狛江市個人情報保護審議会会議録（平成25年５月17日開催）

会長 土肥　謙二
委員 間下　勇
委員 若柳　善朗
委員 中川　眞一郎
委員 都築　完
委員 小川　徳次郎
企画財政部長 石森　準一
政策室長 小川　啓二
政策室企画法制担当 佐渡　川島　勝浦
説明者 

地域活性課市民文化係長　細川
地域活性課市民文化係　菅
子育て支援課長　小川　
子育て支援課企画支援係長　中村　
都市整備課長　小俣　
都市整備課長補佐　加藤　
都市整備課企画計画係　宮本　
課税課住民税係長　鈴木　
課税課住民税係　松本　
地域活性課地域振興係長　三宅
地域活性課地域振興係　岡田
政策室企画法制担当　佐渡

（開会　午後２時）
【政策室長】
　本日は，傍聴希望者がいらっしゃいますが，会長，いかがいたしましょうか。
【会長】
　特に個人情報が審議会案件に含まれていませんので，傍聴を認めたいと思いますが，いかがでしょうか。　
（一同了承）
【政策室長】
　時間になりましたので，狛江市個人情報保護審議会を開催いたしたいと思います。それでは，市長より諮問させていただきます。
【市長】
　では，改めまして，こんにちは。委員の皆様には，日頃から狛江市の個人情報の保護に関しまして，ご尽力を賜り，また，お忙しいところ，今日ご出席していただきまして，誠にありがとうございました。それでは，諮問事項を読み上げさせていただきます。一般財団法人狛江市文化振興事業団への「絵手紙発祥の地－狛江」実行委員会事務局移管に伴う個人情報の外部提供について，子ども・子育て支援事業計画に係るニーズ調査に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，狛江のまち魅力百選広報業務委託に伴う個人情報の外部提供についての３点でございます。詳細につきましては，事務局の方から，後ほど説明させていただきますので，よろしくご審議をお願いいたします。
【政策室長】
　それでは市長は公務がございますので，ここで退席させていただきます。
（市長退席）
【政策室長】
　それでは，審議に入る前に，４月に企画財政部で人事異動がございました。今回，人事異動で新たに勝浦が政策室に異動になり，担当になりましたので，ご紹介いたします。
【政策室企画法制担当】
　企画財政部政策室企画法制担当に配属となりました勝浦　環と申します。よろしくお願いいたします。
【政策室長】
　それでは，会長，議事の進行をお願いします。
【委員長】
　それでは，最初の案件の一般財団法人狛江市文化振興事業団への「絵手紙発祥の地－狛江」実行委員会事務局移管に伴う個人情報の外部提供について，担当課から諮問の内容について説明をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
　それでは，自己紹介をして，内容の説明をお願いいたします。
【地域活性課市民文化係長】
　地域活性課市民文化係長の細川と申します。よろしくお願いいたします。
【地域活性課市民文化係】
　地域活性課市民文化係の菅と申します。よろしくお願いいたします。
【会長】
　では，説明をお願いします。
【地域活性課市民文化係長】
　それでは，一般財団法人狛江市文化振興事業団への「絵手紙発祥の地－狛江」実行委員会事務局移管に伴う個人情報の外部提供について，説明いたします。
　内容につきまして，平成25年度から「絵手紙発祥の地－狛江」事業を一般財団法人狛江市文化振興事業団へ移管することになり，そこでこれまで市で保有していました「狛江－絵手紙サポーター」という個人情報を一般財団法人狛江市文化振興事業団へ提供することで，「狛江－絵手紙サポーター」事業を円滑に進めたいと考えております。
「狛江－絵手紙サポーター」とは，サポーターとして市に登録し，絵手紙を無償で事務局に送っていただける方々のことで，平成25年４月25日現在で384名の方がいらっしゃいます。送っていただいた絵手紙は，市内における展示（絵手紙街角ギャラリー）が狛江市に何箇所かございまして，そこで展示をしたりして，活用させていただいております。同サポーターには，年４回程度，会報を送っておりまして，送付の際に氏名，住所等が必要となることにより，今回，個人情報保護審議会で審議していただくことになりました。説明は，以上です。よろしくお願いいたします。
【会長】
　以上で，説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　一般財団法人狛江市文化振興事業団というのは，組織の性格としては，どういう種類の団体なのですか。　
【地域活性課市民文化係長】
　市民ホール（エコルマホール）の指定管理者でして，形態といたしましては，一般財団法人狛江市文化振興事業団に委託という形になります。
【委員】
　シルバー人材センターとか社会福祉協議会は，狛江市個人情報保護条例第40条の出資法人等に該当する団体ですが，狛江市文化振興事業団は，それとは違う種類の団体なのですか。
【政策室企画法制担当】
　100パーセント出資の法人ですので，本条に該当します。
【委員】
　そうすると，同条の「この条例の規定に基づく市の施策に留意しつつ，個人に関する情報の適切な取扱いを確保するため必要な措置を講ずるよう努めなければならない」という規定に基づく審議と理解してよろしいわけですね。
【会長】
　狛江市文化振興事業団に対する個人情報の提供は初めてだということなのですが，この事業団の内部規定で個人情報保護の規定はあるのですか。
【地域活性課市民文化係長】
　はい。市の条例に準じまして，個人情報保護の規程を制定しておりまして，それに基づいて事務を行っています。
【会長】
「狛江－絵手紙サポーター」として，384名の方が登録をされているということですが，全員狛江市民の方ですか。　
【地域活性課市民文化係長】
　内訳といたしましては，市民が３分の１程度，市民以外の方が３分の２程度になっております。
【会長】
　市外の人の方が多いですね。
【地域活性課市民文化係長】
　はい。イベント等を行う際に，市外からお越しいただき，サポーターに登録していただいたという方が多くいらっしゃいました。
【委員】
　本日の諮問事項によると，委託契約締結の際に，特記仕様書を締結すると書いてありますが，委託契約は４月1日付けになっていますが，同日に締結しているのでしょうか。
【地域活性課市民文化係長】
　この審議会を通してから，契約ということになるのですが，その点に関しましては，政策室と調整をして行いたいと思っております。
【委員】
「契約の際には」と書いてありますが，既に契約は，締結しているのではないですか。
【地域活性課市民文化係長】
　申し訳ございません。
【委員】
　審議をする際，資料として，特記契約書の素案を出してください。そして，これは，条例全体に関する事項であるから，政策室が把握すべき筋のものです。
【政策室企画法制担当】
　はい。
【委員】
　委託契約に関して，「狛江－絵手紙サポーター」事業費を差し支えなかったら，教えていただけますか。
【地域活性課市民文化係長】
　今までも，事務局が狛江市にございまして，事業を行ってきたのですが，それをそのまま事業団に移すということで，基本的には，前年度と同じ金額になるはずですが，金額自体は，若干下がっております。
【委員】
　下がったのですか。今までの決算・予算を下回るということですね。
【地域活性課市民文化係長】
　はい。今までと事業のやり方を変えまして，絵手紙教室自体を料金を取るようにする等，予算の圧縮を図りました。
【会長】
　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。
（担当課　退室）
【会長】
　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。
【委員】
　趣旨に関しては，問題がないのですが，委託契約の際の特記仕様書の案がないのに，了解してくださいといわれても，できませんので，また，作成したところで会長のご了解をいただくということでどうでしょうか。
【政策室企画法制担当】
　特記仕様書自体は，共通のもので，以前，本審議会で審議いただき，了承を得た定型の仕様書を使用しています。
【委員】
　特記仕様書というのは，共通のものですか。
【会長】
　これまでも外部に委託したときに，特記仕様書がない状況があったので，特記仕様書を作成し，そしてそれに基づいて委託契約するという取扱いにしてきました。次回の審議で，いつ契約したのか，特記事項を含めて委託契約したことを報告してください。
【委員】
　特記仕様書に関してですが，契約書と一体化すべきではないでしょうか。
【政策室企画法制担当】
　契約書の付属資料として，特記仕様書を必ず添付する形にさせていただいてます。
【委員】
　契約内容によって，それぞれ特記仕様書の内容が多少違うのですか。
【政策室企画法制担当】
　いわゆる委託契約，委任契約，請負契約等に関しては，同一の特記仕様書を使っています。
【委員】
　個人情報の外部委託の形態として，様々な形態がありますが，全て同じ特記仕様書で使用するのですか。
【政策室企画法制担当】
　基本的には，国で同じような特記仕様書を作成しておりまして，国の特記仕様書をベースに，以前作らせていただきました。
【委員】
　様々な団体全てに同じ特記仕様書を付けるのですか。
【政策室企画法制担当】
　はい。請負契約，委託契約等に関しては，これを使っております。派遣契約では，特記事項の内容が変わってきますので，別途派遣契約用の特記仕様書を作成して，主管課に使用していただくようにお願いしております。それ以外の契約形態が出てきた場合には，それに合わせた特記仕様書を作成いたしまして，事務局から主管課に使用していただくようにお願いしたいと思います。
【委員】
　特記事項であるのだから，委託業務契約書に別紙として添付するのではなくて，一体化すべきではないかと思います。一体化されてなければ，契約書内に特記仕様書に関する条項を入れて，委託契約として合意していないことになってしまうと思います。契約書の条項の中の１つとして，そのような条項を設けたうえで，別紙として特記仕様書を添付していただくような形ですね。そうするか，別途，署名捺印をいただくかですね。
【企画財政部部長】
　先程の委託契約が４月１日付けでなされていたものについてですが，「狛江－絵手紙サポーター」事業が「絵手紙発祥の地－狛江」事業の一つとして委託契約も一体となっているために「絵手紙発祥の地－狛江」事業が開始される４月２日に締結しております。つきましては，７月からサポーターへの情報提供という形で開始されますので，７月前に契約変更の形で特記仕様書に関する事項を入れさせていただければ，整合性が取れると思います。
【会長】
　今の説明を踏まえて，次回に報告していただくということで，よろしいでしょうか。内容については，よろしいでしょうか。
（一同了承）
【会長】
　次の案件に進みます。それでは，子ども・子育て支援事業計画に係るニーズ調査に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，説明をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
　それでは，自己紹介をお願いします。
【子育て支援課長】
　子育て支援課長の小川と申します。よろしくお願いいたします。
【子育て支援課企画支援係長】
　子育て支援課企画支援係長の中村と申します。よろしくお願いいたします。
【会長】
　はい，どうぞ，お座りください。
【子育て支援課長】
　諮問事項について，説明をさせていただきます。子ども・子育て支援事業計画に係るニーズ調査に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について，審議をお願いします。根拠規定は，狛江市個人情報保護条例第11条第２項第４号になります。子ども・子育て支援法（平成24年法律第65号）第61条に規定する狛江市子ども・子育て支援事業計画の策定において，子育て支援サービスの利用に関する意向その他の事情を勘案するため，ニーズ調査を実施いたします。その際，住民基本台帳に記載されている市民の中から，年齢要件にて，就学前児童及び就学児（小学校）児童を抽出し，郵便番号，住所及び氏名を宛名としてタックシールに印刷したものを受託先へ提供いたします。タックシールの封筒への貼付，調査票の封入作業及び回収・集計を委託先で行います。
　作業受託先とは，契約締結時に，個人情報の取扱いに関する特記仕様書を取り交わし，個人情報の取扱いについて徹底させるものといたします。対象となる個人情報の記録項目でございますが，①住所②氏名③生年月日の３つでございます。件数でございますが，こちらの数字が就学前児童900件，就学児童（小学校）900件となっておりますが，仕様書案の方では，1000件となっております。1000件が正しいものとなりますので，訂正をお願いいたします。実施時期は，平成25年８月から９月までを予定しております。担当部署は，児童青少年部子育て支援課企画支援係となってります。説明は以上となります。よろしくお願いいたします。
【会長】
　説明は，終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　児童ですから，親権者宛てに出さなければならないので，不正確ではないですか。
【子育て支援課長】
　今回のニーズ調査は，児童の氏名で調査票を郵送します。
【委員】
　法律的には，児童には受送達能力がないため，調査票を児童宛てに郵送することには問題があると思います。ましてや，就学前児童では，何が郵送されているか分からないです。普通は，子どもの名前できたら，親に来たとみなすということにはなるんでしょうけどね。児童の名前で出すのは，ちょっとおかしいと思います。
【企画財政部長】
　やり方とすると，児童の氏名保護者宛という形にするのが良いと思います。
【委員】
　法律の世界から見ると，違和感を感じます。
【会長】
　それは，受ける能力がないということですか。
【委員】
　事理弁識能力がないので，郵便で何が来ても分からない状態です。郵便は，実際に住んでいるなら，送ったら届きますが，法的に気になります。市でどのように統一的にされているのか分かりませんが，全部合わせていただければ，構わないです。
【会長】
　世帯主のところに送ったというケースがあったと思います。
【子育て支援課長】
　世帯主がイコールお子さんのお母さんとお父さんではない場合もございますので，ニーズ調査を実施する場合には，児童の親権者と児童の氏名保護者様で送ります。
【委員】
　回答者は，世帯主ではなく，親権者なのですよね。
【子育て支援課長】
　はい。親権者かどうかは，住民基本台帳では，分かりかねます。
【委員】
　戸籍を見なければ分からないのですね。
【委員】
　調査に回答するのは，児童ではないことは確かですが，今回は児童の氏名保護者様という形で行ってよろしいでしょうか。
【会長】
　要は，調査票がきちんと児童のもとに届いて，親権者又は，扶養義務者が調査票を書けるような状況を担保できるような方法を考えてもらうということでよろしいかと思います。
【委員】
　参考までに，以前に審議された子どもに本を配るというご案内は，子ども宛てに送るのが良いと思いますので，宛名は，ケースバイケースなのではないでしょうか。
【委員】
　この調査は，子どものニーズではなく，親のニーズを調べるわけですよね。
【子育て支援課長】
　保護しているその方のニーズを調べることが目的です。
【委員】
　保護者のニーズを調査したいのであるならば，例えば，狛江太郎様保護者様という形で出さないといけないと思います。
【委員】
　児童の保護者は，ニーズ調査の内容として，個人情報を提供するわけではないですよね。
【子育て支援課長】
　はい。個人が特定できるものではなく，無記名という形です。
【委員】
　無記名の調査なのですね。タックシールには，住所と宛名を書くのであるから，生年月日は，外部提供される項目ではないですよね。
【子育て支援課長】
　アンケートを送らせていただく際の選定において，使わせていただくものになります。
【政策室企画法制担当】
　目的外利用に該当いたします。
【委員】
　業務委託先は，分析等も行うことになる業者のようですが，そういう面に詳しい業者なのですか。
【子育て支援課長】
　これから，プロポーザル方式で，業者を選定することになっております。データの分析等も行っていただくことになりますので，そういった面に詳しい業者を選定しようと考えております。
【委員】
　会議の議事録や会議の支援等を含めた業務を一体として頼むわけですね。
【子育て支援課長】
 そうです。
【委員】
　委託先は，実績のあるところなのですか。
【子育て支援課】
　これから，選定いたしますが，実績のあるところを選ぼうと考えております。
【会長】
　目的の後段にある子育て支援サービスの利用，その他の意向とありますが，現在，具体的に，市は，どのような子育て支援サービスを行っているのですか。
【子育て支援課長】
　保育園の利用も含めた子育て支援サービスを提供しています。
【会長】
　いくつかある子育て支援サービスの中で，アンケートでは，どのようなことを聞くのですか。その中に，保育園の利用に関しても含まれるのですね。
【子育て支援課長】
　アンケートでは，子育て支援サービスの利用状況，現在提供している子育て支援サービスが必要なのか否か等を聞く予定です。
【会長】
　その中に，保育園の利用も含まれるのですね。
【子育て支援課長】
 そうです。
【会長】
　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。
（担当課　退室）
【会長】
　それでは，審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。
【委員】
　業者選定に関してですが，以前にも子どもの図書に関する業者選定を行ったと思うのですが，子ども・子育てに関してはこの業者というような大きなくくりで業者を選定するのですか。それとも，各事業ごとに業者を選定するのですか。
【政策室企画法制担当】
　この事業に関しては，応募していただいた業者の中から，選定するというプロポーザルを実施いたします。以前の図書館の件は，プロポーザルではなく，それぞれ事業者を選定するという形のものです。
【委員】
　子ども・子育てという共通のくくりの中で，様々な業者に委託するということは，それだけ外部に個人情報が出るのですよね。
【政策室企画法制担当】
　そうです。
【委員】
　例えば，子ども・子育てに関しては，Ａという業者に決めれば，個人情報はそこにしか提供されなくなるため，リスク防止の観点から１社に決めるということはしないのですか。
【政策室企画法制担当】
　個人情報保護の観点から考えますと，１社にするということは，望ましいと考えますが，事業の性質がそれぞれ異なりますので，その事業を効率的に進めていただける業者を選定する方が事業の全体的な見地から最適であると考えます。しかし，おっしゃられたように個人情報の流出のリスクはあると思いますが，その点に関しては，特記仕様書を添付するなどして，契約上でのリスク管理及び実際の個人情報の管理を徹底していただくという形をとりたいと思います。
【委員】
　リスク管理は，市の方でやるものではないのですか。
【政策室企画法制担当】
　そうです。特記仕様書内で報告義務等を課すことによって，それぞれの業者を担当課が監督をすることで行います。
【委員】
　市は，受託業者に対する監督義務があります。個人情報に関する事務を多数の業者に外部委託すればするほど，チェックに手間がかかることになるので，できるだけ特定の業者に委託をした方がいいのではないかと思います。
【政策室企画法制担当】
　しかし，行政側といたしましては，特定の業者に偏ることはできず，公平性は担保されなければならないという点がありますので，その部分も勘案して考えなければならないと思います。
【委員】
　契約書で書かれた内容を実際に行っているかどうかは分からないから，歯止めをかけるために作業を見に行く必要があるのではないですか。
【政策室企画法制担当】
　はい。主管課による監査も検討していかなければならないと考えます。
【委員】
　個人情報保護条例を制定した際の想定では，これほど個人情報に関する事務の外部委託は想定されていなかったと思います。あくまでも，基本的には内部で行い，例外的に委託するという形であったのに，今現在は，むしろ行政内部だけで行っている事務の方が少ない状況になっているのではないですか。外部受託業者の一覧を作って，今ある定型的な特記仕様書がないときに外部委託した事例で，特記仕様書を締結していない業者があるのか，契約更新の際に特記仕様書も更新しているか等もチェックすることを考えなければならないと思います。
【政策室企画法制担当】
　分かりました。
【委員】
 他市では，立入検査もできる旨を規定した条例があるところもあるそうで，新しい時代にあった対応をしていくべきだと思います。
【政策室企画法制担当】
　その点に関しましては，最後に報告事項で申し上げようと思っておりましたが，個人情報保護条例も平成13年の全部改正以来，大幅な改正はなされていませんので，外部委託等の状況に鑑みて，ある程度，考えなければならない時期に来ていると思われますので，後ほど，説明させていただきます。
【会長】
　今回の調査は，就学児・就学児前の児童の氏名等を提供するものですから，情報の取扱いは充分に注意をしていただくということで，よろしいでしょうか。
（一同了承）
【会長】
 それでは，狛江のまち魅力百選広報業務委託に伴う個人情報の外部提供について説明をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
 自己紹介をして，内容の説明をお願いいたします。
【都市整備課長】
 都市整備課長の小俣でございます。課長補佐の加藤，企画計画係の宮本でございます。よろしくお願いいたします。
【会長】
 説明をお願いします。
【都市整備課長】
　それでは，狛江のまち魅力百選広報業務委託に伴う個人情報の外部提供について，説明させていただきます。この目的につきましては，「狛江のまち―魅力百選」が平成24年度の選定で99件まで選定されたことに伴いまして，これまで選定された場所について広報資料の形で歴史的背景等の説明をまとめ，より一層狛江市と市民全体の共有財産であるという意識を啓発し，市民自身による保全及び活用を促すことを目的とするとともに，今後の狛江市の景観行政へ適切に活用を図っていくものでございます。
　既に選定されている百選の中には，個人の所有物もあり，選定箇所の歴史的背景等を広報資料としてまとめる際に所有者の個人情報を提供する必要があります。提供する個人情報は推薦者及び所有者の住所，氏名及び電話番号とし，委託業者が独自に連絡をとり，取材等を行うことを想定しているものでございます。個人情報を提供する委託事業者は，プライバシーマークの認定を取得している者とし，狛江市個人情報保護条例の遵守を徹底させ，委託契約の際には個人情報の取扱いに係る内容を明記した特記仕様書を締結するものといたします。以上で，説明を終わります。
【会長】
 説明は，終わりました。ただ今の説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　この作業をする前に所有者等に対する個人情報の提供への了解はどうやってする予定ですか。
【都市整備課企画計画係】
　事前にご連絡をさせていただき，委託業者に個人情報を提供することについてのご了承をいただけた場合には，委託業者に提供させていただこうと思っています。
【委員】
　その説明の際に，一般的ではなく，明確にどのような内容で広報資料に載るかを説明するのですか。
【都市整備課企画計画係】
　はい。プロポーザル形式で選定を行う予定でありまして，現在，委託業者の提案の受付期間でありますので，委業者が決定した段階で，説明の方法を考えていきたいと思っています。
【委員】
　今後，推薦者があっても，選定されないものもあるのですよね。
【都市整備課企画計画係】
　そのとおりでございます。選定されないものも，もちろんございます。
【委員】
 選定されないと決まった際には，業者には委託されないわけですよね。
【都市整備課企画計画係】
　そうです。99件というのは，今まで選定されたものを意味します。
【委員】
　100件目以降も今回の業者に委託するのですか。それは，また別ですか。
【都市整備課企画計画係】
　100件目以降に関しては，まだ未定でございまして，99件目までの選定に７年間という期間を要しましたので，ここで一度，広報資料としてまとめることを目的に今回行おうと思っております。今後選定されたものを委託をする際には，また別に行おうと思っております。
【委員】
 今回は，過去に選定したものだけが対象というわけですね。
【都市整備課企画計画係】
 そうです。
【委員】
 件数が200件ということは，ほとんどが個人所有というわけですか。
【都市整備課企画計画係】
 ほとんどが個人所有というわけではありません。
【委員】
 個人所有でない場合とは，どのようなものがあるのですか。
【都市整備課企画計画係】
 市の所有物ですとか，多摩川の風景のように個人で所有できないもの等もありまして，おおむね200件ということになります。
【委員】
 では，個人情報保護条例上で，個人情報に該当する情報は，実際には何件になりますか。
【都市整備課企画計画係】
 推薦者の方は，99名で個人所有でない場合もありますので，実際には200件以下となりますが，最大で200件程度と記載させていただきました。
【会長】
 共有の場合もあるでしょうね。
【都市整備課長補佐】
　補足での説明になりますが，狛江のまち魅力百選に関しましては，平成19年度から行っておりまして，毎年11月に行われております市民まつりにおいて，当該年度の選定された案件についてステージ上で表彰させていただいております。その際に，個人の所有である場合につきましては，その所有者の方に選定の了承を得て，ご本人様にお越しいただける場合には，会場で表彰状をお渡しております。また，冊子でまとめさせていただく場合には，今後，プロポーザルという形で，応募業者ごとに事業提案をしていただきます。最終的に，事業の形が決まった段階で改めて，個人の所有者に方には，改めてご連絡をさしあげたいと思っております。
【委員】
　委託業者の取材というのは，受託業者の方がインタビューに行かれるということですか。
【都市整備課企画計画係】
 そういうことも考えられます。
【委員】
　広報資料のイメージは，どのようなものですか。
【都市整備課企画計画係】
 主管課のイメージでは，冊子状のものに地図が付いたものを考えておりますが，それを含めて今ご提案いただいております。
【委員】
　個人情報の外部提供ということになりますので，しっかりとした管理をしてもらわなければなりませんね。
【都市整備課企画計画係】
 その点に関しましては，特記仕様書にしっかりと管理する旨を明記する等して，しっかりと監督してまいります。
【会長】
　他に何か質問はありますか。よろしいでしょうか。ではありがとうございました。
（担当課　退室）
【会長】
　それでは審議に移りたいと思います。ご意見がありましたらお願いいたします。
【委員】
　業務委託する場合に，プロポーザルを行う場合には，どのような流れになっているのですか。
【政策室企画法制担当】
　プロポーザルには，公募方式のプロポーザルとある一定程度の条件を備えた業者を主管課が選定する方式があります。事業内容によって，主管課がどちらかの方式を選択するということになります。
【会長】
　公募する場合には，市のホームページに載せるのですか。
【企画財政部長】
　公募する場合には，そうでございます。本件に関しましては，市の業者選定委員会に主管課・契約担当から連絡して，決定するという形になります。
【委員】
　特記仕様書の形式が工事の委託書のようですが，センスのあるパンフレットを作れるのですか。
【政策室企画法制担当主査】
　特に様式が決まってなく，各課が作成しているものですので，各課が普段使用しているものを使っているのだと思います。
【委員】
 各課でいろいろ事情がありますよね。
【委員】
 業務委託と簡単に言いますが，受託先が問題になります。受託業者に関する説明がないので，漠然としていて分からないです。この業者は，経験豊富だから大丈夫です等の説明が欲しいです。
【委員】
　業務委託先の業者の一覧表は，あるのですか。
【政策室企画法制担当】
　ありません。
【委員】
　外部監査であるとか，業務委託が適正であるか等をチェックするシステムを市としては構築されているのですか。
【政策室企画法制担当】
　契約締結の際に，指名業者選定委員会等に諮ってチェックしておりますが，それ以外で特別に全体としてのものはございません。
【政策室企画法制担当主査】
 業者と担当職員がやり取りをしていく中や成果物が出来上がった段階等でも検収をいたします。
【会長】
　まだ，今の段階では，業者が決定しているわけではないですし，業者に関して，我々が口を挟む権限はないですし，市の当事者と受託者が信頼関係を築き，与えた情報は外部に出させないこと，適時的確にチェックすることが大事だと思います。任せたら任せっぱなしではいけないと思います。外部委託する個人情報は，必要最小限にして，内容についても適時チェックするということで進めていく必要があると思います。
それでは，この案件については了承ということでよろしいでしょうか。
（一同了承）
【会長】
 議題については，以上です。次に報告事項をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
 自己紹介していただいて，地方税ポータルシステム「eLTAX」の利用拡大に伴う電子計算処理の結合について報告をお願いします。
【課税課住民税係長】
 課税課住民税係長の鈴木と申します。よろしくお願いいたします。
【課税課住民税係】
 課税課住民税係の松本と申します。よろしくお願いいたします。
【課税課住民税係長】
 それでは，地方税ポータルシステム「eLTAX」の利用拡大に伴う電子計算処理の結合について，説明させていただきます。お手元の資料のその他にありますように，「eLTAX」とは，地方税に関する様々な手続をインターネットを通じて電子的に行うシステムで，このシステムを運用している地方電子化協議会は，平成15年に組織化され，全地方公共団体を会員としてその関係団体により運営されています。現在，eLTAXのサービス種類は，電子申告，電子申請・届出，電子納税，年金特徴及び国税連携の5種類であります。狛江市では，年金特徴，国税連携，電子申告の利用が可能となっており，審議会においても承認されております。
 今回は利用拡大ということで，国と地方団体との更なる事務の効率化を図る施策として，現在，国と地方公共団体との間において書面により相互に提供を行っている以下の２つの課税情報について，eLTAXを利用した電子的送付をすることとなりました。１つは，法定調書等データの受信，もう１つは，扶養是正情報の送受信となります。詳しくは，担当者からご説明させていただきますので，よろしくお願いいたします。
【課税課住民税係】
　それでは，事務について説明させていただきます。法定調書等のデータ受信に関しては，今まで，配当・報酬に関しては，こちらから税務署に出向いて，紙ベースで戴いて，実際に申告がされているかを審査をし，申告がされていない場合には，ご本人様宛にご照会という形で送らせていただいて最終的に課税決定をするという流れになっております。今年から，税務署に直接出向くのではなくて，データで課税資料を頂いて精査をするという方法に変わっております。２点目の扶養是正情報の送受信の関しては，例年は，課税決定していくなかで，扶養に取れない方について，税務署の方に，所得税の方でも是正をお願いしますということで紙ベースで情報提供しておりました。今年から，国税連携を通じまして，扶養にとれない方に関しては，データを送信して，税務署の方で手続きをしていただくということになりました。以上で説明を終わります。
【会長】
 説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　ちょうど，去年の今頃，この件に関して審議しましたよね。今回は，この表の下のものをやるということですか。
【課税課住民税係長】
　平成24年１月からの電子申告についてのご報告をさせていただいております。
【委員】
　コンピューターやネットワーク等は，全部同じですか。
【課税課住民税係長】
 そのとおりでございます。
【委員】
 送られてくるデータは，扶養是正情報の送受信とCSV形式ですね。ネットワークは，専用のものであるから，安心だと思うのですが，データそのものは，暗号化されず，生のデータが来るわけですね。具体的に受信する端末は，課税課の端末ですか。
【課税課住民税係長】
 国税庁からeLTAXのポータルセンターを経由して，そこからASPサーバを経由して，市に送付され，課税課の端末から取り出すような形になっています。取り出したデータは，基幹システムに反映させるという流れになっております。
【委員】
 インターネットからダウンロードするような感じで持ってくるのですね。
【課税課住民税係長】
 はい。
【委員】
 国税庁にデータを送信することは，ありますか。
【課税課住民税係】
（２）の扶養是正情報の送信に関しましては，狛江市から国税庁に送らせていただいております。
【委員】
（１）は，受信だけですが，（２）は，送受信ですね。
【課税課住民税係】
 はい。そのとおりでございます。
【委員】
 端末にアクセスできるのは，主管課の職員だけですか。
【課税課住民税係】
 暗証番号を設定していますので，暗証番号を入力しないと，端末にアクセスできない形になっております。
【会長】
 個人情報の記録項目に挙げられている情報は，例年までのものと同じものですか。
【政策室企画法制担当】
 それに関しましては，既に，狛江市個人情報保護条例施行規則に載せさせていただいております。
【委員】
 暗証番号は，変更する頻度はどれくらいですか。
【課税課住民税係】
　少なくとも，１年に１回は，させていただいています。
【委員】
 １年に１回は，少なくないですか。
【課税課住民税係】
　暗証番号は，数字とアルファベットを用いておりまして，普通の人が直ちに分かるようなものにはなっておりません。
【委員】
　一般の人よりは，主管課以外の職員による使用のリスクを考えれば，今後は暗証番号変更の頻度を多くすることも考えた方がいいと思います。
【課税課住民税係】
　はい。分かりました。
【委員】
　資料の件数のところに，平成24年度法定調書の等データ数が216件となっていますが，これは，狛江市の住民で法定調書を出した件数ということですか。
【課税課住民税係長】
　実際に税務署から送られてきた件数ではなく，審査対象とした件数になります。
【会長】
　実施時期に，平成25年６月上旬とありますが，これは，テストをして，６月上旬から本格的に運用していくということですか。
【課税課住民税係長】
　法定調書等データ受信の開始に関しましては，連絡が来ておりまして，送信開始日が決まっており，狛江市の方で実際に運用する期日も記載させていただいたのですが，扶養是正情報の送信の関しましては，詳細について打合せ中でして，記載させていただいた７月上旬からは，遅れることもありますが，今年度中には実施いたします。
【会長】
　この報告事項について，何かご質問はありますか。よろしいでしょうか。
（担当課　退室）
【委員】
　参考までに伺いますが，国税のために提供した個人情報を住民税のために使用するということは，以前審議したのですね。
【政策室企画法制担当】
　その点に関しては，税法上で，国税のために提供した情報は，地方公共団体が住民税のために使用することができる旨が定められており，今までも紙ベースでは，行われていました。
【委員】
　法律で決まっているのだから，私たちは，それを了解しているわけですね。
【委員】
　送信は，外部提供にあたると思いますが，受信は，外部提供にあたらないと思います。
【政策室企画法制担当】
　はい。受信は，外部提供にあたらないと思います。
【会長】
 それでは，次の報告事項の狛江市商店街振興プランの策定に係るアンケート調査の実施に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供についての説明をお願いします。
（担当課　入室）
【会長】
 それでは，自己紹介をして，狛江市商店街振興プランの策定に係るアンケート調査の実施に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供について報告をお願いします。
【地域活性課地域振興係長】
　狛江市地域活性課地域振興係長の三宅でございます。同じく地域振興係の岡田と申します。それでは，ご説明させていただきます。狛江市商店街振興プランの策定に係るアンケート調査の実施に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供についてでございます。根拠規定は，狛江市個人情報保護条例第11条第２項第４号及び第33条第２項でございます。この度の事業の目的は，現在，狛江市の商店街振興は平成20年度に策定した狛江市商店街振興プランに基づき実施されているよころではございますが，計画年度は平成21年度から平成25年度までとされておりますため，平成26年度以降の商店街振興について，新たにプランの策定を行うというところであります。策定にあたりましては，消費者の購買行動等の分析のため，市民に対する消費者アンケートの実施を予定しております。
　そのため，市民課が保有する情報を利用したく，また，回収したアンケート内容について外部提供をするというものでございます。アンケート実施につきましては，狛江市の住民基本台帳より18歳以上の市民を対象として2,500人の世帯主を抽出いたします。抽出した個人の郵便番号，住所及び氏名をタックシールに印刷し，調査票を郵送で配布し，回収いたします。封入・封緘・タックシールの貼り付けについては業者に委託予定でございます。回収したアンケートに関しましては，住所，氏名，性別，年齢，生年月日等を書いてただく可能性を考えておりますので，その集計，分析を業者に委託する予定でございます。アンケート内容及び実施方法等に関しましては，狛江市商店街振興プラン策定委員会で決定する予定になっております。対象となる個人情報といたしましては，住所，氏名，性別，年齢，生年月日を予定しております。件数といたしましては，2500件で，実施時期といたしましては，平成25年７月頃を予定し，担当部署につきましては，私ども市民生活部地域活性課地域振興係が担当いたします。なお，平成20年度に狛江市商店街振興プランを改定する際，平成20年５月９日に開催された当審議会に諮問いたしまして，承認の答申を受けているため，今回は，報告事項とさせていただきました。
【会長】
 説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。
【委員】
　年齢と生年月日は，どちらかでいいのではないでしょうか。
【地域活性課地域振興係長】
　狛江市商店街振興プラン策定委員会のなかで，書いていただく内容を検討していくことになると思っているのですが，その中で生年月日も出てくることを想定して，対象となる個人情報の中に書かせていただきました。
【企画財政部長】
　目的外利用のところで，住民基本台帳を使うので，生年月日としたのではないかと思います。
【委員】
　前回と大きく変わる点は，ありますか。
【地域活性課地域振興係長】
　内容として，現在予定しているものに関しては変更点はございません。
【委員】
 業務委託先が前回と変わる可能性は，ありますか。
【地域活性課地域振興課係長】
　封入作業に関しましては，現在，シルバー人材センターを考えておりまして，分析等を委託する業者につきましては，中小企業診断士の方にお願いしています。そちらに関しては，前回と同様のところにお願いをしようと考えております。
【会長】
 この報告事項について，何かご質問はありますか。よろしいでしょうか。
（担当課　退室）
【会長】
 それでは，政策室の方から，報告をお願いします。
【政策室企画法制担当】
 まず，１点目は狛江市個人情報保護条例施行規則の一部改正についてというもので，前回諮問させていただきました育成医療の事務の権限移譲に伴う個人情報の目的外利用及び電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加についてと未熟児養育医療の事務の権限移譲に伴う個人情報の目的外利用及び電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加について，高齢者実態調査データベース構築に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供並びに電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加についての３件について，追加をする個人情報の記録項目を整理したうえで，報告するようにとのことでしたので，まずご報告させていただきます。未熟児養育医療の事務に関しましては，別紙１の対照表に載せさせていただいておりまして，住所，氏名に関する提供先が未熟児なのか，保護者なのかが整理されておりませんでしたので，両方ということで整理をし，載せさせていただきました。高齢者実態調査データベース構築に伴う個人情報の目的外利用及び外部提供並びに電子計算処理により行う個人情報の記録項目の追加に関しましては，災害時支援要援護関係事務の中の２番目の括弧書きの箇所に，高齢者実態調査データベース上で実際に構築する各データの項目が明確になりましたので，記載させていただきました。そして，育成医療関係事務につきましては，氏名，住所及び生年月日の各主体を明確にして載せさせていただきました。以上が，まず１点目となります。次に，２点目が，狛江市防犯カメラの設置及び運用に関する規則に基づく報告となります。以前報告させていただきましたが，市の施設で内向きに市の施設を映す防犯カメラに関する規則を制定しております。狛江市防犯カメラの設置及び運用に関する規則第６条第２項で新たに防犯カメラを設置したときには，第６条第３項に基づいて報告するようにとなっておりますので，別紙２のとおり，報告させていただきます。１件目は，児童青少年課で駒井保育園に４台設置させていただきます。内容に関しましては，別紙に載せさせていただいた通りとなっております。２件目は，新築される防災センター内の５階の廊下に防犯カメラを設置させていただく予定となっております。内容につきましては，添付させていただいた資料の通りとなっております。続きまして，規則第９条第２項に基づく映像データの目的外利用等といたしまして，刑事訴訟法197条２項に基づく捜査照会により映データを提出してもらいたいとのことで，映像データの目的外利用が２件ありましたので，合わせてご報告させていただきます。１件目は，藤塚幼稚園の平成24年10月22日から10月10日までの映像データで，提供先は調布警察署となっております。すでに，提供した映像データは回収させていただいて，粉砕又は溶解のうえ，適切に処理しております。２件目も，調布警察署による捜査照会に基づく外部提供となります。提供したデータは，平成24年11月11日21時30分から22時までのもので，これも既に，提供した映像データは回収させていただいて，粉砕又は溶解のうえ，適切に処理しております。以上が，２点目になります。ここまでで，何かございますでしょうか。
【会長】
　何か質問がございましたら，お願いいたします。
【会長】
　文書による依頼に基づいて提供しているのですか。
【政策室企画法制担当】
　そうです。文書による依頼に基づき，起案をし，提供させていただいて，最終的にデータが戻ってきた際には，記録簿に付けさせ，政策室に提出してもらい，こちらの側で状況を全て把握することになっていおります。
【会長】
　捜査照会には，どういう理由でなされているかは記載されていないのですか。
【政策室企画法制担当】
　捜査照会には，そのようなことは書かれていません。
【委員】
　目的外利用等をさせた根拠規定が，２件ではそれぞれ，異なっているようですが，きちんと整理しておいてください。
【政策室企画法制担当】
　２件とも狛江市個人情報保護条例第11条第２項第２号です。こちらは，修正させていただきます。
【委員】
　刑事訴訟法第197条２項に基づく捜査照会は，この件だけではなく，他のデータに関してもすべて書面で照会が来るのですか。
【政策室企画法制担当】
　はい。住民基本台帳の情報等に関しても，必ず，刑事訴訟法第197条２項に基づく捜査照会が文書が来て，それに基づいて回答いたします。
【委員】
　市の受付窓口は，どこになりますか。
【政策室企画法制担当】
 その情報の内容によります。住民基本台帳の情報の場合ですと，市民課が窓口となり，生活保護に関する情報ですと，生活支援課ですし，映像データの提供は防犯カメラを設置する主管課になります。
【委員】
　警察の方からは，市役所宛てに来るのですか。個々の窓口に来るのですか。
【政策室企画法制担当】
　個々の窓口に来ることになります。
【委員】
　警察が直接来るのですか。
【政策室企画法制担当】
　郵送で来る場合と直接いらっしゃる場合があります。
【委員】
　回答期間は，決まっているのですか。
【政策室企画法制担当】
　法的な回答期間は，決まっておりませんが，中には窓口に来られて，すぐに出してほしいということもございます。そういった場合に関しましては，こちらとしては，できる限り，文書で収受して起案を回したうえで出すようにしております。
【委員】
　電話での捜査照会は，応じないということでよいのですね。
【政策室企画法制担当】
　そのとおりでございます。
【委員】
　警察官が直接来て緊急だから，防犯カメラの映像を見せろということで見せてしまうことは個人情報保護の観点からは問題があるということで，きちんと文書で捜査照会をしてもらい，収受した上で，一律に決められないから，政策室と相談しながら決定するということで，前に話しましたよね。
【政策室企画法制担当】
　そのとおり運用しております。
【企画財政部長】
　軽自動車・バイクの盗難に関する件で，直接課税課の方にくることが一番多いと思います。
【委員】
　地方から郵送で来るものもあるのですか。
【政策室企画法制担当】
　あります。その場合は，時間が掛かっても大丈夫なものですので，起案をして回答しております。
【委員】
　普通郵便で来るのですか。
【政策室企画法制担当】
 はい。普通郵便で来ます。
【会長】
　はい。それでは，次をお願いします。
【政策室企画法制担当】
　現在の条例は，平成13年の全部改正以後，約12年が経過しておりますが，大幅な改正を行われておりません。その間に，先ほど委員の方がおっしゃていたように，個人情報保護に関する状況も大きく変化してきております。また，もうすぐマイナンバー法案が通過するかと思われますので，そうすると，個人情報保護のあり方も大きく変わってくるものと思われます。そこで，市民の個人情報をより適切に保護するため，個人情報保護に関わる新たな論点について，他市の条例等も参考にしながら，本審議会において審議していただき，平成25年度末を目途に本条例の一部改正を行いたいと思っております。資料に記載してありますスケジュール案を参考にしていただければと思います。次回審議会の際に，事務局の方で個人情報保護に関わる新たな論点及び先進市の条例について，調べ，報告をさせていただいて，内容についてご議論いただきたいと思っております。ご議論いただいた内容をベースにして，平成25年第４回審議会において，個人情報保護条例の一部改正案について，事務局側からご提案させていただきます。その際，問題点をご指摘していただき，平成26年第１回審議会において，最終案の確認をしていただければと思います。個人情報保護条例の審議会の所掌事務の中に，条例の内容について議論をすることは，明確には書かれておりませんが，個人情報保護条例第32条３項に「審議会は，個人情報保護に関する重要事項について，実施機関に意見を述べることができる。」とありますので，事務局の方で作成した案をもとに報告案件として審議会に掛けさせていただいて，そのなかでご議論いただければと思っております。
【会長】
 よろしいでしょうか。
（一同了承）
【政策室企画法制担当】
　先ほど，委員もおっしゃられたように，実際の運用に関する面に関して，平成13年度に制定された際に想定されていなかった状況が新たに発生しておりますので，事務局の方で運用面等の見直しも図ってまいりたいと思っておりますので，よろしくお願いいたします。
【委員】
　審議会は，あと３回ですよね。
【政策室企画法制担当】
　条例の上程時期については，決まっておりませんので，新たな論点や議論の必要が出てくれば，延ばさせていただきます。
【委員】
　内容に入る前に，事実としてどれぐらいの外部委託者がいるのか，外部委託の形態等を整理していただきたいです。
【政策室企画法制担当】
　実態に関して，事務局の方で調査させていただくとともに他市の条例や論点の調査もさせていただきます。
【委員】
　特に，いじめを無くすための個人情報保護等新たな論点等も整理していただきたいです。
【政策室企画法制担当】
 はい。あとは，行政のなかでは，災害時の要援護者の支援が問題となっている面がございますので，そういった面も含めまして検討させていただきます。
【会長】
　この報告事項について，何かご質問はありますか。よろしいでしょうか。以上で本日の議事はすべて終了です。どうもありがとうございました。
（閉会　午後４時15分）