狛江市個人情報保護審議会（政策室）

狛江市個人情報保護審議会会議録（平成23年２月16日開催）

１　日時	平成23年２月16日（水曜日）　14時から14時57分まで
２　場所	第一委員会室
３　出席者	会長　土肥　謙二委員　間下　勇、丸橋　透、若柳　善朗、小川徳次郎、副市長　松原　俊雄事務局　企画財政部長　水野　穰、企画財政部政策室長　松坂　誠、企画財政部政策室企画法制担当主査　高橋　治、企画財政部政策室企画法制担当　渡邊
４　欠席者	中川　眞一郎　委員
５　諮問事項	ブックスタート事業に係る個人情報の目的外利用について
６　報告事項	狛江市個人情報保護条例施行規則の一部改正についてＪアラート運用開始に伴う電子計算機処理により行う個人情報の記録項目の追加について
７　会議の結果
（開会　午後２時）【政策室長】時間になりましたので，狛江市個人情報保護審議会を開催いたしたいと思います。それではまず市長よりご挨拶申し上げます。【市長】　皆さん，こんにちは。日頃より，狛江市の個人情報の保護に関しご尽力をいただき，お礼申し上げます。本日は大変お忙しい中，ご出席いただきまして誠にありがとうございます。本日は，諮問事項が１件，報告事項が２件となっております。諮問事項は，ブックスタート事業に係る個人情報の目的外利用について，報告事項は狛江市個人情報保護条例施行規則の一部改正について及びＪアラート運用開始に伴う電子計算機処理により行う個人情報の記録項目の追加についてでございます。詳細につきましては，事務局からご説明させていただきます。よろしくご審議のうえ，答申をいただきますようお願い申し上げます。　個人情報の目的外利用等について諮問。狛江市個人情報保護条例（平成13年条例第１号）第11条第２項第４号に定めるところにより，下記の事項について貴審議会の意見を求めます。ブックスタート事業に係る個人情報の目的外利用について。以上でございます。よろしくご審議のうえ，答申いただきますようお願いいたします。【政策室長】　それでは市長は公務がございますので，ここで退席させていただきます。（市長退席）【政策室長】　本日，10月１日から小松委員の後任として委嘱されました若柳委員がご出席されています。どうぞよろしくお願いします。　では会長，議事の進行をお願いいたします。【会長】　それではただ今から審議を始めたいと思います。まずブックスタート事業に係る個人情報の目的外利用について，審議を行います。担当課の図書館から諮問の内容について説明をお願いします。（担当課　入室）【図書館長】　図書館長の森田です。【図書館主幹】　図書館主幹の小川です。【図書館長】　ブックスタート事業に係る個人情報の目的外利用についてでございます。現在健康支援課の４ヶ月児健診に合わせ，ブックスタート事業というものを行っております。内容としましては，あいとぴあセンターへ図書館職員及び司書が出向きまして，４ヶ月児を対象に，乳幼児への読み聞かせや語り聞かせの意義の説明，読み聞かせの実演や絵本セットの配布を行っております。対象者をリスト等により把握していないため，健康支援課から当日４ヶ月児健診に来られた人数と未受診者の人数を聞き，未配布者の人数を把握している状況です。健診を受診されなかった方については，ブックスタート事業のお知らせを送る際に引換券を同封しており，後日図書館で読み聞かせについての意義をお話しし，絵本セットをお渡しすることができる旨をご案内しています。しかし，図書館では個別の対象者を把握していないことから，４ヶ月健診に来られなかった方に対するフォローが十分に行えていなかったという部分があります。このため，対象者リストをいただくことにより，具体的に未受診者が誰なのかを把握し，図書館から積極的に働きかけが行えるようにしたいと考えております。対象者リストは，住民基本台帳から抽出を行う予定です。【図書館主幹】　具体的に配布する絵本は，このような４冊の絵本のうち２冊をお選びいただくのですが，当初のブックスタート事業に関するご案内については，ブックスタートに関する説明の冊子と赤ちゃんへ読み聞かせを行うのに適切な絵本のリストが書かれたパンフレット，絵本の引換券をお送りしています。当日は選んでいただいた２冊の絵本と，図書館が去年から作っている０歳から１歳までのお子さんへお薦めの本のリスト，図書館案内をこのような袋に入れてお渡ししています。以上です。【会長】　説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　健康支援課が４ヶ月児健診を行っているわけですから，健康支援課ではどなたが健診にいらっしゃらなかったのか，把握していると思いますが，健診が終わった後，健康支援課からリストをもらうということはできないのでしょうか。【図書館主幹】　４ヶ月児健診として実施しているものではないことから，健診リストをもらうことは目的外使用となると考えております。また，受付は別になっておりますので健康支援課とは別にリストをいただく必要があります。【委員】　健診の受付と同じように，最初に受付をしないのですか。【図書館主幹】　流れをご説明しますと，健診を受ける方がまず健診の受付を行います。私たちは，健診を待っている方については待っている間に，健診を終えた方については出口に行かれる途中で，図書館から声をかけて読み聞かせの意義をご説明したりします。【委員】　健康支援課では健診の案内を送っていて，その時にブックスタートのお知らせを同封しているということですね。そうなのであれば，先ほど委員がおっしゃったように，受付も統一した方が効率がいいのではないですか。健康支援課で持っているリストと同じものをまた出すというのも避けられると思います。【図書館】　図書館としては，未受診の方に対して独自に働きかけをしていきたいので，図書館としてもリストをいただいておきたいと考えています。【委員】　まず健康支援課の４ヶ月児健診の対象者リスト抽出についても，住民基本台帳の目的外利用になりますので，過去に個人情報保護審議会において了承いただいていることを根拠に抽出を行うわけです。現状では健康支援課が４ヶ月児健診を行っているわけですが，そこに便乗する形でブックスタート事業を行っていることになります。健康支援課のリストをもらうということになりますと，住民基本台帳の目的外利用のさらに目的外利用となりますので，それはできません。このため図書館として住民基本台帳の目的外利用をお願いしているということです。　図書館で必要な対象者リストの個人情報の項目は，健康支援課で行っている抽出項目と同じなのですか。【図書館主幹】　健康支援課と同じ項目です。【会長】　４ヶ月児健診の際にブックスタート事業を行っているのは，幼児教育の観点からは４ヶ月の時点で読み聞かせを行うのが適当だということなのでしょうね。４ヶ月児健診というのは，必須ではないのでしょうか。【図書館主幹】　必須であるなしに関わらず，健診にいらっしゃない方については，独自に働きかけてブックスタートの意義を理解していただく必要があります。【委員】　非常にいいことだと思います。これまではフォローは何かやっていたのですか。【図書館主幹】　フォローは対象者リストがなかったのでできませんでした。ただブックスタート事業以外にもお話し会や年齢別の読み聞かせ事業なども行っています。【委員】　４冊あるうちの２冊を選んでいただくというのは，なぜですか。【図書館主幹】　すでにこの４冊のうちのいずれかの本をお持ちの方がいらっしゃる場合がありますので，その場合にはお持ちでない本をお選びいただけるようにということです。ただ，ブックスタート事業は，本を配布は行いますが，本の読み聞かせの意義についてご理解いただくという点が主な目的です。【会長】　この事業は，年に何回か分けて行っているのでしょうか。【図書館長】　毎月第３水曜日に行っております。【会長】　件数が約600件となっているのは，これは未受診者の人数でしょうか。【図書館主幹】　そうではなく，４ヶ月児健診の対象者が年間で600人ということです。【会長】　その対象者リストは，毎月その月の対象者を打ち出した後，廃棄までの管理はどのようになるのでしょうか。【図書館主幹】　紙媒体で月１回打ち出しておき，１年間保存後，廃棄します。【委員】　未受診者には，どのようなタイミングでフォローを行うのでしょうか。【図書館主幹】　当初のご案内の封書の中に，引換券を入れてありますので，４ヶ月児健診から１ヶ月程度たっても引き換えにいらっしゃらない方には，フォローを始めるということです。ですから，健診時から２ヶ月後程度でフォローを始めることになります。【委員】　紙媒体で打ち出しているデータの内容が外部に漏えいした場合の責任の所在などを明らかにしておくべきだと思います。【図書館長】　わかりました。【会長】　他に何かご質問ありますか。　それではありがとうございました。（担当課　退室）【会長】　それでは，ただ今の案件につきましてご審議をお願いいたします。ご意見ございましたらお願いいたします。【委員】　結論としては，行政サービスをより充実させるということですから，管理体制をきちんと整備して行っていただくのであれば了承していいのではないかと思います。【委員】　先ほどお話がありましたように，本来は管理を細分化するというのは好ましくない部分があります。共通のデータベースで行っていくべきところではあると思いますが，市の行政サービスを進めるうえでは仕方のないことなのかもしれません。【委員】　健康支援課で行ってもいい事業なのではないでしょうか。【委員】　選書という点は，健康支援課では行えない部分だと思いますので，その点は専門知識のある図書館が進めていく必要があります。【会長】　それでは，紙媒体で打ち出したものの管理を徹底していただくということを条件に，原案どおり承認といたします。　では次の案件ですが，狛江市個人情報保護条例施行規則の一部改正について，事務局からご説明をお願いします。【政策室企画法制担当】　平成22年８月の個人情報保護審議会で諮問させていただき，ご了承いただきました電話催告業務に関する個人情報の記録項目を，狛江市個人情報保護条例施行規則の別表に追加させていただく旨ご報告いたします。今回，これについて特にご意見がなければ，この改正案のまま公布をさせていただきたいと考えています。【委員】　収納消込事務とは別にこのような項目を追加したいということですか。【政策室企画法制担当】　収納消込事務と取り扱う個人情報の項目がやや異なりますし，また８月の個人情報保護審議会でもお話ししたように，派遣スタッフを利用することになり，従事する職員も違いますので，別に追加という形をとりたいと考えています。【会長】　他にご質問はありますか。では，Ｊアラート運用開始に伴う電子計算機処理により行う個人情報の記録項目の追加について，ご説明をお願いします。【政策室企画法制担当】　それではまず参考資料と右上に書かれた運用基準をご覧ください。　平成21年12月２日付け事務連絡で庁内に周知した運用基準ですが，電子計算処理により行う個人情報の記録項目の設定，追加又は変更については，個人情報保護条例第12条の規定に基づき，事前に承認を得るのが原則ですが，下記の３つに該当するものについては，直近の個人情報保護審議会へ政策室が報告することとなっています。今回の案件は，平成23年３月31日から運用開始となっておりますので，まだ事業自体は始まっていないのですが，運用基準の２つ目の個人情報の範囲がきわめて限定的なものに該当するとして整理をさせていただきました。　では案件の内容ですが，Ｊアラート運用開始に伴う電子計算機処理により行う個人情報の記録項目の追加についてということで，Ｊアラートとは正式には全国瞬時警報システムと呼ばれるもので，大規模災害や国民保護に係わる緊急事態発生時に，国民保護に必要な情報を総務省消防庁から通信衛星経由で瞬時に自治体に伝達するとともに，防災行政無線を自動起動させ，登録音声による緊急情報を住民に伝達するものです。このシステムには，緊急情報受信時に登録メールアドレスに緊急情報を送信するメール配信システムが付加されておりますので，緊急情報受信時に，課長補佐職以上の管理職及び安心安全課員に対し受信した緊急情報をメール送信するために，課長補佐職以上の管理職及び安心安全課員のメールアドレスをエクセル等で管理させていただきたいということです。以上です。【委員】　Ｊアラートに自治体の職員のメールアドレスを登録するというのは，法令上の根拠はないのでしょうか。【政策室企画法制担当】　特に法令上自治体職員の連絡先を登録するという旨が明確に規定されているものではありません。【委員】　順番としては，どうなるのでしょうか。防災行政無線が自動起動する前に登録職員にはメールで連絡がいくということになるのでしょうか。【政策室企画法制担当】　防災行政無線の自動起動とは別に登録されたメールアドレスに緊急情報が送信されるわけですが，市内に住む職員の場合ですと，防災行政無線での放送とメール受信がほぼ同時になるかと思います。【委員】　地方に出ていた場合など市から離れていた場合に，メール送信があると，効果的だということです。【委員】　課長補佐職以上に限ったのはなぜですか。【委員】　何かあった時の連絡体制は既に用意されています。課長補佐職以上に連絡が入れば，所属課員へ課長補佐職以上が連絡をしていく体制をとっています。【会長】　他にこの報告事項について，何かご質問はありますか。よろしいでしょうか。以上で本日の議事はすべて終了です。どうもありがとうございました。（閉会　午後２時57分）

個人情報保護審議会委員 名簿

肩書	選任の区分	氏名
会長	市民	土肥　謙二
委員	学識	間下　勇
委員	学識	若柳　善朗
委員	市民	丸橋　透
委員	市民	中川　眞一郎
委員	市職員	松原　俊雄

その他

二次利用可否	不可

お問い合わせ先

所管課	企画財政部政策室
電話番号	政策法制担当：03-3430-1153 　企画調整担当：03-3430-1163 　市民協働推進担当：03-3430-1164
お問い合わせフォーム	https://www.city.komae.tokyo.jp/index.cfm/4,96419,html