狛江市個人情報保護審議会（政策室）

狛江市個人情報保護審議会会議録（平成22年８月４日開催）

１　日時	平成22年８月４日（水）午後２時から午後４時３分まで
２　場所	第一委員会室
３　出席者	会長土肥　謙二　委員間下　勇　委員中川　眞一郎　委員丸橋　透　委員小松　雅彦　委員小川　徳次郎　委員松原　俊雄　企画財政部長水野　　穰　政策室長松坂　誠　政策室企画法制担当　主査髙橋　治　政策室企画法制担当渡邊・佐渡　説明者納税課長　松本　納税課納税係　係長　白鳥　健康支援課長　曾我　健康支援課特定健診担当主幹　榎本　健康支援課特定健診担当　石橋
４　欠席者	なし
５　議題	諮問事項　　・狛江市税等の電話等による納付案内業務実施に伴う個人情報の外部提供について及び電話催告システム導入に伴う個人情報の取扱いについて　　・特定健診受診勧奨通知作成・封入業務等の委託に伴う個人情報の外部提供について報告事項　　・「児童・生徒の事故報告書」「狛江市立狛江第一中学校における事故報告」「５月14日の出来事に関するアンケート調査について（以下「緊急アンケート」という。）」の情報公開及び個人情報の開示への対応について（死者の個人情報）
６　提出資料	なし
７　会議の結果
（開会　午後２時）【政策室長】　時間になりましたので，狛江市個人情報保護審議会を開催いたしたいと思います。市長は，公務のため欠席させていただいておりますので，企画財政部長よりご挨拶申し上げます。【企画財政部長】　日頃より，狛江市の個人情報の保護に関しご尽力をいただき，お礼申し上げます。本日は大変お忙しい中，ご出席いただきまして誠にありがとうございます。　本日は，諮問事項２件，報告事項１件でございます。諮問事項１件目は，狛江市税等の電話等による納付案内業務実施に伴う個人情報の外部提供について及び電話催告システム導入に伴う個人情報の取扱いについて，２件目は，特定健診受診勧奨通知作成・封入業務等の委託に伴う個人情報の外部提供についてでございます。報告事項は，「児童・生徒の事故報告書」「狛江市立狛江第一中学校における事故報告」「５月14日の出来事に関するアンケート調査について」の情報公開及び個人情報の開示への対応についてでございます。　詳細につきましては，事務局からご説明させていただきます。よろしくご審議のうえ，答申をいただきますようお願い申し上げます。【政策室長】　本日は，市長が公務のため欠席ですので，企画財政部長が市長に代わり諮問させていただきます。【企画財政部長】　諮問書をお渡しいたします。狛江市個人情報保護条例（以下「個人情報保護条例」という。）第11条第２項第４号，第13条第１項，第33条第２項に定めるところにより，貴審議会の意見を求めます。以上でございます。よろしくご審議をお願いいたします。【会長】　それではただ今から審議を始めたいと思います。　本日の会議ですが，報告事項として挙げられている案件で高度な個人情報を取り扱いますので，狛江市個人情報保護審議会規則第６条第４項に基づき審議は非公開とし，また議事録の取扱いについては，狛江市の市民参加と市民協働の推進に関する基本条例第12条ただし書に基づき報告事項の部分については非公開とするとともに，議事録のホームページへの掲載についても同様の取扱いをしたいと考えておりますが，いかがでしょうか。（一同了承）　まず狛江市税等の電話等による納付案内業務実施に伴う個人情報の外部提供について及び電話催告システム導入に伴う個人情報の取扱いについて審議を行います。担当課の納税課から諮問の内容について説明をお願いします。（納税課　入室）【納税課長】　納税課長の松本です。よろしくお願いします。【納税課納税係長】　納税係長の白鳥です。よろしくお願いします。【納税課長】　それでは，説明させていただきます。平成22年10月より「電話による納付案内」業務を予定しており，本業務については，電話催告システムを導入し，かつ電話による納付案内業務についての手法を有する民間オペレータの派遣により実施することで，計画的に実施することができるようにし，もって市税徴収率の向上を図りたいと考えております。　電話催告システムは現在納税課にある滞納管理システムと連携して稼動するもので，架電対象者の抽出，リスト化及び架電業務の職員負担を軽減し，効率的に電話による納付案内業務を実現するシステムです。現在，本業務を実施しているのは，多摩26市中18市です。そのうち，５市が同様の電話催告システムを導入済みです。　当システムについては，鍵のかかるラックにて保存し，納税課職員及び本業務に携わる民間オペレータのみが使用できるようＩＤ及びパスワードによる管理を行い，既存システムの連携時における情報セキュリティを高めるための機器を導入するなど，細心の注意を払いながら現在システムを構築中です。また，オペレータの使用するＰＣは物理的に外部から記録媒体が入らないようにし，ＰＣにはデータ保存ができないようにしています。　民間オペレータの派遣元業者については，電話による納付案内について十分な知識・技能を有していることのほか，電話オペレータに対する研修・サポート体制が充実していること及びプライバシーマーク認定等事業者であることなど個人情報保護の適正な管理体制が講じられていることを総合的に判断するプロポーザル方式により選定を行い，別紙仕様書及び個人情報に関する特記仕様書により個人情報の保護について万全の措置を講じることとします。なお，電話による納付業務の実施にあたっては，電話催告システムを庁内に設置し，外部システムとの結合はなく，また電話オペレータについては委託業務ではなく，派遣により実施するため条例第11条第２項第４号の外部提供や第33条第２項の業務委託の際の付議案件には当たらないが，業務の性質上，高度な個人情報を取り扱うため審議会へ付議するものです。以上です。【会長】　説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　電話催告システムは，ハードウェアも含めたシステムなのですか。【納税課長】　はい。クライアントサーバシステムですので，サーバは鍵のかかるラックに保管するということです。【会長】　税を滞納すると通常，督促状を送付して，その後催告状を送付しますが，電話催告システムは，これに代わるものなのですか。【納税課納税係長】　督促状は，法律上，納期限経過後20日以内に送付しなければならない旨の規定がありますので，従来どおり発送します。また，催告状は現在納期限後50日を経過した者に送付していますが，電話催告システム導入後も電話催告システムによる催告を併せて行うことを考えています。【会長】　滞納者には，催告状の送付もされるし，電話催告システムによる電話も掛かってくるということですね。【納税課納税係長】　はい。【会長】　対象となる個人情報の記録項目ですが，資料に記載されている全ての個人情報が必要となるのですか。【納税課納税係長】　現在，滞納管理システムで未納情報を管理していますが，電話催告システムは，滞納管理システムと連携して動作するものです。滞納管理システム内で管理している課税情報及び賦課情報等については，電話催告する際には税額等に関する問い合わせにお答えする場合に必要となりますので，電話催告システムに送信したいと考えています。【会長】　滞納者の氏名及び電話番号は必要であると思いますが，滞納者の住所，郵便番号，生年月日及び続柄は必要なのですか。これらの情報を業者に外部提供するということなのですか。【納税課納税係長】　いいえ。これらの情報を外部提供するのではなく，電話催告システムで閲覧利用できるようにするということです。これらの情報を紙媒体で外部提供するということではありません。【委員】　電話催告システムのクライアントサーバシステムは，納税課のフロアに設置し，派遣労働者も納税課のフロア内で作業を行うのですか。【納税課納税係長】　はい。【委員】　滞納者に関する高度な個人情報ですし，オペレータが対応を一歩間違えれば，トラブルになる可能性もありますので，そのような場合には職員が適宜判断して対応していただけるということですね。【納税課納税係長】　この電話催告システムに関する契約は，派遣契約で行います。したがって，職員が派遣労働者を指揮監督できますので，オペレータが対応できない場合には，職員が代わって対応することを考えています。【委員】　電話をかける場合，オペレータは滞納者に狛江市役所の者と名のるのですか。【納税課納税係長】　はい。狛江市役所の納税課の者といいます。【委員】　しかし，派遣労働者ですので，納税課の職員ではないですよね。【納税課納税係長】　はい。ただ，電話催告は市として行いますので，市役所の納税課の者と名のって電話を掛けます。【委員】　市民から「あなたは納税課の職員なのですか」という質問があった場合には，どのように答えるのですか。その場合に「納税課から委託された者です。」と答えるのですか。そのように答えた場合には，市民から納税課の職員でないのになぜ滞納情報を知っているのかというような苦情が出る可能性はありませんか。【納税課納税係長】　電話催告システムに関する契約は，委託契約ではなく，派遣契約で行い，派遣労働者は市の指揮監督の下に業務を行いますので，市としての責任で電話催告を行います。したがって，現時点ではそのようなトラブルは発生しないものと考えています。また，電話を受けた市民がそのような疑問をお持ちになったような場合には，丁寧にお答えする準備はしています。【委員】　電話で派遣職員と言ったら，市民は市の職員ではないと思います。そして，市の職員でない人が何故電話催告をしてくるのかという疑問を持つのではないでしょうか。その場合にトラブルにならないのでしょうか。【納税課納税係長】　トラブルになった場合には，納税課職員が対応いたします。【委員】　その部分を明確にしていただければ問題はないと思います。【会長】　徴税業務というのは，本来行政機関固有の権限ですので，委託契約ではできないから，派遣契約で行うということなのですか。【納税課納税係長】　いいえ。委託契約で行っている市区町村もあります。ただ，電話オペレータ業務は，市民との重要な接点となる業務ですので，市の職員が電話オペレータへの指揮監督権を持ち，市が最終的な責任を負う派遣契約を選択しました。また，委託契約を行うことができるほど業務の要件が確立されているとは考えていませんので，運用を重ねた上で，委託契約をすることができるかについても今後検討する可能性はあります。【会長】　多摩26市中18市で委託契約で電話催告を行っている市もあるのですか。【納税課納税係長】　はい。派遣契約よりも委託契約で電話催告を行っている市の方が多いです。【会長】　狛江市としては，派遣労働者を市の指揮監督下に置いて，市が最終的な責任を負うことができることから，派遣契約を選択したのですね。【納税課納税係長】　はい。【委員】　多摩26市中５市が同様の電話催告システムを導入済みということですが，その５市ではどのようなトラブルがあり，それに対してどのように対応をしたのかというような先例的な情報は収集していないのですか。【納税課納税係長】　はい。オペレータの対応に関するトラブルの報告を受けています。また，シルバー人材センターに委託して行っている自治体もありますが，要員確保が難しいという報告も受けています。しかし，個人情報が漏洩した等のトラブルの報告は聞いていません。【委員】　派遣契約では，派遣先である市が派遣労働者を事前に面接することは禁止されていますね。【納税課納税係長】　はい。【委員】　そうすると，派遣されたオペレータが電話催告業務を行うのに適していないと判断した場合には，派遣元に対して変更を求めるのですか。【納税課納税係長】　はい。派遣されたオペレータに電話催告業務の適性がないと判断される場合には，変更できる旨の条文を仕様書中に規定しています。【委員】　派遣契約や委託契約ではなく，直接の雇用契約をすることはできないのですか。【納税課納税係長】　徴収率を向上させるためには，電話による納付案内に関する技術や知識をお持ちの業者にお願いする方が効率的であると考えています。【委員】　候補となる業者は何社かあるのですか。【納税課納税係長】　現在，業者から提案書を提出していただいている最中です。提出していただいた業者の中には実績のある業者が何社かあります。【委員】　オペレータの研修体制はどうなっていますか。【納税課納税係長】　オペレータの研修体制が充実していることも今回の業者選定の基準の１つにしています。【委員】　資料の個人情報の保護及び管理に関する特記事項案についてですが，今回の派遣契約という契約形態に合致した特記事項になっていないように思います。特記事項案は，請負契約を前提としたものになっていますので，派遣元事業者が履行できないものも含まれています。【政策室企画法制担当】　特記事項案内にいくつか不適切な事項がありますので，納税課と政策室とで調整の上，修正いたします【委員】　特記事項案はどなたが作成されたのですか。【納税課納税係長】　同様の電話催告システムを導入済みの５市を参考にして作成しました。【委員】　派遣契約で個人情報の保護及び管理をお願いしたのは初めてなのですか。【政策室企画法制担当】　はい。【納税課納税係長】　同様の電話催告システムを導入済みの５市を参考にして作成しました。【委員】　オペレータの身分は，狛江市の職員なのですか。【納税課納税係長】　雇用契約は，派遣元事業主と派遣労働者との間で締結していまして，派遣先事業主である市には，派遣労働者に対する指揮監督権はありますが，雇用契約関係はありません。【政策室企画法制担当】　電話催告の対応につきましては，納税課にマニュアル等を整備していただいて，トラブルが発生しないようにお願いします。【会長】　特記事項案については，狛江市税等の電話等による納付案内業務仕様書案の内容となっているのですか。【納税課納税係長】　はい。特記事項案については，仕様書案の特記事項としています。【会長】　仕様書にはその旨の記載はあるのですか。【政策室企画法制担当】　仕様書案16の個人情報保護の部分を詳細に記載したものが特記事項案ということだと思います。【委員】　他の自治体では委託契約で行っているケースもあるようですが，やはり市の職員の指揮監督下で業務を行っていただくことが個人情報保護の観点からは望ましいと思います。【会長】　同様の電話催告システムを導入済みの５市では，市税徴収率が向上しているということでしたが，このシステムを導入する際の費用対効果については算出されているのですか。【納税課納税係長】　はい。導入済みの５市では，費用対効果を算出する数式を作成しています。その数式を使用して狛江市が電話催告システムを導入した場合の費用対効果を算出しましたところ，導入前の約2.8倍の効用があるとの結果が出ています。【会長】　滞納者には電話催告による効果はあるのですね。【納税課納税係長】　はい。やはり納め忘れの方が多いと思います。納付が難しいケースでも早めにご相談いただければ，その後の納付が円滑に行われるケースもあります。【委員】　本件は，厳密には個人情報保護条例第11条第２項第４号の外部提供や第33条第２項の業務委託の際の付議案件には当たらないと記載されていますから，本来は個人情報保護審議会に付議する必要はないのですね。【政策室企画法制担当】　はい。今回の電話催告システムに関する契約は，委託契約ではなく，派遣契約で行いますので，個人情報保護条例第11条第２項第４号及び第33条第２項には該当しませんが，内容的には類似した案件ですので念のため付議させていただきました。【委員】　電話催告システムの導入の目的というのは，市税徴収率の向上ために業者の電話による納付案内に関する技術や知識を活かしたいという点にあるのですか。【納税課納税係長】　はい。職員は滞納処分等の本来業務に専念し，電話催告業務は電話による納付案内に関する技術や知識を持った方に行っていただいたほうが市税徴収率の向上につながるものと判断し，電話催告システムを導入することとしました。【委員】　しかし，狛江市の職員が直接電話催告を行っても問題はないわけですよね。【政策室企画法制担当主査】　本来の徴税業務につきましては，法律上委託できないこととなっています。電話催告につきましては，本来の徴税業務に該当しませんので委託することができます。徴税業務は，徴収率を向上させるためにはなるべく数をこなす必要がありますので，職員には徴税業務に専念させ，それ以外の業務で外部に委託できるものは委託し，効率化を図るということが電話催告システムの導入の趣旨だと思います。【委員】　ただ，個人情報保護の観点からは，個人情報はできるだけ外部に提供しないほうが望ましいと思います。しかし，今回は派遣契約を行って，派遣先責任者の市民生活部長が派遣労働者を指揮監督するということですね。【納税課納税係長】　はい。【委員】　電話催告は何件ぐらいを予定しているのですか。【納税課納税係長】　予想ですが，年間約63,000件です。【委員】【会長】　他に何かご質問はありますか。（担当課　退室）【会長】　それでは，ただ今の案件につきましてご審議をお願いいたします。ご意見ございましたらお願いいたします。【委員】　市の業務を外部の業者に行わせる場合に派遣契約という契約形態をとることは今後ありうるのでしょうか。【委員】　ありえます。現在は狛江市の職員としては，正規職員，嘱託職員，臨時職員及び委託による職員がいますが，これに派遣による職員が加わることになります。【委員】　現在，狛江市で行政サービスに関するコールセンターはないのですか。【委員】　狛江市ではコールセンターはありませんが，電話受付を業者に委託していまして，この受付でどのような用件であるのかをお客様から伺って各課に振り分けます。【委員】　電話受付だけでなく，電話に対する応答までも業者に委託することは考えていないのですか。【委員】　電話に対する応答に関しては専門的な知識も必要ですので，これを業者に委託することはトラブルのもとになる可能性がありますので，現在は考えていません。【委員】　資料の８頁の特記事項案は，派遣事業者との間の特記事項案ということですか。【政策室企画法制担当】はい。【委員】　その旨を明記しておいたほうがよろしいかと思います。【政策室企画法制担当】わかりました。【委員】　内容についても全体的に見直したほうがよろしいかと思います。【政策室企画法制担当】わかりました。【委員】　今回のケースだけでなく，個人情報の保護及び管理に関する特記事項及びこれに違反した場合に罰則等も含めたガイドラインについて政策室で作成したほうがよろしいかと思います。【政策室企画法制担当】わかりました。【会長】　それではこの案件については，オペレータは納税課職員の直接に指揮監督の下に業務を行うこと及び個人情報の保護に関して万全を期することを前提に承認ということでよろしいでしょうか。（一同賛成）　では次の案件ですが，特定健診受診勧奨通知作成・封入業務等の委託に伴う個人情報の外部提供についてご説明をお願いします。（担当課　入室）【健康支援課長】　健康支援課長の曾我です。よろしくお願いします。【健康支援課特定健診担当主幹】　健康支援課特定健診担当主幹の榎本です。よろしくお願いします。【健康支援課特定健診担当】　健康支援課特定健診担当の石橋です。よろしくお願いします。【健康支援課長】　特定健診受診勧奨通知作成・封入業務等の委託に伴う個人情報の外部提供についての概要についてご説明いたします。詳細につきましては担当の石橋から改めて説明させます。　平成20年４月から特定健康診査が始まりました。狛江市の特定健康診査等実施計画では平成24年度までに受診率を65％以上にするものと定めています。狛江市では，現在特定健康診査の受診率は45％程度にとどまっています。今回，市内に約10,000人いらっしゃいます健診未受診者に対して受診勧奨通知を送付し，さらに健診未受診者のうち6,000人の方にはアンケートを実施したいと考えています。対象となる個人情報の記録項目としては，氏名，住所，生年月日及び性別となります。本事業につきましては，９月議会の補正予算として提出し，措置決定後平成22年10月から11月までの実施を予定しています。【健康支援課特定健診担当】　私の方からは，委託する業務の内容及び提供する個人情報の外部提供についてご説明いたします。　委託する業務の内容は，大きく分けて３つあります。第１は，平成22年度の健診未受診者約10,000人に対して受診勧奨通知を作成する業務及びその通知を封入する業務です。第２は，健診未受診者約10,000人の中から年齢，性別及び居住区域等を考慮したうえで6,000人を抽出して未受診の理由について調査をする健診未受診原因アンケート調査票を作成する業務，アンケートの送付対象者をデータから抽出する業務及びアンケートを封入する業務です。第３は，送付しましたアンケートを回収して，アンケート結果を入力して，集計分析する業務です。これらの３つの業務を１業者に対して委託することを考えています。　外部提供する個人情報につきましては，健康支援課で把握しています健診未受診者の氏名,住所,生年月日及び性別の情報を電子媒体（ＭＯ等）に保存し，委託業者に提供することを考えています。提供した個人情報が保存されている電子媒体については業務終了後に返却すること，提供した個人情報については原則として複写をしないこと及び業務に必要な範囲で複写を行った場合にはそのデータを消去・廃棄しなければならないこと等を仕様書中に明記して，個人情報の取り扱いについては徹底した管理を行うよう指導していきたいと思います。【会長】　説明は終わりました。ただ今のご説明につきましてご質問がございましたら，お願いいたします。【委員】　このアンケート調査票は健康支援課が作成するのですか。【健康支援課特定健診担当】　委託契約の中に受託者がアンケートの内容について提案をすることという内容がありますので，業者から提案を受けて市と業者と協議して作成する予定です。【委員】　現在，健診未受診者は約10,000人いらっしゃるのですか。【健康支援課特定健診担当主幹】　平成22年６月に特定健康診査は始まりまして，６月の受診者が約600人ですので，健診未受診者約10,000人というのは，平成22年10月時点での予想になります。【委員】　特定健康診査は以前個人情報保護審議会に諮問されましたメタボ健診とは別なのですか。【健康支援課長】　いいえ。メタボ健診のことです。【委員】　現在の受診率は，特定健康診査等実施計画で定めた受診率の目標値である65％以上とはかなり乖離しているのですか。【健康支援課長】　はい。ただ，特定健康診査は平成23年１月まで行っていますので，それまでに受診率の目標値である65％以上に近づくようにしたいと考えています。【会長】　メタボ健診はいつから開始したのですか。【健康支援課長】　平成20年度からです。【会長】　メタボ健診が始まったときも個人情報保護審議会に諮問されましたよね。【健康支援課長】　はい。メタボ健診は医療保険者に義務付けられています。狛江市の場合には東京都国民健康保険団体連合会がメタボ健診を担当しますので，国民健康保険被保険者の個人情報を東京都国民健康保険団体連合会に外部提供することから諮問いたしました。【会長】　未受診者というのは平成22年度の未受診者ということですか。【健康支援課長】　はい。【委員】　受託業者は経験のある業者ですか。【健康支援課特定健診担当主幹】　これから選定をいたしますが，経験をある業者を選定いたします。【委員】　アンケート調査票及び受診勧奨通知の作成は受託業者が作成するのですか。【健康支援課特定健診担当主幹】　いいえ。受託業者にはアンケート調査票の作成方法に関する予備知識をいただきますが，健康支援課にて作成いたします。【会長】　他に何かご質問はありますか。（担当課　退室）【会長】　それでは，ただ今の案件につきましてご審議をお願いいたします。ご意見ございましたらお願いいたします。【委員】　特に問題ないと思います。【会長】　それではこの案件については，承認ということでよろしいでしょうか。（一同賛成）【委員】　封入及びアンケート回収等の定型的業務につきましては，運用として個人情報保護審議会に諮問しなくてもよろしいのではないでしょうか。【会長】　事務局には審議会に諮問する必要のない定型的業務に関する基準を次回の個人情報保護審議会までに作成していただくということでよろしいでしょうか。【政策室企画法制担当】　分かりました。【会長】　では次の案件ですが，「児童・生徒の事故報告書」「狛江市立狛江第一中学校における事故報告」「緊急アンケート」の情報公開及び個人情報の開示への対応について，事務局からご説明をお願いします。（以下，非公開）　以上で本日の議事はすべて終了いたしました。どうもありがとうございました。（閉会　午後４時03分）

個人情報保護審議会委員名簿

肩書	選任の区分	氏名
会長	市民	土肥　謙二
委員	学識経験者	小松　雅彦
委員	学識経験者	間下　勇
委員	市民	中川　眞一郎
委員	市民	丸橋　透
委員	市民	小川　徳次郎
委員	市職員	松原　俊雄

その他

二次利用可否	不可

お問い合わせ先

所管課	企画財政部政策室
電話番号	政策法制担当：03-3430-1153 　企画調整担当：03-3430-1163 　市民協働推進担当：03-3430-1164
お問い合わせフォーム	https://www.city.komae.tokyo.jp/index.cfm/4,96419,html