか。
【政策室企画法制担当】
　システムによると思います。庁内で作業することが難しくないシステムについては，それも可能だと思います。個人情報保護の観点からは，庁内で作業が可能なシステムについては，庁内での作業が好ましいと考えられます。
【委員】
　主管課に，それを判断できる職員はいないでしょう。システム担当課が判断するべきです。
　あと，防災センターにサーバ室はできるのでしょうか。
【企画財政部長】
　サーバ室ができます。来年の１月以降から使用が可能になる予定です。
【委員】
　主管課に設置してあるサーバは，全て防災センターに移動させるのですか。
【企画財政部長】
　基本的にはその予定です。
　今回の案件は，現行システムの事業者と新システムの事業者が異なる点で特殊といえます。現行システムと新システムの事業者が同一事業者であれば，庁内での作業も可能であったかもしれませんが，今回の場合は，システムを全く違うものにしてしまうので，外部委託もやむを得なくなりました。
【委員】
　私も過去に携わっていて分かるのですが，契約の切れた事業者にデータが残存しているということがあります。そのため，契約満了時にデータの消去や返還を徹底させてください。
【企画財政部長】
　今回は，データ上の処理をして返還するということになると思います。
【会長】
　それでは，この案件については，職員の立会い等を含めた市からのチェックを行うことを条件として，承認することとします。また，現行の事業者が持つ個人情報についても，十分に留意してください。
（一同了承）
【会長】
　次の案件に進みます。それでは，（仮称）第６期高齢者福祉保健計画・介護保険事業計画策定に係るアンケート調査及びニーズ調査に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，説明をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
　それでは，自己紹介をお願いします。
【介護支援課長】
　介護支援課長の髙橋です。よろしくお願いいたします。
【介護支援課介護保険係長】
　介護支援課介護保険係長の岡本です。よろしくお願いいたします。
【会長】
　では，説明をお願いします。
【介護支援課介護保険係長】
　（仮称）第６期高齢者福祉保健計画・介護保険事業計画策定に係るアンケート調査及びニーズ調査に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，ご説明いたします。
　27年を始期とする（仮称）第６期高齢者福祉保健計画・介護保険事業計画の策定に向け，高齢者等の意向調査アンケート並びに高齢者の在宅介護の実態及びニーズをより具体体に把握するためのインタビュー調査を実施いたします。アンケート調査につきましては，委託により実施します。一般高齢者，要介護・要支援認定者に対し，調査票を郵送し，回答していただく郵送法により実施します。標本件数2,000件で，対象者は，介護保険被保険者システムより無作為抽出します。調査対象者を抽出し，宛名ラベルとして作成したものを委託事業者に渡し，事業者がアンケートの発送・回収・分析を行います。調査の時点では，住所・氏名等の個人が特定される情報の記入は求めません。回収・分析の時点で委託事業者が個人を特定できる情報を扱うこともありません。アンケート調査については，平成20年５月９日に開催されました当審議会において，既に了承されています。その際の審議会では，狛江市第４期以降介護保険事業計画及び高齢者福祉保健計画策定に係る個人情報の目的外利用及び外部提供並びに電子計算処理による事務処理委託についてご審議いただいております。介護保険事業計画は，介護保険法により３年毎の策定をすることとされています。そのため，審議事項には，第４期以降と明記していました。計画としては，介護保険事業計画と高齢者福祉保健計画を一体の計画として策定しております。第５期計画につきましては，平成20年５月９日で了承済みのため，付議をいたしておりません。
　この度，第６期計画の策定にあたり，これまでのアンケート調査に加え，新たにインタビュー調査を実施し，高齢者在宅介護の実態及びニーズをより具体的に把握していきたいと考えております。要介護者・要支援者に対する調査をケアマネージャーによるインタビュー調査として実施します。標本件数は300件です。要介護度割合に応じて配分した数の対象者を介護保険被保険者システムより無作為抽出します。その方の担当ケアマネージャーに調査票を渡し，ケアの際等にインタビュー調査を実施します。この際用いる調査票は，調査対象者宛ではなく，ケアマネージャーが所属する事業所宛に送付するものです。調査票の中には個人情報は記載されておりません。また，インタビューの中で個人情報を記載いただくこともございません。すなわち，ケアマネージャーが個人情報を持ち歩くこともございません。調査票作成・分析は，連携する法政大学大学院で行います。連携大学において個人を特定できる情報を扱うことはありません。なお法政大学との連携については，狛江市市民福祉推進委員会委員長である宮城教授が所属する大学であり，教授が主催する「高齢者在宅ケア継続システム研究プロジェクト」と連携して，専門的見地からの分析，他市間比較等を行い，（仮称）第６期高齢者福祉保健計画・介護保険事業計画策定に資する分析データ，新たなシステムの検討を行うために実施するものです。対象となる個人情報の記録項目ですが，被保険者氏名，住所，郵便番号はアンケート調査で使用するものでタックシールに印刷します。被保険者氏名，住所，要支援要介護認定情報は，インタビュー調査で使用するものです。件数としましては，アンケート調査が2,000件，インタビュー調査が300件となっております。実施時期は，答申後の９月を予定しております。以上で説明を終わります。
【会長】
　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　現時点では，アンケートやインタビューの概要はまだできていないのですか。
【介護支援課長】
　まだできておりません。
【委員】
　どのような内容になる予定ですか。
【介護支援課長】
　今のところでは，性別，年齢，介護の期間，困っている事などをお聞きする予定です。
【委員】
　回答するのは，介護を受けている人ではなく，介護をしている人ですか。
【介護支援課長】
　インタビュー調査では，そうなります。
【委員】
　アンケートではどうですか。
【介護支援課介護保険係長】
　アンケートでは，介護を受けているご本人様にご記入をお願いしますが，それが難しい場合は，ご家族にお願いすることになります。
【委員】
　訪問リハビリが多いとか，訪問看護が充実しないかなどを聞くということですか。
【介護支援課介護保険係長】
　第５期計画での内容は，将来誰に介護してもらいたいか，在宅・施設・市内を望むか，相談窓口を知っているかなどでした。
　アンケート調査につきましては，対象者を無作為に抽出しますが，認定を受けていてもサービスを利用していない方もいらっしゃいます。
【委員】
　ケアマネージャーは，市内の方とは限らないのですよね。
【介護支援課介護保険係長】
　調布市や世田谷区に住所を有する方もいます。
【委員】
　実際の対象者は何名ですか。
【介護支援課介護保険係長】
　一般高齢者の方も含まれるので，65歳以上の方全員が対象となり，18,000人程度になります。その中で，協議会等で件数を要介護度割合に応じて配分します。
【委員】
　アンケート調査で，事業者が分析するとなっていますが，これは集計するということですか。分析まで事業者ができるとは考え難いのですが。
【介護支援課介護保険係長】
　国が示しているワークシートを使用して分析します。
【委員】
　分析は，市か大学が行った方が良い気がしますが。
【介護支援課長】
　分析と言っても，クロス集計ですとか，どのような傾向があるのかといった程度のものになります。その結果を用いて，第６期計画の策定委員会で分析いたします。
【委員】
　その程度でしたら，分析という言葉は，使わない方が良いかもしれませんね。
　インタビューはケアマネージャーが１人で行うのですか。
【介護支援課介護保険係長】
　そのとおりです。
【委員】
　ケアマネージャーが調査票を持って，被保険者と１対１で記入をするということですね。
【介護支援課介護保険係長】
　そのとおりです。
【委員】
　調査票は事業所と大学どちらに返送するのですか。
【介護支援課長】
　我々が受け取るか，大学が受け取るかは現在検討中ですが，できれば直接大学で受け取ってもらう形を考えています。
【委員】
　調査票に個人情報の記載がないということのイメージが湧かないのですが。名前も記載しないのですか。
【介護支援課介護保険係長】
　介護区分毎に集計をする予定ですので，氏名等は記入する必要はございません。
【委員】
　それでもケアマネージャーの方は調査票に氏名を書いてしまうと思うのですが。数名の調査票を受け持つとなると，なおさらだと思います。１人で何名を受け持つのですか。
【介護支援課介護保険係長】
　調べてみないと分かりませんが，要支援の１と２の方については，地域包括センターにお願いするので，１人で５名以上は受け持つ可能性があります。
【委員】
　やはり，調査票に氏名をメモしてしまうと思います。
【介護支援課長】
　事前にしっかり指導いたします。
【委員】
　介護区分は個人情報ではないのですか。
【介護支援課長】
　介護区分だけでは，個人は特定されないので，問題ないと考えられます。調査票の案を回覧いたします。
　（調査票案回覧）
【委員】
　リストから抽出したＡさんがいたとして，担当のケアマネージャーが白紙の調査票を持ってインタビューをして，調査が終わったかどうかはリストで確認をするので，調査票に氏名は必要ないということですよね。
【介護支援課長】
　そのとおりです。
【会長】
　リストに介護区分も記載されているのですよね。
【介護支援課長】
　そのとおりです。リストも事業者に渡さないで実施することも可能です。
【委員】
　調査票の回収も市が行えば，万が一氏名が記載されていた際に，消すこともできますよね。
【介護支援課長】
　そのとおりです。
【委員】
　アンケート調査での，個人情報の提供先は，アンケートを発送・回収・分析する事業者ですよね。
【介護支援課長】
　そのとおりです。
【委員】
　その際の個人情報の取扱いに関する指示は，仕様別紙の３のその他で規定しているのですよね。
【介護支援課長】
　個人情報の取扱いに関しては，契約の際に特記仕様書を取り交わします。
【政策室企画法制担当】
　雛形がお配りしている資料の32ページにございますので，ご覧ください。個人情報を扱う契約の際には，別添で必ず取り交わすように指示をしております。
【委員】
　インタビューの分析は，大学で行うということですが，市も当然関わるのですよね。仮に市としては不必要だが，大学が欲しい情報があった場合に，その要請を拒否できますか。
【介護支援課長】
　それは拒否いたします。
【委員】
　資料では，小田原市で500人，狛江市で300人，鶴岡市で300人に実施するということですが，調査票のフォーマットは全て同じですよね。
【介護支援課長】
　そうですね。ただ，狛江市として欲しい情報は決まっていますので，それ以外の情報は集めません。
【介護支援課長】
　拒否権はあるということですね。
【介護支援課長】
　はい。
【委員】
　再来年からの計画のための準備ということですよね。
【介護支援課長】
　そのとおりです。
【委員】
　調査後の調査票の原本はどうするのですか。
【介護支援課長】
　５年間保存しまして，期間経過後に破棄いたします。
【委員】
　インタビュー調査は大学で分析して，アンケートは市で統計処理をするのですか。
【介護支援課長】
　統計処理までを事業者に委託します。
【委員】
　結果だけもらうということですね。
【介護支援課長】
　そのとおりです。
【委員】
　返送用の封筒にも無記名でお願いするのですか。
【介護支援課長】
　そのとおりです。
【委員】
　アンケート調査を大学にお見せしないのですか。
【介護支援課長】
　今のところその予定はありません。
【委員】
　両方見せた方が，良い分析ができるのではないでしょうか。
【介護支援課長】
　検討はしてみます。ただ，第６期計画の策定委員会では，両方の結果をお見せします。
【会長】
　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。
（担当課　退室）
【会長】
　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。
　よろしいでしょうか。それではこの案件については，個人情報の保護の取扱いについて庁内での体制管理に万全を期すという条件つきで，承認することとします。
（一同了承）
【会長】
　次に報告事項に進みます。
　それでは，国民年金事務に係る個人情報の目的外利用及び外部提供について，説明をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
　それでは，自己紹介をお願いします。
【保険年金課医療年金係】
　保険年金課の安田です。よろしくお願いいたします。
【会長】
　では，説明をお願いします。
【保険年金課医療年金係】
　それでは，国民年金事務に係る個人情報の目的外利用及び外部提供についてご説明いたします。
　根拠規定は，狛江市個人情報保護条例第11条第２項第４号及び第33条第２項です。次にこの事業の目的についてご説明します。国民年金法第３条第３項及び第６条並びに国民年金法施行令第18条により，国民年金に係る事務の一部は市町村の法定受託事務とされています。この事務を行うにあたり，国民年金被保険者の資格情報である氏名，性別，生年月日，住所等を日本年金機構に提供しています。別紙の資料をご覧ください。今ご説明した部分が，市から年金機構への紙ベースでの提供にあたります。また，日本年金機構から提供される情報を市の国民年金システムへ取り込んでいます。この資格情報の国民年金システムへの取込みを国民年金システムの管理事業者へ外部委託しています。別紙の資料をご覧ください。日本年金機構からPUCを介して市へ提供される部分がこちらに該当します。
　また，今回本システムのサーバOSが保守期限を迎え，平成25年11月から機器の入替作業を行うにあたり，事業者へ被保険者情報を提供します。その際は，被保険者情報の格納された機器を事業者へ提供し，各種設定・構築を行います。事業者にて新規サーバに情報を搭載し，そのサーバが狛江市に納品されるという流れになります。別紙の資料をご覧ください。図の下部がこちらに該当します。なお，サーバOSの変更に伴う契約内容の変更はありません。事業者とは，契約締結時に個人情報の取扱いに関する特記仕様書を取り交わし，個人情報の取扱いについて徹底しています。
　次に対象となる個人情報の記録項目についてご説明します。氏名，住所，生年月日，性別，国籍，所得金額及び控除の内容と金額となっています。件数は，約19,000件です。実施時期ですが，PUCとは平成15年5月から契約を行っております。以上で，説明を終わります。
【会長】
　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　PUCには定期的にお願いをしているのですよね。今回は，サーバの入替に伴ってPUCにまとまった情報を提供するということですよね。
【保険年金課医療年金係】
　そのとおりです。
【委員】
　これまでにトラブルはありましたか。
【保険年金課医療年金係】
　トラブルはありません。
【委員】
　サーバOSが変わって機器を取り替えるということですが，OSだけでなく，サーバの機器も取り替えるということですよね。
【保険年金課医療年金係】
　そのとおりです。
【委員】
　先ほど福祉総合システムはサーバを防災センターに移すというお話があったのですが，これも同様ですか。
【保険年金課医療年金係】
　今のところその予定はございません。
【委員】
　作業は，庁内で行うのですか。
【保険年金課医療年金係】
　データを外部媒体でPUCの本社に輸送し，そちらで作業します。
【委員】
　出来上がった物を市に持ってくるということですね。それでは，先ほどの福祉総合システムと同じということですね。
【政策室企画法制担当】
　そのとおりです。
【委員】
　OSの入替は，WindowsXPのサポート終了の関係ですか。
【保険年金課医療年金係】
　それとは無関係です。
【委員】
　作業の立会いや運搬等についてのチェックも今後検討していただきたいです。
【委員】
　資料の図の見方ですが，下部がサーバ入替の流れで，それ以外が通常業務の流れということですよね。このデータのMOでのやり取りは，変わりはありませんか。
【保険年金課医療年金係】
　変わりはありません。
【委員】
　データの内容に変化はないのですよね。
【保険年金課医療年金係】
　そのとおりです。
【委員】
　機器のメーカーは変わらないのですか。
【保険年金課医療年金係】
　その可能性は一部あります。
【委員】
　せっかく防災センターができるのに移さないのですか。耐震面でそちらの方が良いと思います。
【企画財政部長】
　スペースはありますので，検討させます。
【会長】
　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。
（担当課　退室）
【会長】
　最後に政策室の報告事項について事務局より報告してください。
【政策室企画法制担当】
　政策室から３点報告させていただきます。
　１点目の一般財団法人狛江市文化振興事業団への「絵手紙発祥の地－狛江」事業委託契約の変更についてですが，前回ご審議いただいた絵手紙事業の一般財団法人狛江市文化振興事業団への外部委託の契約内容について，改めて報告するものです。31ページのように契約変更し，個人情報に関する特記仕様書も取り交わしました。
　２点目は，番号法に係る個人情報保護条例の改正点についてです。番号法の施行に伴い，狛江市個人情報保護条例も見直しの必要があるということを，これまでお話させていただきました。今回は，まず番号法に係る個人情報保護条例の改正点について，番号法の内容とともにご説明します。
（資料説明）
【会長】
　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　平成28年からの運用開始と新聞で拝見しましたが。
【政策室企画法制担当】
　カードの配布が平成28年からになります。
【委員】
　気になっているのが，今までになかったオンライ結合が必要になってくることです。結合の仕方によっては，様々な問題が発生しますので，システム面では，慎重に考えてください。
【政策室企画法制担当】
　８月26日に総務省から自治体向けの指針が示されましたので，これに従ってシステム構築を行うことになります。ソフトウェアについても，国から共通のものが提供される予定です。
【委員】
　他の自治体との個人情報の受渡しの際に，個人番号を付けることになるのですか。
【政策室企画法制担当】
　そうです。この特定個人情報の扱いについては，通常業務とは別にログイン権限を設けて，特定の職員のみアクセスできるという形になります。
【委員】
　他自治体とのやり取りの際には，必ず番号を付けてやり取りをするようになるのですか。最終的には民間にも派生するというお話もあります。
【政策室企画法制担当】
　法律で利用範囲が限定されていますので，これに限って番号を付してやり取りをすることになります。条例でも，これに類似したものしか規定できません。
【委員】
　内部的な作業にはほとんど変更がないということですね。
【政策室企画法制担当】
　そのとおりです。
【会長】
　しきい値とは何ですか。
【政策室企画法制担当】
　個人情報を重要かそうでないかというレベルに分けるということです。
【委員】
　レベルという意味で考えてよろしいと思います。良いか悪いかを判定するための境目のことです。
【委員】
　この参考資料はどこからのものですか。
【政策室企画法制担当】
　内閣官房のホームページからのものです。
【会長】
　審議会は今後どのように動けば良いのですか。
【政策室企画法制担当】
　まずは，事務局で条例の改正案をお示ししますので，ご意見をいただきながら，修正を加えてまいります。審議会の所掌事項に関わる部分もありましたので，ご報告させていただきました。
【会長】
　他にご質問等ございませんか。
　それでは，次の報告をお願いします。
【政策室企画法制担当】
　報告事項の３点目は，委託契約等による個人情報処理事務の外部委託に関する実態調査についてです。前回，委員の方から，条例改正の前に個人情報処理事務の外部委託について把握しておく必要があるとのご指摘がございましたので，実態調査をいたしました。まず，条例第33条について確認させていただきます。条文によると，「実施機関は，個人情報を処理する事務を外部に委託するときは，当該事務の委託を受けたものに対して，個人情報の保護を図るため，個人情報の適切な管理について必要な措置を講じさせなければならない。
　実施機関は，電子計算処理により個人情報を処理する事務を外部に委託するときは，あらかじめ委託の内容及び条件について審議会の意見を聴くとともに，個人情報を保護するために必要な措置を講じさせなければならない。」とあります。今回の調査対象は，平成24年度の委託契約及び指定管理等に関する契約です。工事関係の委託契約は，あらかじめ除外しています。結果は，別紙の表をご覧ください。狛江市の契約には，２種類ありまして，契約担当課を通して契約するものと，契約担当課を介さないで主管課独自に契約する主管課契約があります。契約番号に漢字が含まれているものが主管課契約になります。調査の項目としては，契約番号，件名，契約方法，業者名，契約期間，条例第33条第２項に該当するか，諮問の有無，特記仕様書の有無及び外部委託事項となっています。
　調査の結果判明したことは，契約担当課契約の場合，政策室のチェックが入らず，審議会に諮問をしていないものが多くありました。これを受けて，契約担当課契約の場合でも，政策室に合議をするような仕組みを構築いたします。
【委員】
　契約担当課契約といっても，担当の課は存在するのですよね。
【政策室企画法制担当】
　はい。ただ，契約担当課契約と主管課契約では，使用するシステムが異なっています。
【委員】
　どちらの契約かということは，主管課で分かっているのですか。
【政策室企画法制担当】
　分かっています。
【委員】
　どこに違いがあるのですか。
【政策室企画法制担当主査】
　競争に適さない契約やリースの継続に伴う契約は，主管課契約できると契約事務規則で規定していまして，通常の文書決裁と同様の手続で契約が可能となっています。この場合，個人情報を扱うものがあれば，政策室で指摘が可能です。
【委員】
　公平性から考えると基本は，契約担当課契約なのですよね。
【政策室企画法制担当主査】
　そのとおりです。ただ，その場合，政策室のチェックができていないというのが現状です。
【政策室企画法制担当】
　あとは，課によって意識の差があります。やはり，意識の低い課では，諮問をしていない案件が目立ちます。
　条例第33条第２項に該当するかという項目が△になっている契約は，データを業者で管理しているかどうかを主管課でも把握していないものになります。
【委員】
　資料に業者名がありますが，我々が拝見してよろしいのですか。
【政策室企画法制担当】
　基本的には公開対象ですので，問題ありません。
【委員】
　諮問していないものが多いとはいえ，全て諮問することは難しいですね。
【会長】
　健康診断関係が軒並み諮問していないですね。あとは，教育委員会ですね。
【政策室企画法制担当】
　諮問していないものに関しては，来年度の契約の際に必ず特記仕様書を取り交わさせることが第一だと考えています。そして，政策室までチェックが回る体制を作ることも重要です。また，重要な個人情報を扱っている案件については，了承をいただけるなら審議会にて報告をすることを考えています。
【委員】
　何か問題があった時に，審議会へ諮問していないとなると大変なことになりますよね。
【委員】
　このような調査は，今までどこも実施していなかったのですか。
【政策室企画法制担当】
　量も膨大ですので，手が付けられなかったのでしょう。
【委員】
　明確なルール違反があることが判明しましたが，全てを解消しようとすると，我々もですが事務局や主管課にもかなりのご負担をかけてしまい，業務に支障が出てしまいますね。
【委員】
　条例第33条第２項に該当するかという項目が○の部分が問題なのですよね。確かに少ないとはいえないですね。
【政策室企画法制担当】
　そのとおりです。
【委員】
　余分に１回の開催程度ならやむを得ないと思います。毎年度の契約のものは，整理して報告していただきたいです。
【会長】
　課によって，個人情報に対する意識に差があるということですが，意識の低い課には考え直してもらいたいです。
【委員】
　契約更新の際に特記仕様書を取り交わしてもらえば良いと思います。
【会長】
　少し整理していただいて，次回にまた報告してください。
【政策室企画法制担当】
　どのような形で解消するか，提案させていただきたいと思います。　
【委員】
　特記仕様書ですが，もう少しコンパクトにできないでしょうか。１ページに収まるようになれば，多少は契約も楽になると思います。
【会長】
　何かご質問はございませんか。特にございませんか。それでは，これで質疑を終わります。
　最後に次回の日程調整を行いたいと思います。
【政策室企画法制担当】
　11月の下旬あたりでいかがでしょうか。
【委員】
　11月27日の水曜日はいかがでしょうか。
（一同異議なし）
【会長】
　次回は11月27日水曜日の午後１時からお願いいたします。
　それでは，本日の議事は終了いたしましたので，閉会とします。どうもありがとうございました。
（閉会　午後３時30分）