狛江市個人情報保護審議会（政策室）

狛江市個人情報保護審議会会議録（平成23年８月23日開催）

１　日時	平成23年８月23日（火）午後２時から午後４時25分まで
２　場所	第一委員会室
３　出席者	会長土肥　謙二委員間下　勇委員若柳　善朗委員中川　眞一郎委員小川　徳次郎委員松原　俊雄企画財政部長水野　穰政策室長松坂　誠政策室企画法制担当主査冨田　泰政策室企画法制担当渡邊　佐渡　谷田部説明者福祉サービス支援室長　小川福祉サービス支援室総合調整担当主査　高橋福祉サービス支援室総合調整担当　宇野環境管理課長　斎藤環境管理課長補佐　波瀬子育て支援課長　小川子育て支援課企画支援係長　中村子育て支援課手当助成係長　鈴木学校教育課学事給食係長　宗像学校教育課学事給食係　久保田課税課長　浅見課税課住民税係長　鈴木介護支援課長　西田介護支援課高齢者支援係長　布施
４　欠席者	委員　都築　完
５　諮問事項	・災害時要援護者支援システム構築委託に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について・緑の実態調査に関する市民アンケート業務委託に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について・児童相談システム化に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について・特別児童扶養手当受給者台帳及び受付簿に係る電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加について・狛江市私立幼稚園等園児の保護者に対する補助金交付事務のシステム化に伴う個人情報の目的外利用，電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について・狛江市に住民登録及び外国人登録がある児童・生徒の就学状況を把握する学齢簿事務のシステム化に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の設定及び処理事務の外部委託について・狛江市在住の国公立に在籍する児童・生徒保護者に対する就学援助事務のシステム化に伴う個人情報の目的外利用，電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について
６　報告事項	・地方税ポータルシステム「eLTAX」の利用拡大に伴う電子計算組織の結合について・熱中症予防対策グッズ等配布業務委託に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について
７　会議の結果
（開会　午後２時）【政策室長】時間になりましたので，狛江市個人情報保護審議会を開催いたしたいと思います。本日は，６月１日より新しい任期の委員で開催する初めての委員会となります。皆様には狛江市個人情報保護審議会委員をお引き受けくださり，誠にありがとうございます。まず市長よりご挨拶申し上げます。【市長】　皆さん，こんにちは。日頃より，狛江市の個人情報の保護に関しご尽力をいただき，お礼申し上げます。本日は大変お忙しい中，ご出席いただきまして誠にありがとうございます。今回から個人情報保護審議会委員の新しい任期が始まりますが，皆様委員をお引き受けくださり，ありがとうございます。本日は，諮問事項が７件，報告事項が２件となっております。諮問事項は，災害時要援護者支援システム構築委託に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について等のシステム化に伴う案件が６件，その他緑の実態調査に関する市民アンケート業務委託に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供についてです。報告事項は地方税ポータルシステムeLTAXの利用拡大に伴う電子計算組織の結合について及び熱中症予防対策グッズ等配布業務委託に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供についてでございます。詳細につきましては，事務局からご説明させていただきます。よろしくご審議のうえ，答申をいただきますようお願い申し上げます。【政策室長】　続きまして，委嘱状の交付に移ります。委嘱状は現在皆様のお席にお配りしておりますので，これをもちまして委嘱状の交付とさせていただきます。次に会長の選出をお願いしたいと思いますが，どなたか推薦いただける方はいらっしゃいますか。【委員】　前期まで会長を務められ，議事進行を適切に行っていただいた土肥委員に，今期も会長をお願いしてはいかがでしょうか。（一同了承）【政策室長】それでは，土肥委員に会長をお願いします。　続いて，市長から諮問させていただきます。【市長】諮問書をお渡しいたします。狛江市個人情報保護条例第11条第２項第４号，第12条第２項及び第33条第２項に定めるところにより，貴審議会の意見を求めます。以上でございます。よろしくご審議をお願いいたします。【政策室長】　それでは市長は公務がございますので，ここで退席させていただきます。（市長退席）【政策室長】　では土肥会長，議事の進行をお願いいたします。【政策室企画法制担当】　資料についてですが，一部訂正をさせていただきます。また，最後の案件の介護支援課からの報告事項ですが，これについては，熱中症予防対策ということで時期的に７月に行わなければ効果的ではない事業でありましたため，会長に事前にご了承いただきまして，直近の審議会にて報告をさせていただくという形で整理したものです。これについては，対象者を拡大したため，８月末に同様の作業を行うことになりました。後ほど担当課よりご説明いたします。【会長】それでは，諮問事項についての審議に入ります。まず災害時要援護者支援システム構築委託に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について，審議を行います。担当課から説明をお願いします。（担当課　入室）【福祉サービス支援室長】　福祉サービス支援室長の小川です。よろしくお願いします。【福祉サービス支援室総合調整担当主査】　福祉サービス支援室総合調整担当主査の高橋です。よろしくお願いします。【福祉サービス支援室総合調整担当】　福祉サービス支援室の宇野と申します。よろしくお願いします。【福祉サービス支援室長】今回諮問させていただくのは，災害時要援護者支援システム構築委託に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託についてでございます。災害時要援護者支援については，援護を希望する方から申請をいただき，市でリスト管理をしていますが，この度地図情報も取り入れた災害時要援護者支援システムを外部委託により構築するものです。詳細については，担当よりご説明させていただきます。【福祉サービス支援室総合調整担当】それでは詳細をご説明させていただきます。具体的には，災害時要援護者希望者の情報を委託事業者に提供し，個別訪問を行い，地図情報を取り入れたシステムを構築することを考えております。使用するパソコンは，電源起動時にログインIDとパスワードにて認証を求めるとともに，システム立ち上げ時にもログインIDとパスワードを求める二重のセキュリティ体制とし，担当課である福祉サービス支援室の職員のみが利用できるようにいたします。またシステム用PCについては，鍵付きのラックにて保管を行い，複写等ができないようUSBポートを接続不可にするなどセキュリティを徹底いたします。委託事業者は，情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）認定並びにプライバシーマークを取得している事業者であり，狛江市において個人情報を含む業務について受託の実績もあり，個人情報保護の取組みについては，信頼性の高い事業者であります。個人情報の取扱いについては，狛江市個人情報保護条例の遵守を徹底させ，また委託契約時には，個人情報の取扱いに関する特記仕様書をあわせて締結します。以上です。【会長】　説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　その他欄に書かれている平成21年度第４回個人情報保護審議会において了承した内容との関連はどのようになっているのでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　前回付議した内容は，災害時要援護者の登録希望者として提出いただいた情報をデータで管理することについての諮問だったのですが，今回はその集めたデータを委託業者に提供することについての諮問ということになります。【委員】　委託業者は都内の業者ですか。実績はあるのですか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　あります。【委員】　今回構築するシステムは，庁内の他のシステムとは結合されていないスタンドアローン方式ですか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　そうです。【会長】　記録項目の追加というのは，どの部分が追加になるのでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　今までは紙ベースでしかデータを保管していませんでしたが，それをシステム構築することにより，データで管理することになりますので，その部分が記録項目の追加になります。【会長】　地図情報とはどういうものでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　調査した情報をデータベース化しまして，市販の地図上に，この方はここに住んでいらっしゃるということが表示されるようなイメージを考えております。【会長】　その作業も含めて委託をされるということですか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　そうです。【委員】　個別訪問される件については，本人には事前に知らせるのでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　事前に電話等にてアポイントをとってから訪問します。【委員】　個別訪問するというのは他の人には漏れないのでしょうか。漏れると，職員になりすました人が訪問することで，様々なトラブルが起きるのではないかと思いますが。【福祉サービス支援室総合調整担当】　漏れません。あくまで本人にしかお知らせしません。【委員】　担当職員である旨はどのようにして本人がわかるのでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　今回の事業に従事する者だということがわかる名札を用意します。【委員】　訪問されるのは委託先の職員なのですか。データベースの構築だけを委託業者がやるのではないのですか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　今回の委託内容としては，個別訪問によるデータ収集作業とデータベースの構築作業は一体のものとして考えております。【委員】　当初導入時は委託業者により行うのはわかりますが，その後はまた訪問等により情報が更新されていくと思います。その部分は，どなたが担うのでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　システム構築で成果品が納入された後，更新作業は福祉サービス支援室の職員が行います。【委員】　2,700件とありますが，2,700世帯ないし2,700人ということなのでしょうが，この数字の件数全て個別訪問されるのでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　この数字は，災害時要援護者の登録希望者として申請書の提出をいただいた方全員の件数です。この中で，既に介護保険をご利用されていたり，障害者手帳をお持ちだったりする方については，既に所管課の方でどのような状態で過ごされているか等の情報は持っていますので，個別訪問はしません。高齢者世帯であるという情報以外の情報を持っていない世帯について，個別訪問をさせていただきます。【委員】　では現実にはどのくらいの件数を訪問するのでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　個別訪問は，1,700件を予定しています。【委員】　今回構築したデータは，今後どのように利用される予定なのですか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　災害時要援護者支援事業は，災害時に地域の方々や消防署等の関係団体に支援を迅速にお願いできるようにするということが目的ですので，そういった関係団体には情報を提供することを考えています。関係団体への提供については，登録申請の際に，その同意を得ております。【委員】　今回個別訪問しない方々についての情報は，各所管課が持っているデータをコピーする方式で今回のシステムに入れ込むのでしょうか。【福祉サービス支援室総合調整担当】　CSV形式で取り込む等の方法はとるかと思います。その点については，平成21年度第４回の審議会にてご了承いただいております。【会長】　他に質問はありますか。よろしいでしょうか。どうもありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に入りたいと思います。ご意見をお願いいたします。【委員】　趣旨はわかりましたので，よろしいのではないかと思います。【委員】　当初のシステム構築の際だけですので，構わないのではないかと思います。【会長】　個人情報の管理を適切に行っていただくということを条件に，了承ということでよろしいでしょうか。（了承）　では次の案件です。緑の実態調査に関する市民アンケート業務委託に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，担当課から説明をお願いします。（担当課　入室）【環境管理課長】　環境管理課長の斎藤です。よろしくお願いします。【環境管理課長補佐】　環境管理課長補佐の波瀬です。よろしくお願いします。【環境管理課長】緑の実態調査にあたり，市民参加手続きの一環として，市内の緑に対する意識，満足度，ニーズ等を把握し，その調査の資料とするため，市民アンケートを実施したいと考えております。住民基本台帳に掲載されている18歳以上の市民の中から年代ごとに抽出し，郵便番号・住所・氏名のデータを宛名タックシールに印刷したものを，緑の実態調査委託先である東京農業大学に提供します。具体的には，封筒への宛名タックシールの貼付，アンケート用紙の封入，封緘，返信されたアンケートの集計は，委託先で行います。委託先には，狛江市個人情報保護条例の遵守を徹底させ，委託契約締結時には，個人情報の取扱いに関する特記仕様書を併せて取り交わすものといたします。対象となる個人情報の記録項目ですが，住所，氏名，生年月日，追加で性別とさせていただきたいと思います。件数としては1,200件程度を予定しています。実施時期は平成23年９月を予定しています。以上です。【会長】　説明が終わりました。ご質問がある方はお願いします。【委員】　性別を追加されましたが，どうしてなのでしょうか。【環境管理課長】　男女の別により，緑に関する意識の違いがあるのかどうかについても調べたいということです。【委員】　集計まで委託先で行うのですよね。タックシールの貼付や封入についても大学に委託するのですか。【委員】　アンケートの中身だけを大学に提出すればいいのではないですか。【環境管理課長】　委託内容としては，送付作業と集計作業とを一体としています。【委員】　大学の研修室と連携するということですか。狛江市では初めてですか。【環境管理課長】　そうです。委託は初めてです。大学の研究室としては，全国で同様の内容を行っている実績があります。【会長】　大学の研究室には，生年月日や性別については，アンケート上に表記された内容が提供されるということですね。【環境管理課長】　生年月日については20歳代とか30歳代というような表記になります。性別については男性，女性のどちらかに丸を付けていただきますので，その状態で大学へ提供することになります。【会長】　1,200件というのは，多いのでしょうか。アンケートを行う時の一般的な件数ですか。【委員】　1,500件から1,700件程度というのが一般的だと思います。今回は総合計画のような広く市民の意見を伺うものではありませんので，少ないのではないかと思います。【環境管理課長】　緑の基本計画を昭和63年に見直した際の件数と同数にしております。【会長】　他にありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に入りたいと思います。ご意見をお願いいたします。【委員】　発送は市で行い，戻ってきたアンケートだけを大学に提供すればいいのではないかと思います。【委員】　もちろんそれが望ましいですが，このような委託作業の場合，作業を市の職員がやった場合には時間外の費用等もかかりますので，その費用対効果も考えて，委託をした方がいいという考えなのだろうと思います。費用対効果については，我々審議会の委員が意見を言う範疇ではないので，その点は，市にお任せするのがいいのではないですか。むしろ，委託作業の場合に審議会としては委託先の業者がどのような会社なのか，きちんと個人情報の管理ができるところなのかということの方が重要な検討課題になるのではないかと思います。【委員】　コストのことについては，審議会の域外だと私も思います。【会長】　それでは個人情報の管理を適切に行っていただくということを条件に，了承ということでよろしいでしょうか。（了承）　では次の案件です。児童相談システム化に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について，担当課から説明をお願いします。（担当課　入室）【子育て支援課長】　子育て支援課の小川と申します。よろしくお願いします。【子育て支援課企画支援係長】　子育て支援課企画支援係長の中村と申します。よろしくお願いします。【子育て支援課長】児童相談システム化に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について，ご説明します。根拠規定は，狛江市個人情報保護条例第12条第２項及び第33条第２項です。児童虐待等の児童相談に関して，児童の基本情報（氏名，生年月日，住所等），相談及び支援記録等を現在紙ベースで管理しています。今回当該児童相談を一元的に管理し，担当者間や管理者との情報共有のツールとして活用することなどを目的にシステムを導入する予定です。今年度中に，児童相談システムへの過去の児童相談記録をすべて入力し，来年度当初の本格稼動に向けて準備をしたいと考えております。児童相談システムの導入に際し，システムのカスタマイズ，過去の記録の入力作業等を委託業者へ委託し，紙ベースで児童相談記録を提供し，入力作業については委託業者が庁内にて作業を行います。児童相談システムのデータは市の電算室内の鍵付きのラック内サーバーに保存し，端末の使用に際してはユーザーＩＤとログインパスワードによる管理を行い，狛江市個人情報保護条例及び狛江市情報セキュリティポリシーに基づく運用を行います。対象となる個人情報の記録項目ですが，氏名，生年月日，住所，性別，連絡先（家族の連絡先を含む。），家族構成（家族の氏名を含む。），相談及び支援記録，その他家族構成に関連する事項となっております。件数は135件です。実施時期は，平成24年４月本格稼働に向けて，答申をいただき次第導入作業を開始する予定です。以上です。【会長】　説明が終わりました。何かご質問がある方は，お願いします。【委員】　以前に女性相談等のお話を伺った際に，教育委員会や子ども家庭支援センター，児童相談所との連携が重要であるというお話がありましたが，今回の取組みで，こうした関係機関の間での情報共有を進めたいという意向があると考えてよろしいのでしょうか。【子育て支援課長】　現在，相談業務に関する情報は，子育て支援課や子ども家庭支援センターを中心に一元化しております。この２つを中心に，学校や幼稚園，保育園が連携をとっていると考えていただければと思います。相談台帳が存在するのは，子育て支援課と子ども家庭支援センターの２か所です。学校や幼稚園，保育園で独自の台帳はあるかもしれませんが，その内容については子育て支援課や子ども家庭支援センターに存在する台帳に集約されているという考え方です。【委員】　このシステムが完成した場合に，利用する職員は，子育て支援課の職員と子ども家庭支援センターの職員ということでしょうか。【子育て支援課長】　そうです。【委員】　これはオンラインでつなげるのでしょうか。【子育て支援課長】　庁内LANの形で行います。あくまで内部です。電算室にサーバを立てて行います。【委員】　この作業は初期のセットアップ時のみ委託するということでしょうか。【子育て支援課長】　そうです。システム構築が終わりましたら，その後の情報の更新は，市の職員が行います。【委員】　委託業者で実際に作業にあたる人数は何人ですか。【子育て支援課長】　現在４人と想定しています。【委員】　現在相談業務は，何人で行っているのですか。【子育て支援課長】　市の職員は４人です。子ども家庭支援センターの職員も行っています。【委員】　135件というのは，年間の相談件数ですか。【子育て支援課長】　単年度ではなく，これまでの相談の蓄積件数です。【委員】　文書管理の問題になりますが，システム化された場合に，これまでの紙ベースの台帳はどのような取扱いになるのでしょうか。【子育て支援課長】　もともと台帳の文書管理は，18歳到達時又は転出等によりその方の台帳が不要になってから５年間は保存することになっております。今回システム化にあたり，廃棄するということは考えておりません。【委員】　台帳の保管についても格段の注意を払っていただきたいと思います。【委員】　今回端末は子育て支援課や子ども家庭支援センターにしか置かないということですが，今後情報共有していく範囲を増やすツールはできたということですね。例えば東京都の情報等も将来的には共有の可能性があるということですよね。【子育て支援課長】　将来的には考えられると思います。【会長】　対象となる個人情報の記録項目ですが，現在台帳に記載されている項目ということでよろしいですか。【子育て支援課長】　そうです。【会長】　警察や都の児童相談センターに相談した等は，相談欄に書かれているということですね。【子育て支援課長】　そうです。【会長】　委託業者はどのような業者なのでしょうか。【子育て支援課長】　電算関係の業者です。狛江市でも実績のある業者です。【会長】　児童虐待等の情報はとてもセンシティブな情報なので，漏えいには十分注意して委託業者には管理を徹底してもらいたいと思います。市の情報だけでなく都の情報等も扱うわけですから。【委員】　本人開示請求があっても開示するかどうかというくらいセンシティブな情報ですから，特に注意していただきたいです。【委員】　東京都の児童相談センターの情報とリンクできるような形で，今回セットアップはしておくのでしょうか。【子育て支援課長】　今回の委託業者は，都が実際にシステムを導入した業者ですので，そういった部分についても考えておりますし，現在の都では，児童相談のシステム化というのは積極的に推進しているところです。【会長】　他市では既に導入しているところはあるのでしょうか。【子育て支援課長】　立川市や東大和市が既に導入しています。【委員】　庁内の作業時には，職員が立ち合うのでしょうか。【子育て支援課企画支援係長】　立ち合いは考えていませんが，鍵のかかる部屋の中で作業をしていただく予定です。【会長】　他にご質問はありますか。よろしいでしょうか。どうもありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に入りたいと思います。ご意見をお願いいたします。【委員】　ユーザIDとパスワードで管理しているとのことですが，人事異動等で異動した人間がなお利用できてしまうような管理体制にはなっていないのでしょうか。【政策室企画法制担当】　異動した人間はもちろん利用はできません。またユーザIDとパスワードについては，定期的に変更しています。【委員】　変更については，何かルールはありますか。なければ，その点も考えていただきたいと思います。【政策室企画法制担当】　わかりました。【委員】　システムに登録されたデータは，文書管理上の話と関連しますが，同様に保存期間が決まっているのでしょうか。【委員】　決まっています。保存年限は台帳の時と同様で，期限が来たらデータは消し込まれます。【会長】　では，個人情報の管理を適切に行っていただくということを条件に，了承ということでよろしいでしょうか。（了承）　では次の案件です。特別児童扶養手当受給者台帳及び受付簿に係る電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加について，担当課から説明をお願いします。（担当課　入室）【子育て支援課手当助成係長】　子育て支援課手当助成係長の鈴木です。よろしくお願いします。【子育て支援課長】特別児童扶養手当受給者台帳及び受付簿に係る電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加についてご説明します。根拠規定は，狛江市個人情報保護条例第12条第２項です。特別児童扶養手当は特別児童手当等の支給に関する法律（昭和39年法律第134号）に基づき，障がいがある児童を養育している保護者に手当を支払うものです。認定権者は東京都知事で，東京都が受給者台帳の作成や手当の支給決定等の通知等を行っており，狛江市では申請受付等の窓口業務を行っています。今回特別児童扶養手当に関する受付事務の効率化を図るため，現在紙ベースで管理を行っている受給者台帳及び受付簿を電子化したいと考えています。具体的にはエクセルシートにて管理を行い，当該エクセルシートにはパスワードを設定し，利用者は特別児童扶養手当事務を行う子育て支援課の課員に限るものとします。対象となる個人情報の記録項目は，受給者台帳については，受給者氏名，受給者個人コード，証書番号，住所，電話番号，国籍，在留期間，対象児童名，対象児童個人コード，対象児童生年月日，手当等級，障がい有期（1），障がい名（1），認定月（1），手帳の交付状況（1），有期（2），障がい名（2），認定月（2），手帳の交付状況（2），該当月，非該当月，受給状況，その他手当等受給状況，備考，受給者・配偶者・扶養義務者に係る所得，各種扶養人数及び各種控除です。受付簿については，整理番号，住所，氏名，受付日及び再提出日，返付事由，返付日付，受理日，処理経過，審査経過，備考です。件数は，受給者台帳については年間約70件，受付簿については，年間約60件で，実施時期は平成23年９月を予定しています。以上です。【会長】　説明が終わりました。ご質問やご意見のある方はお願いします。【委員】　受給者台帳については，紙でも残すということですか。【子育て支援課手当助成係長】　受給者台帳については，東京都から情報を紙でいただきますので，紙での管理は続けていきたいと思います。【委員】　内部的なやり方を変えるということですね。【子育て支援課手当助成係長】　そうです。担当者の事務の効率化を図るということです。【会長】　他にご質問はありますか。よろしいでしょうか。どうもありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に入りたいと思いますので，ご意見をお願いいたします。個人情報の管理を適切に行っていただくということを条件に，了承ということでよろしいでしょうか。（了承）　次に狛江市私立幼稚園等園児の保護者に対する補助金交付事務のシステム化に伴う個人情報の目的外利用，電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について，狛江市に住民登録及び外国人登録がある児童・生徒の就学状況を把握する学齢簿事務のシステム化に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の設定及び処理事務の外部委託について及び狛江市在住の国公立に在籍する児童・生徒保護者に対する就学援助事務のシステム化に伴う個人情報の目的外利用，電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託について，担当課から説明をお願いします。（担当課　入室）【子育て支援課長】　同じシステムなのですが，機能を３つ持っていますので，それぞれ説明させていただきます。まず狛江市私立幼稚園等園児の保護者に対する補助金交付事務のシステム化に伴う個人情報の目的外利用，電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託についてご説明します。根拠規定ですが，狛江市個人情報保護条例第11条第２項第４号，第12条第２項及び第33条第２項です。内容ですが，狛江市私立幼稚園等園児の保護者に対する補助金交付事務は，データ管理や住基，税情報の連携，補助金算定，振込処理（６か月分ごとを年２回で交付）を市の電算室で行っていますが，年度中の転入転出等による条件変更に伴う処理や，東京都や国への補助申請に必要となるデータ集計等については，別にエクセル管理をしています。これらの業務をシステム化することにより入力及びデータ管理を一元化し，事務の効率化を図ります。システム化にあたり，委託業者には，必要となるデータをMOで渡すこととし，契約時には，個人情報の特記仕様書による覚書を取り交わし，狛江市個人情報保護条例の遵守を徹底するものとします。管理については，データは鍵付きのサーバーに保存しUSBメモリへの接続はできないようにし，端末５台の使用に際してはユーザーIDとログインパスワードによる管理を行い，狛江市個人情報保護条例及び狛江市情報セキュリティポリシーに基づく運用を行います。運用に際しては庁内LANを使用し，住基システム及び市民税システムと連携します。対象となる個人情報の記録項目ですが，世帯コード，性別，続柄，転入前住所，転出先住所，家族の情報，生活保護受給の有無,父母以外の扶養義務者情報です。年間対象者数は，800人で，導入は審議会の答申を受け次第，本格稼働は平成24年４月からです。以上です。【学校教育課学事給食係長】　学校教育課学事給食係長の宗像です。続けてご説明させていただきます。狛江市に住民登録及び外国人登録がある児童・生徒の学齢簿事務のシステム化に伴う電子計算処理により行う個人情報の記録項目の設定，処理事務の外部委託及びシステムの連携について，ご説明させていただきます。根拠規定は，狛江市個人情報保護条例第12条第２項及び第33条第２項です。内容としましては，狛江市に住民登録及び外国人登録がある児童・生徒の就学義務の発生・履行状況を把握し，就学義務の完全な履行を確保することを目的する学齢簿事務に関するデータを現在データを紙台帳で管理していますが，台帳の転入者等の新規作成処理や更新処理等については，別にエクセル管理をしています。これらの業務をシステム化することにより入力及びデータ管理を一元化し，事務の効率化を図ります。システム化にあたり，委託業者には，必要となるデータをMOで渡すこととし，契約時には，個人情報の特記仕様書による覚書を取り交わし，狛江市個人情報保護条例の遵守を徹底するものとします。管理については，データは鍵付きのサーバに保存しUSBメモリへの接続はできないようにし，端末４台の使用に際してはユーザーIDとログインパスワードによる管理を行い，狛江市個人情報保護条例及び狛江市情報セキュリティポリシーに基づく運用を行います。運用に際しては庁内LANを使用し，住基システムと連携します。対象となる個人情報の記録項目ですが，世帯コード，世帯一連番号，児童生徒住民コード，児童生徒名，児童生徒の生年月日，性別，続柄，学校名，学年，組，保護者住所，電話番号，家族区分，家族の氏名，家族の個人コード，性別，続柄，生年月日，就学猶予情報，就学免除情報，転入日,転出日,転入前住所,転出先住所です。年間対象者数は，6,000人です。実施時期は，答申を得て導入作業を開始し，平成24年４月から本格稼働です。続けて，狛江市在住の国公立に在籍する児童・生徒保護者に対する就学援助事務のシステム化に伴う個人情報の目的外利用，電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加及び処理事務の外部委託についてご説明します。根拠規定は，狛江市個人情報保護条例第11条第２項第４号，第12条第２項及び第33条第２項です。内容としては，狛江市在住の国公立に在籍する児童・生徒保護者に対する就学援助事務は，データ管理や住基，税情報の連携，振込処理（年４回で給付）を市の電算室で行っていますが，追加申請の処理や所得状況の変更処理，認定・否認定数の統計等については，別にエクセル管理をしています。これらの業務をシステム化することにより入力及びデータ管理を一元化し，事務の効率化を図ります。システム化にあたり，委託業者には，必要となるデータをMOで渡すこととし，契約時には，個人情報の特記仕様書による覚書を取り交わし，狛江市個人情報保護条例の遵守を徹底するものとします。管理については，データは鍵付きのサーバに保存しUSBメモリへの接続はできないようにし，端末４台の使用に際してはユーザーIDとログインパスワードによる管理を行い，狛江市個人情報保護条例及び狛江市情報セキュリティポリシーに基づく運用を行います。運用に際しては庁内LANを使用し，住基システム及び市民税システムと連携します。対象となる個人情報の記録項目ですが，課税情報，支給額,認定月，適用日，医療機関情報，疾病名，医療費，転入日,転出日,転入前住所,転出先住所です。年間対象者数は，800人です。こちらも答申をいただき次第，導入作業を開始し，平成24年４月に本格稼働の予定です。説明は以上です。【会長】　説明が終わりました。ご質問やご意見のある方はお願いします。【委員】　サーバは１つで３つの機能があるということですが，各担当は別の担当のデータを見ることはできないようになっていますか。【学校教育課学事給食係長】　ログインIDとパスワードが違いますので，見ることはできません。【委員】　今後データの更新については，どなたが行うのでしょうか。【子育て支援課手当助成係長】　職員で行います。【学校教育課学事給食係】　同様に職員で行います。【委員】　学齢簿事務については，現状電算等で行っている旨書かれていませんが。【学校教育課学事給食係】　学齢簿は現在紙台帳で職員が手書きで行っています。【委員】　「幼稚園等」となっていますが，これは何が含まれているのでしょうか。【子育て支援課手当助成係長】　教会等が運営している幼稚園類似施設が含まれています。【委員】　狛江市では幼稚園類似施設はないですよね。【子育て支援課手当助成係長】　補助金の支払い方法は，市内の幼稚園に払うわけではなく，狛江市に住民票のある子どもが通っている幼稚園に対して払いますので，市民の中で幼稚園類似施設に通っている方もいらっしゃいまして，実績としてはございます。【委員】　税システムとの連携とはどうして必要なのでしょうか。【子育て支援課手当助成係長】　申請を受けたら税情報との突合を行い，判定をして補助金額が決まります。【会長】　就学援助事務についても同様ですか。【学校教育課学事給食係】　同じです。申請主義になりますので，申請をいただいた後，税情報との突合を行い，判定をして補助金額が決まります。【学校教育課学事給食係長】　学齢簿については，住民基本台帳から対象者を抽出して作成します。【委員】　業者は１社ですか。【学校教育課学事給食係】　そうです。【委員】　必要となるデータをMOにして渡すということになっていますが，それはどなたが行うのでしょうか。今紙で持っているデータはどうなるのでしょうか。【子育て支援課手当助成係長】　幼稚園補助金事務に関しては，特に紙からデータ化するものはありません。【学校教育課学事給食係】　学齢簿については，紙ベースでデータを持っていますので，それを業者に渡して業者に入力をしてもらいます。【委員】　業者は臨時職員を使うのでしょうか。【政策室企画法制担当主査】　都の緊急雇用の補助金を活用した事業ですので，新規雇用者として臨時的に雇用された者が従事します。【委員】　前の案件でもおっしゃっていましたが，庁内で入力作業はしていただきたいと思います。【学校教育課学事給食係】　それは庁内で行います。【委員】　今後，このシステムはどのように運用していくのでしょうか。機能を追加したりするのでしょうか。【学校教育課学事給食係】　今回導入するシステムは，パッケージとして５つの機能がありますが，今ご説明したように３つの機能しか利用しません。特に将来的に増やす見込みもありません。例えば給食費に関する事務については，このパッケージとは別のものを既に導入済です。【会長】　他にご質問はありますか。よろしいでしょうか。どうもありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは審議に入りたいと思います。ご意見をお願いいたします。【委員】　事務局に質問ですが，システム化した方が効率的な事務というのは，まだたくさんあるのでしょうか。【政策室企画法制担当】　そうですね。具体的にどれくらいと申し上げることはできないのですが，今後も電算化は進んでいくと思います。【会長】　では委託業者に個人情報の管理を適切に行っていただくということを条件に，了承ということでよろしいでしょうか。（了承）では次は報告事項に移ります。地方税ポータルシステム「eLTAX」の利用拡大に伴う電子計算組織の結合について，担当課から説明をお願いします。（担当課　入室）【課税課長】課税課長の浅見と申します。よろしくお願いします。【課税課住民税係長】　課税課の住民税係長の鈴木と申します。よろしくお願いします。【課税課長】　地方税ポータルシステム「eLTAX」の利用拡大に伴う電子計算組織の結合について，ご説明いたします。　まず１件目ですが，eLTAXとは，地方税に関するさまざまな手続きをインターネットを通じて電子的に行うシステムで，現在，eLTAXのサービス種類は，電子申告，電子申請・届出，電子納税，年金特徴，国税連携の５種類でございます。このシステムを運営している組織は，全地方公共団体を会員とする社団法人地方税電子化協議会である。地方税に関する個人情報を取り扱うことから，高い安全性と信頼性を確保するべくセキュリティ対策（利用者認証，電子証明書による電子署名等）を実施しております。従来，課税事務については，自治体は国税の所得税確定申告書の内容を住民税の課税情報として生かし，職員が税務署に出向いて申告書から住民税用の部分を分離・複写して情報を入手し，自治体に持ち帰ってデータ入力し賦課決定するプロセスを経ておりましたが，平成23年１月から全国一斉に所得税確定申告データは，電子データでの受け渡しによる方法に変わり，税務署からeLTAX経由で各自治体に所得税確定申告データは，電子配信されることになりました。電子データの配信過程は，申告されたデータは，一度，国税庁で集約し，社団法人地方税電子化協議会にデータが送信され，LGWAN回線を使用してeLTAXからアプリケーションサービスプロバイダ（ASP）事業者の審査サーバを経由し，市が受信をするという方式で行われます。１件目については以上です。続きまして２件目です。今回は，eLTAXについて，新たに次の３つの利用拡大を行うものです。１つ目は，給与支払報告書の電子申告や特別徴収に係る電子申請（特別徴収義務者の所在地・名称変更届出書）及び特別徴収税額決定通知書の電子送付です。２つ目は，法人市民税にかかわる電子申告（確定申告，予定申告，修正申告等）や電子申請（法人設立，設置届出，異動届出）です。３つ目は償却資産税にかかわる電子申告です。結合先は，社団法人地方税電子化協議会及びASP事業者となります。２件目については以上です。【会長】　以上で説明が終わりました。ご質問やご意見がございましたら，お願いします。【委員】　このシステムを使うのはやはり省力化ということでしょうか。【課税課長】　従来紙で提出されていたものをパンチしてデータ化していた作業がなくなりますので，時間的にもまた財政的にも効率化されます。【委員】　今までは税務署に市職員が出向いていたということですか。【課税課長】　そうですね。直接ものを市職員が運びますので，途中で紛失等がある危険性は十分ありました。その点が回避できるのも大きいと思います。【委員】　電子データがそのまま行くのでしょうか。【課税課長】　電子申告された方のみです。【会長】　他にご質問はありますか。よろしいでしょうか。どうもありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは次の案件です。熱中症予防対策グッズ等配布業務委託に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，担当課から説明をお願いします。（担当課　入室）【介護支援課長】　介護支援課長の西田です。よろしくお願いします。【介護支援課高齢者支援係長】　介護支援課高齢者支援係長の布施と申します。よろしくお願いします。【介護支援課長】　熱中症予防対策グッズ等配布業務委託に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供についてご報告いたします。今回は，前回の審議会終了後に実施が決まったこと，また時期的に７月に行わなければ効果的ではない事業でありましたため，事前に会長にご相談をし，直近の審議会にてご報告させていただくことになっていました案件でございます。高齢者に対する熱中症予防の普及啓発，猛暑時の注意喚起を行い，高齢者を熱中症から守ることを目的として，熱中症予防対策グッズ及び熱中症の予防と対策に関するチラシを75歳以上の独居世帯又は高齢者のみの世帯の方に配布するものです。具体的には，75歳以上の独居及び高齢者のみ世帯の方のデータをタックシールに打ち出したものを委託先であるシルバー人材センターに提供します。シルバー人材センターの職員が市役所庁舎内にてタックシールの封筒への貼付，熱中症予防対策グッズと熱中症の予防と対策を周知するチラシの封入を行います。委託先には，狛江市個人情報保護条例の遵守を徹底させ，委託契約締結時には，個人情報の取扱いに関する特記仕様書を併せて取り交わすものとします。７月に配布したのはここに書かれているとおり75歳以上の独居及び高齢者のみ世帯の方についてで，5,186名に対し配布をしました。また，８月に追加として75歳以上の方全員と70歳以上74歳未満の方についても配布を行うこととしまして，対象者5,111名となっています。以上です。【会長】　以上で説明が終わりました。ご質問やご意見がございましたら，お願いします。【会長】　5,186名の中で，戻ってきてしまったものはありますか。【介護支援課長】　数件戻ってきましたが，ほとんどの方には届いている状態です。【委員】　高齢者ではない方と同居している高齢者というのは今回対象になっていないと思いますが，どれくらいいらっしゃるのでしょうか。【介護支援課長】　2,800名ほどいらっしゃいます。【委員】　熱中症予防グッズとはどんなものですか。市販されているものですか。【介護支援課長】　そうです。このように首やおでこに巻くものです。この中に給水フォームが入っておりまして，これを巻くことで涼しさを感じられるというものです。市等が注文するとまとまった数が必要になりますので，品切れという状態も当初ございました。【委員】　反響はいかがでしたか。【介護支援課長】　感謝のお手紙等が多かったです。【会長】救急搬送　市内で熱中症により救急搬送された方というのはいらっしゃるのでしょうか。【介護支援課長】　こちらには直接そのような情報は入っていません。【委員】　８月末で統計をとるかと思いますが，狛江市だけの数字ではありませんので，確実な数字はわかりません。【会長】　他にご質問はありますか。よろしいでしょうか。どうもありがとうございました。（担当課　退室）【委員】　今回の案件でシステム導入について数件ありましたが，ログインIDとパスワードの管理というのはどんな状態なのか，サーバの管理はどのように行っているかを我々に見学させてもらうというのはどうでしょうか。検討してみてもらえますか。【会長】　そうですね。次回の開催時に行えるか，検討してください。【政策室企画法制担当】　わかりました。【会長】以上で本日の議事はすべて終了です。どうもありがとうございました。（閉会　午後４時25分）

個人情報保護審議会委員名簿

肩書	選任の区分	氏名
会長	市民	土肥　謙二
委員	学識	間下　勇
委員	学識	若柳　善朗
委員	市民	中川　眞一郎
委員	市民	小川　徳次郎
委員	市民	都築　完
委員	市職員	副市長　松原　俊雄

その他

二次利用可否	不可

お問い合わせ先

所管課	企画財政部政策室
電話番号	政策法制担当：03-3430-1153 　企画調整担当：03-3430-1163 　市民協働推進担当：03-3430-1164
お問い合わせフォーム	https://www.city.komae.tokyo.jp/index.cfm/4,96419,html